清空收件匣之前，從根本處減少你收發的電子郵件數量

我喜歡用一張大海的照片當做Gmail的背景底圖，而當我每天貫徹執行之前常常提到的「清空收件匣原則」時，就可以從露出來的海闊天空中得到一種成就感，當然，這樣的最佳化整理郵件作法也會讓工作更有條理。

然而，這裡面有時候可能會產生一個誤會：我收到非常多郵件，但我有很好的郵件整理方法，所以我不怕這些大量郵件，可以保持效率。

這中間的錯誤之處在於，每天收到很多郵件並非值得炫耀的事情，與其事後整理，我們更應該追求：「一開始就不要收發那麼多郵件」（這裡不是談論垃圾郵件問題），也就是從一開始，我們本來就可以運用很多其他方法、工具，讓我們不需要一直收發電子郵件才能溝通！

電子郵件在很多時候並非最佳溝通方式，但如果這時我們還是繼續以郵件溝通，那我們不僅要耗費功夫整理大量郵件，事實上郵件整理得再好，用郵件溝通起來本身就是相對沒效率。

 

 

例如哪些時候其實我們不需要用電子郵件溝通，可以改用其他工具溝通會更加有效率呢？

 

 

• 一、用私社群討論串取代用郵件對話與通知

現在Facebook有私密的社團功能，Google+也有私密的社交圈設定，在這兩大社群服務中，只要開一個討論串，就能邀請團隊夥伴直接留言互動討論。

即使是Gmail、outlook.com有郵件討論串的功能，但即時性（有時還更容易找到對方）、互動性、易讀性還是比不上Facebook、Google+上的一則私密討論串。

如果你的目的不是重要文件檔案的往返，而是「真的只是要對話、討論、聊天、通知」，尤其是「要同時與多個人討論」，那麼不需要用到電子郵件，現在的Facebook社團、Google+私密社交圈會是更好的溝通方式。

把電子郵件空間留給更重要的工作處理。

 

 

• 二、用Evernote、Google Docs取代用郵件確認資料內容

開完會後大家要交換會議記錄，或是工作伙伴之間要交換文件檔案，甚至是團隊之間要彼此確認各種內容與進度，這時候如果用電子郵件：

• 1.不僅會產生非常繁複的收發數量。
• 2.而且很難彼此保持「共同的最新正確版本」內容。
• 3.保存備份最終檔案不易。

但如果會議記錄大家透過「同一個Google Docs文件」即時線上編修呢？

如果資料交換透過「同一個Evernote資料夾」一起收集筆記呢？

雲端文書服務的優點，在於同一份文件在線上多人協同編輯，大家編修的是唯一一份的共同檔案，解決了版本不同步的問題，也解決了備份最終確定版本的問題，而且，更重要的是：

你不需要再用電子郵件不斷往返確認、寄送資料了。

 

 

• 三、用Dropbox取代用郵件交換檔案

這一點其實基本精神和第二點相同，只是因為檔案分享是一個大家常常用郵件解決的問題，所以再獨立出來強調。

在一個團隊裡面，如果需要分享一個共同檔案給所有夥伴，用電子郵件寄送後，後續如果有人遺失檔案，那麼還要再寄送一次給他，如果後續這個檔案有最新版本修改，又要再寄送一次。

而如果使用Dropbox的話，假設團隊成員都擁有一個彼此共享的Dropbox檔案資料夾，與工作相關的重要共通檔案都在上面，那麼不管是有人需要找出某個檔案，或是需要派送最新版本檔案，都只要直接去Dropbox裡解決，省下很多用郵件往返寄送檔案的功夫。

 

 

• 四、用公開社群分享資訊

以前我們會用電子郵件「轉寄」重要的一些新聞、八卦、話題內容，但現在與其大家採用煩人又不一定有回應的郵件方式轉寄，不如直接把這些有趣、有用的最新資訊分享在自己的社群中。

Facebook、Google+、Twitter就是最容易讓你獲得、交流最新資訊的地方，瀏覽、分享也比電子郵件更加容易。

 

 

• 結論：

如果你想得更透徹，就會發現，咦？經過上面的步驟，但我「需要處理」的訊息量並沒有減少，只是從電子郵件「轉嫁」到其他地方而已不是嗎？

是的！確實是如此。

但正是因為電子郵件其實「不適合」處理即時資訊、內容編修、檔案交換、協同工作、新聞分享，以前因為沒有其他工具，只好用電子郵件，但現在我們可以簡單獲得很多新的工具來解決上述問題。

所以當遇到上述的情況，如果我們改掉繼續用電子郵件解決的方法，換成用其他工具解決，透過「減少那些現在已經沒有必要的電子郵件數量」，來讓自己不管在整理收件匣，還是處理其他工作上都更加的有效率。