2009年4月30日 星期四

Timer 免費免安裝的桌面小鬧鐘軟體,幫你倒數計時重要約會

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上網玩得正開心,但是我二十分鐘後就應該開始準備出門,真希望有個提醒工具,能夠在時間到時跳出來提醒我一下,讓我不會因為沉迷於用電腦做其它事情,而錯過了重要的約會時間!

今天的工作多得忙不完,我必須好好控制自己使用電腦的時間,或者控制每一段電腦工作的時間長度,合理分配時間,才能夠在緊繃的時間裡順利完成進度。

如何為各種工作、各種生活事件分配時間,管理好自己的工作行程,本來就是一件大家都很重視的事情。而對於電腦作業者來說,可能更需要有個簡單的提醒工具,讓自己不會因為一些電腦娛樂而分心,也讓自己能夠更有警覺的掌控自己的電腦使用率。像我自己就常常工作到一半時,因為找資料、有即時通訊息進來等原因而分心,或者因為上網太認真而錯過了現實生活中的約定時間,這時如果隨時有個小鬧鐘來隨時提醒就好了,那就是我今天要推薦的一個免費、免安裝小工具;Timer 1.4

Timer原本是設計給「Launchy 快速啟動列」使用的一個小外掛,我曾經在「Launchy 2.1.2 快捷列:最強快速啟動的完整優化指南」這篇文章裡介紹過它的使用方法。你可以透過輸入幾點幾分要做什麼來設定鬧鐘,也可以透過輸入幾分鐘以後要幹嘛來設定一個倒數計時器

因為「Timer」這個小工具確實簡單又好用,而且還免費、免安裝,本身體積很小可以放進隨身碟攜帶,所以很多用戶不斷的回饋改進意見給軟體作者,於是Timer在短時間內推出了許多更新,目前來到了「Timer 1.4」後,已經不只是一個Launchy外掛,也可以當做一個具有完整鬧鐘功能、倒數計時功能的軟體來使用了!

  • 鬧鐘功能:你可以設定多久以後你必須開始做的事情,或者幾點幾分要做什麼事情。例如10分鐘後要出門、1個小時候要開始工作、早上10:00鐘有約會等等。
  • 倒數計時功能:你可以設定一件工作要在多久的時間內完成,或者幾點幾分應該結束。例如必須在1個小時候寫完這篇文章、只能花30分鐘上網看新聞、只能用2個小時的電腦、下午4:00前要結束工作等等。

如果你需要一個電腦桌面上的小鬧鐘,需要一個倒數計時器,或者需要一個重要事件的提醒工具、一個電腦使用時間的自我克制輔助工具,那麼我覺得「Timer」很值得你來試用看看。

  • 1.啟動Timer

首先下載最新版本的「Timer.zip」檔案,然後解壓縮,你可以在資料夾裡面看到幾個檔案,點擊「Timer.exe」就可以啟動這個小鬧鐘工具。

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  • 2.功能選單

Timer執行後會出現在右下角系統列通知區,在其圖示上點擊滑鼠右鍵,就可以打開【功能選單】,你可以透過【New Timer】來新增一個鬧鐘提醒事件,透過【Settings】做基本設定,透過【About】來查看時間設定的指令。

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  • 3.設定最上層顯示

進入「Settings」對話盒,你可以在〔Behaviors〕分頁的「Keep ar top after alarm」項目勾選「Yes」,這樣一來,當鬧鐘事件觸發後,Timer的提示畫面會常駐在螢幕最上層,這樣有助於你「確實看到」這個提醒。

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  • 4.設定鬧鈴的音效

在「Settings」的〔Alarm〕分頁,你可以在「Play alarm sound」勾選「Yes」,這樣當鬧鐘事件被觸發時就會有「鬧鈴聲」音效,預設的音效是Windows作業系統的叮叮聲,你也可以加入你自己的音效、音樂檔案。有了鬧鈴功能,你就不怕提醒時沒有注意看到,因為還可以聽到提醒。

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  • 5.輸入一個新的鬧鐘/倒數計時事件

點選【New Timer】,就可以進入新增鬧鐘事件的對話盒。在上方的輸入欄位中輸入你的鬧鐘事件指令,按下右下角的〔OK〕,那麼Timer就會開始幫你倒數計時,時間到時會提醒你該做事了!這邊我們可以看到,Timer的鬧鐘設定方法有兩種,一種是「倒數計時」的方式,也就是你設定的是:「多久以後我要幹嘛 」;另外一種是「幾點幾分」的方式,也就是輸入「幾點幾分我要幹嘛」。

另外在「New Timer」對話盒左方你可以看到自己之前添加過的「鬧鐘(倒數計時)事件」,透過這份歷史清單列表,你可以直接點選常用的鬧鐘事件來重新添加執行。

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  • 6.同時設定多個鬧鐘事件的方法

這邊還有一點要注意,就是一個Timer軟體一次只能設定一個鬧鐘事件!不過別擔心,你可以同時執行很多個Timer主程式,讓每個Timer主程式負責不同的鬧鐘事件,那麼你就可以同時設定多個提醒鬧鈴了。

  • 7.鬧鐘(倒數計時)事件的輸入格式

基本的輸入格式(中間要空一格):

<時間> <事件訊息>

例如:

120 吃午餐

上面這個例子的意思就是:「120分鐘」以後,跳出鬧鐘提醒畫面,畫面中顯示的訊息是「吃午餐」。Timer預設的時間單位是分鐘,所以如果你不輸入特殊時間單位(sec、min、hour),只有輸入數字,那麼就表示是以分鐘來倒數計時。

或者例如:

19:00 下班

上面例子的意思就是:「下午7點」的時候,跳出鬧鐘提醒畫面,畫面中顯示的訊息是「下班」。你可以透過直接輸入幾點幾分,來設定一個鬧鐘的時間,然後Timer也一樣會幫你倒數計時鬧鐘事件的剩餘時間。

很簡單吧!其實利用上面這個最最基本的格式,也就差不多可以應付大多數的情況了!如果你還想知道一些進階的時間設定方法,可以參考Timer自己的【About】裡面的說明。

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  • 實際操作示範:

我們實際來玩玩看,例如我輸入「1:30min 叫小批起床」,就表示「1分鐘又30秒」以後,跳出鬧鐘提醒我「叫小批起床」。

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這時候右下角的「Timer」就會顯示倒數計時的畫面,時間到了自然有鬧鈴提醒。

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  • 與Launchy快速啟動命令列結合更好用:

如果你有使用「Launchy」,那麼你可以在Launchy中整合Timer的功能。

進入Launchy的「Options」→﹝Plugins﹞,同樣切換到「Runner」這個外掛,然後在右方增加一個新的指令,「Name」的部份同樣由你自訂想要的關鍵字「Program」裡面填入剛剛Timer.exe所在的位置,例如:「E:\Tools\Timer-1.0\timer.exe」;最後的「Arguments」則填入「$$」;最後按下﹝OK﹞確認即可。

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設定完成後,啟動Launchy,輸入你剛剛設定的關鍵字,按下﹝Tab﹞,然後輸入你想要「多久後」啟動鬧鐘(sec、min、hour 複數加s),或者輸入鬧鐘的「幾點幾分」接著〔空一格〕後輸入你的提醒文字內容。例如:

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  • 小結:

Timer這個小軟體實在非常的簡單,非常的小巧,又是免費、免安裝。但是別看它這麼陽春,其實Timer在生活中還真的可以有非常多的應用喔!因為Timer既可以拿來當做「鬧鐘」,也可以拿來當做「倒數計時器」,所以你可以在前面提到的各種層面利用Timer來自我提醒,推薦給有時間管理需要的朋友使用看看。

對了,最後要提醒大家,在Timer1.4版裡面提供了一個「鬧鐘循環」的新功能,但是我使用時會造成當機,所以我也不推薦大家去使用這個新功能,有興趣玩玩看的朋友要注意這點喔!

2009年4月29日 星期三

Remember The Milk 線上待辦事項管理服務,隨時記住下一步行動(心得篇)

rtm-01我之前曾經介紹過:「NextAction 記住你的下一件事,控管進度的GTD小監工」這款桌面軟體,透過這個工具可以把你的「下一步行動」快速的「記入一份清單」中,然後你就能更有效率的完成它們。

咦?看到這裡一定有人開始產生疑惑,單純依靠「把下一步行動記入清單」這個小動作,就能夠提高工作效率嗎?當然,因為在這樣的顯性行動中其實還包含了三種有助於提昇效率的隱性行動:其中第一種大家應該都很容易想到,那就是比起你的腦子,你的那份實體清單記性更好!所以不如讓創意比記憶更強的腦袋,來處理它擅長的當下工作,而把記憶這種事情搬出腦袋的位置,讓其它工具來輔助你記憶。

另外透過「把下一步行動記入清單」還可以讓你開始進入「規劃」、「組織」與「管理」的狀態,有時候我們會誤以為所有的計畫可以在腦袋裡面完成,於是我們在心裡不停的想、不停的修改,但是其實腦袋通常很難單獨負擔這麼龐大的工作,你要不是想到後面忘了前面,就有可能忽略了某個細節;而當你把一件事情筆記下來時,你才能更好的進入各種環節、各種瑣事的組織重整階段。

而且很重要的一點是,當你開始筆記下來第一件要做的事情後,換個角度看也就表示你開始去「做」那件事我們常常說任何事情都是第一步最難,所以與其一直在苦想我要如何邁開第一步,不如就把「記下我要做這件事」當做第一步;很多時候當你踏出第一步後,你的勇氣與動機就會跟著提昇,完成事情的可能性也提高,因為你已經打開那扇門了!所以第一步不要給自己太難跨越的高牆,就用「記下我要做的事」來當做那扇門。

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以上純粹是我自己使用「待辦事項清單」這類工具的心得,不是什麼理論性的研究,是不是和所謂的「GTD」方法相同或不同也不是那麼重要;因為既然我自己真實感覺到這些好處,那麼我相信這樣的分享也可以給讀者們一些幫助、啟發,或者能激發讀者一起在本文留言中討論那就更好了。

前面我已經提到「待辦事項清單」工具的目的是「把下一步行動記入一份清單」當中;這和一般所謂的「行事曆」是不太一樣的,因為行事曆工具的目的是「記住某個時間點的約會事件」。如果你閱讀完我上面的說明,還是發出了一個疑惑:到底待辦事項清單和行事曆有什麼不同?那麼你一定要先看看我寫過的:「Rainlendar 中的 TO DO(待辦事項)、 EVENTS(約會事件) 有什麼不同?」,只有明確的了解建立「待辦事項清單」的特殊目的,那麼你才能體會我接下來要介紹的「Remember The Milk」好用在哪裡

因為,Remember The Milk不是你的行事曆。
它只是一個具有組織性和便利性的待辦事項清單管理服務。
Remember The Milk重點操作要訣就是:把下一步行動放進你的清單

我沒有辦法在一篇文章寫完所有Remember The Milk的特色優點。所以我這篇文章將著重在Remember The Milk(RTM)的使用觀念與基本技巧尤其我希望能夠透過心得分享,做到讓原本完全不懂RTM要用來幹嘛的朋友,看完這篇文章之後能夠理解RTM的應用可能性,並且能經過這篇文章的介紹後,進而利用RTM來管理他們自己的工作規劃。(當然,如果當你了解RTM的使用方法後,覺得這不適合自己,或者不喜歡這種方式,那麼我也沒有要說服大家一定要使用RTM的意思,我只是介紹一個我自己喜歡,並且覺得有用的工具而已!)

 

  • Remember The Milk 介面概說:讓你要做的事情一目瞭然

當你來到RTM的官方網站後,因為現在都有完整的繁體中文介面,我想應該不需要介紹註冊帳號等基礎流程,我們直接從你已經註冊了一個免費的帳戶後開始。

當你第一次登入RTM,你應該會看到「概觀」頁面,在這個概觀頁面中,你可以看到自己「今天」、「明天」和「逾期」的工作清單,等到你已經有新增各種內容後,你就可以透過「概觀」頁面快速的知道自己今、明兩天的行動方案。從這裡我們可以看到,RTM強調的是提醒你當下的工作方針,所以說它不是行事曆,不是要讓你去擔心一個禮拜後的晚餐約會,而是關注你下一步要採取的行動(當然你要用RTM記錄某個約會時間也是可以的)。

我前面有提到要了解:「Rainlendar 中的 TO DO(待辦事項)、 EVENTS(約會事件) 有什麼不同?」,不過這樣的區分當然不是絕對的,工具雖然有它們先天上設計的精神與目的,但是使用者在於人,而人就可以依據自己的想像和需要賦予工具不同的用法,這一點觀念一定要把握住。

「概觀」頁面是要讓你了解自己接下來要做的事情,不過RTM主要的操作、管理頁面則要點擊〔繼續進行工作〕,然後你就可以進入「工作」頁面管理自己的待辦事項。你也可以透過右上角的「工作」、「地點」、「聯絡人」與「設定」分別操作RTM的不同頁面。

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點擊〔繼續進行工作〕後,進入主要的「工作」頁面,這邊你可以看到不同的清單分頁,每個〔清單分頁〕下可以新增多個「待辦事項」,或者針對待辦事項進行各種管理動作,因為都是中文介面,所以我想大家摸索一下一定沒有問題。

這邊我們也可以發現Remember The Milk使用的基本觀念就是我一直說的:「把你的下一步動作記入清單」(下一步動作=待辦事項;清單=清單分頁)。你能夠設定不同的清單,這可以說是不同的分類,也可以說是不同的任務,然後每種清單底下新增真正要去完成的待辦事項,也就是你實際的行動。

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在網頁右方可以看到詳細資料欄位,依據你選擇的不同項目,這邊會顯示不同的詳細資料。例如你選擇某個清單分頁,這時候右方詳細資料欄位就會顯示這份清單需要完成的、到期的、已完成的工作;另外你也可以分享你的某份工作清單給某個聯絡人,或者把某個任務清單公開到網路上,這部份關於分享的應用屬於進階功能,我在今天這篇文章就先不說明。

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  • 01.新增待辦事項:你下一步要做什麼?

那麼,我們就來實際的操作看看Remember The Milk,我會介紹幾個最重要,可以說一定會用到的功能,並且說明我的使用心得,讓讀者了解RTM應用的方法。

在剛剛說的「工作」頁面裡,你可以看到自己的工作清單分頁,每個清單分頁底下有你新增的工作項目。你可以透過「新增待辦事項」來新增一個工作項目;你可以透過勾選某幾個工作項目後,利用上方的〔完成(完成工作)〕、〔延期(工作延後一天)〕等按鈕進行相關操作

操作上都是中文介面應該沒有什麼問題,我想最需要說明的還是RTM這種操作流程的意義何在?首先:

1.依據「清單」來分類不同的待辦事項,讓你可以聚焦於不同任務要做的不同事情。

2.接著透過不同排序方法讓你看到最緊迫、最重要需要完成的工作。

3.簡單易用的〔完成〕與〔延期〕等操作按鈕,其實就是讓你用最便利的方法彈性管理自己要做的事,工作完成時就按下完成,工作必須延期時就延期,操作上強調直覺和快速,最重要的就是凸顯出工作清單這個焦點,讓你能聚焦於工作處理本身,而不是耗費很多時間在規劃管理上。

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RTM要強調的就是「去處理工作」,而不是把時間浪費在一直規劃、分類、查詢等事情上面,「開始做」比什麼都要重要,這就是RTM在介面上極度簡化,並聚焦於「新增工作」、「完成清單項目」這兩大要素的原因。所以使用RTM的時候,一開始不應該花太多時間去摸索介面,介面用久了慢慢就可以了解進階功能,最初只要把握住如何新增?如何確認完成?這兩大動作即可。

也因此你可以看到新增待辦事項時,其實RTM甚至只要求你輸入「工作名稱」即可!其它資料不輸入也沒關係!為什麼呢?因為待辦事項清單的目的就是我最前面說的:記住它、規劃它、開始做而其中更重要的其實是「記住」然後「開始做」!即使只有一個簡單的清單項目列表,你其實就已經可以依據清單來快速完成自己該做的事情了。

不過當然一般來說「規劃它」的功能也是會需要的,而這部份你就可以在選擇某項工作項目後,在右方的詳細資料視窗裡面,設定該工作項目的各種細節,例如時間、循環、優先等級(利用清單上方的【更多動作】選單來設定)、標籤、地點、聯絡人等等,完成「規劃它」的動作。

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在每項工作的詳細資料設定視窗裡,你可以針對某項工作(待辦事項),進一步設定相關資料。

  • 到期:設定這項工作到期的時間,要手動直接輸入日期與時間,我建議的格式是:「西元年/月/日 24時制」,例如:「2009/04/30 20:00」,日期和後面的時間之間要空一格,你可以只輸入日期,或只輸入時間(那就會自動設定一個最近的時間點)。學會這個格式,應該就可以完全滿足你的需求了。你也可以查閱官方的「日期輸入指令列表」。
  • 重複:可以設定一個不斷循環的工作,例如每天循環(Every day)、每週循環(Every week),每個禮拜幾循環等等,也是要手動輸入相應的命令,你可以查閱官方的「日期循環指令列表」。
  • 時間預估:設定這項工作可能需要的時間長度,例如一小時(1 hr),你可以查閱官方的「時間長度指令列表」。
  • 標籤:就是幫這個工作下一些Tag,有助於你以後找到不同清單中可能還是有關的工作,例如A工作在甲清單中,B工作在乙清單中,而A工作和B工作可以共同擁有一個叫做「娛樂」的標籤,這樣你就可以用同樣的標籤找到在不同清單裡的有關工作。多個標籤的下法是:「work, office, music」,每個標籤後面有個「,逗點」,然後空一格。
  • 地點:設定這項工作的處理地點,用手動輸入地點名稱的方式設定。你必須先在「地點」這個頁面新增各個不同的工作地點後,才能在這裡添加地點的註解。
  • 延期:如果你按下〔延期〕按鈕,這邊都會記下你的拖延次數,你可以看看某個工作你到底拖了多久還沒有完成XD。
  • 筆記:筆記在這個詳細資料欄位的另外一個分頁中,你可以新增關於這個工作的詳細資料,可能是這個工作需要注意的地方,或者需要的相關內容。

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  • 02.管理待辦事項清單:依據任務來分組行動

了解如何新增待辦事項,以及RTM一些相關功能設計的意義後,其實你基本上就掌握了可以開始操作的必備認識。所以接下來的內容就簡單一點,主要是說明我覺得可以輔助我們管理待辦事項,幫助我們快速獲得下一步行動資訊的相關功能。

到RTM網頁最右上方,點選「設定」,接著在設定頁面中切換到〔清單〕這個設定分頁,你可以在這邊新增、刪除你的清單列表。

什麼是清單?前面已經不斷說過,RTM的目的就是讓你把下一步行動記入「清單」裡面,所以管好自己的清單(可以想像成工作分類,或者想像成不同的任務專案)當然是非常重要的。

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透過RTM網頁最右上角切換回「工作」頁面,你就可以看到你新增的各種工作清單。例如我自己常用的工作清單是「工作」、「學習」、「私人」和「部落格」,但是我也會依據臨時的工作需求來增加清單,例如增加一個「五月部落格專案」清單專門記錄我五月份想寫的部落格文章。

你可以隨意的增加、刪減清單,最重要的就是適合你目前工作的需求。

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尤其有些比較大型的工作,或者比較繁瑣的任j務,獨立出一個清單來管理不同工作項目會方便很多。就像假設我的「五月部落格專案」清單裡面有一個工作是寫一篇「電腦必備免費軟體介紹」,可是這篇文章很龐大,所以我把寫這篇文章的任務獨立出來變成一個新的工作清單,在「電腦必備免費軟體介紹」這個清單底下我就列舉出完成這篇文章所需要的動作,這樣我就可以依此來組織管理並完成我的工作了。

我要強調的其實還是「清單管理是很彈性的」,不要被自己的分類侷限,面對理不清頭緒的工作時,就用新的清單來列舉工作項目,幫助你記憶、組織和循序完成。

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  • 03.用標籤和地點管理工作:快速查詢我現在該做什麼

你可以點選RTM最右上方的「地點」,進入地點頁面進行設定。例如你有的工作可能是在公司完成,有的工作需要在家裡進行,有的工作則要在其他特殊地點操作,那麼你可以「事先」到地點的地圖頁面去新增這些位置,按下「加入地點」,然後在地圖畫面中用滑鼠游標點選你想要新增的地理位置,接著輸入地點名稱。

完成上面這個動作後,以後你在新增工作項目時,就可以設定該工作的相應地點了。

反過來說,你也可以來到這個地圖頁面,查看在哪些地方你還有哪些工作需要完成。

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另外你可以在一般的工作清單頁面右下方,看到你目前的各種「標籤」和「地點」,點擊某個關鍵字連結,你就可以立刻看到屬於這個標籤或地點的所有工作,例如點擊「家裡」,就可以立刻看到要在家中完成的工作清單。

所以說雖然平常新增待辦事項時不一定要輸入標籤或地點,但是如果有設定好的話,就可以方便你自己以後的查詢工作。

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如果有時候你發現自己標籤下得很混亂,你可以到「設定」裡的〔標籤〕分頁做管理。這邊你需要了解的就是:基本的工作分類是「清單」,而「標籤」提供的是對工作的一種彈性的定義,方便你找出不同清單間工作項目的可能關連性。

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  • 04.設定智慧清單(搜尋結果訂閱):自動過濾待辦事項

經過前面的介紹,大家應該了解Remember The Milk如何解決「把你的下一步動作加入清單」這個需求,基本上就是透過新增待辦事項利用清單組織不同任務利用標籤與地點做分類查詢那麼接下來我要介紹的是一個比較進階,但是應該每個人都用得到的功能:「設定智慧清單」。

什麼是「智慧清單」呢?其實應該說是「自動化清單」更準確,你可以透過設定一些特殊的搜索條件,然後利用搜尋功能把一些特定條件的工作歸類到清單中;你可以在右上方找到搜尋列,並看到「顯示搜尋選項」,點擊打開進階頁面,就可以看到各種不同搜索條件的設定選項,依據你的需求設定後按下〔搜尋工作〕,接著你就可以看到多出了一個搜尋結果分頁。

我會建議利用「優先權等級1」的檢索條件來過濾出「最重要的事」;利用於「到期日在」輸入「ToDay」來過濾「今天的行動」;利用於「到期日在」輸入「Tomorrow」來過濾「明天的行動」;然後也可以利用標籤或地點來過濾特殊條件的工作。

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你在搜尋結果分頁右方的詳細資料欄位切換到〔儲存〕分頁,接著填入你想要的分頁名稱並按下〔儲存〕。這樣就完成一個智慧清單的設定囉!

不管是搜尋結果,或者直接點選標籤、地點關鍵字過濾分頁,都可以利用這個方式儲存起來。

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這種你自己透過條件過濾而製作的智慧清單,會顯示成藍色,方便你辨認。而透過這種智慧清單,例如你在想今天應該做什麼事情呢?這時候就可以直接點選以「今天」為條件來過濾的智慧清單。或者你待在家裡時在想說有沒有我現在應該做的事情呢?這時候你就可以直接點選以「家裡」地點為條件過濾的智慧清單。

善用智慧清單功能,可以幫你彈性的管理、閱覽你的工作項目。

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  • Remember The Milk 重要設定說明

上面四大操作介紹,基本上掌握住以後,對於新手來說應該已經可以好好的利用Remember The Milk了!那麼接下來我簡單說明一下後台設定中一些可能需要注意的部份。

設定的〔一般〕分頁裡,你可以設定自己的語言、國家和時區,做好正確的設定,你的工作時程也才能準確。

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而設定的〔小秘書〕分頁裡,你可以設定傳送工作提醒的方式,例如是工作日當天提醒一整天的工作,或者是工作到期前就做提醒,你也可以設定用Email或即時通等方式來做提醒。

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  • 小結:

使用「待辦事項清單」,是可以很好的管理自己工作的一種方法,它和行事曆有點不同,它不是要你幫每一件工作安排好詳細時間,而只是要你「把下一步行動記入清單」即可,當你把工作排列上清單,你只要依序完成,或者隨時檢閱自己的工作清單來「找事做」,讓工作不會遺漏,也讓工作可以更有組織。

而你當然可以利用各種不同的工具來做你自己的待辦事項清單,「Remember The Milk」只是這些工具的選擇之一,其它例如像「Rainlendar」、「Gmail工作表」,或者你的手寫筆記本,一樣都可以完成類似的工作。而我這篇推薦「RTM」,除了我自己目前使用它,也因為它確實有不少優點。

不過因為篇幅的關係,我這一篇著重於Remember The Milk的基本使用觀念、基礎技巧心得。至於RTM其它很強大的地方,例如手機、iGoogle、Gmail、Google日曆同步使用!或者像一個工作團隊如何共用RTM的工作清單!這些好用的功能,就只好留待以後的文章再慢慢跟讀者們分享了!也歡迎讀者們來回饋意見喔!

2009年4月18日 星期六

Gmail 新增自動建議其他收件者功能,與如何群組寄信簡單教學

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之前在「從 Gmail Themes 看 Gmail 與 Yahoo Mail 、Hotmail的區別」一文中,我提到了Gmail是目前比較符合未來網路使用趨勢,比較具有資訊管理優勢,也比較具有創意的電子郵件服務。不過,我並不是重度的電子郵件使用者:例如那種需要常常關注郵件收發的壓力,或是用EMail往來作為日常主要會議、約會聯繫管道,還是說需要常常轉寄信件給別人、喜歡接收轉寄信(我是從來不看大量轉寄信的),對我來說都是不曾發生過的事,也因此我對Gmail的看法也可能失之於「業餘者」的角度而容易被其「花俏」的功能所吸引,但這也不失為一種使用者的角度;好玩,也未嘗不好(要不然我部落格叫做電腦玩物是叫假的嗎> <)。

而Gmail真的很好玩,今天看到充滿許多有趣功能的「Gmail研究室(Gmail Labs)」又推出了新的項目:「New in Labs: Suggest more recipients顯示其他建議的收件者)」,啟動這個功能,以後當你在Gmail的「收件者」欄位輸入兩個以上的郵件地址後,Gmail會根據你之前傳送郵件的習慣幫你「自動建議」其餘你可能也會想要寄這封信給他的收件者地址!

 

啟動「顯示其他建議的收件者」新功能:

對於長期關注電腦玩物的朋友,應該都知道如何啟動Gmail研究室功能了,對於這個Gmail功能有興趣的朋友可以查詢看看電腦玩物的舊文。簡單的說,現在中文介面的用戶進入Gmail後,到網頁右上角點擊「設定」,進入Gmail後台然後選擇〔研究室〕這個分頁(也可以直接點擊右上角的綠色小瓶子圖案),接著你就可以把想要試試看的各種研究室功能勾選為「啟用」,並到網頁最下方點選〔儲存變更〕,這樣就算完成了啟動研究室各種功能的程序。

而今天要介紹的就是:「顯示其他建議的收件者」這個新功能,利用上述的步驟將其設定為「啟用」,並儲存變更即可。

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  • 你寄信給誰和誰,是有一種慣性的:

接著試著撰寫一封新郵件,假設你以前常常利用群組寄信功能,或使用自己手動添加的方式,把「某類型」電子郵件寄給「某幾位特定的人」,這時候你只要先在收件者欄位選擇了兩個以上的收件者,根據之前你常常會跟著前兩位收件者一起寄信給他們的其餘聯絡人清單,然後你的收件者欄位右下角就會自動浮現「建議的收件者」資訊。

例如說,你有時候會寄一些生活雜感給爸爸、媽媽、姊姊、A朋友、B朋友,而你可能還沒有幫這群人設定一個新的群組,不過沒關係,現在只要啟動「顯示其他建議的收件者功能」,你就可以在收件者選擇了爸爸、姊姊後,看到Gmail浮現建議你也把這封信寄給媽媽、A朋友、B朋友的訊息!是不是還滿貼心的呢?

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Gmail好用的群組寄信功能(舊功能):

什麼?你說你看完上面對於新功能的說明後,心中浮現了一個疑惑:「Gmail有群組寄信嗎?」當然有的,不管是撰寫新信轉寄郵件時都可以利用「群組寄信」來把一封信快速的寄給某一群人,或許有些朋友還沒有注意到可以善用這個功能,所以我在這邊補充做一個簡單的教學說明。

  • Gmail的自動搜索收件者選單:

有在Gmail寄過信的朋友應該都知道,你只要在「收件者」欄位輸入郵件地址的開頭關鍵字,這時候Gmail就會彈出【自動搜索清單】,把擁有這個關鍵字而且你比較常寄信給他的收件者列出來讓你快速點選。同樣的在這裡輸入群組的關鍵字,就可以直接在搜索清單選擇【群組】,然後就能一次把群組裡所有的聯絡人加進收件者欄位了。

  • 分類自己的聯絡人群組:

那麼要如何去分類自己的聯絡人群組呢?首先在Gmail左方功能列選擇「通訊錄」,進入通訊錄設定頁面。接著你可以看到通訊錄左方起碼已經有預設好友、家人、同事等等分類,這個就是Gmail的群組了!你可以透過上方〔新群組〕的按鈕來新增無數個空白的群組名稱。

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你可以透過勾選聯絡人項目,然後到右方的【群組】下拉選單裡將這幾位被選取的聯絡人加入任何你已經添加的群組,當然你也可以直接在下拉選單裡選擇【新增群組】,來將這幾位聯絡人用一個新設立的群組分類。

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要把聯絡人從特定的群組中移除也是同樣的先勾選這些聯絡人,然後利用【群組】選單裡的【移除自】項目,將聯絡人中特定的某幾個群組中移除。

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  • 群組是有彈性、無限新增的標籤分類法:

Gmail的「群組」可以看做一種「標籤分類法」,類似「如何在Gmail中幫特定郵件設定自動篩選器,並加上顏色標籤?」。這個意思就是說,同樣的一個電子郵件地址,可以同時被分配到不同的群組裡面,例如你把A朋友分類到「好朋友」、「轉寄信專用」、「國中幫」等不同的群組裡,這些不同的群組裡可以有其他不同的聯絡人,你可以依據需要選擇不同的群組來寄信,而信件都會寄到A朋友手上。

因為「Gmail群組」是這麼有彈性的標籤分類,所以你應該要「盡量多設立群組」、「不同的需求就建立不同的群組」,不要把群組分類想得太死,隨時去變更、新增、刪減,這樣才能發揮群組寄信最方便的應用。

總之當你設定好各種不同的群組後,你在撰寫或轉寄郵件的收件者欄位輸入關鍵字,就會自動搜索出你想找的群組列表了!

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  • 如何讓群組搜索更快速:

對於中文使用者來說,一般應該會利用「中文」來做為群組的名稱,不過要輸入中文字總是要多幾個輸入法步驟,那麼有沒有更快的方法,可以在收件者欄位快速列出群組清單讓你點選呢?

方法就是你可以在「群組名稱」的開頭,打上一個好輸入的英文字、符號,這樣你只要輸入該關鍵字就可以列出所有群組了!

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  • 小結:自動化的Gmail

其實使用Gmail的過程是可以很有效率的,這不只是因為Gmail能夠幫你很好的管理大量的郵件,也因為Gmail的整個操作流程有很多貼心的自動化設計,而從Gmail研究室不斷新增的各種功能裡,我也感覺到Gmail朝著更人性化的使用體驗在前進;不過要深入了解Gmail的完整技巧其實也不是容易的事,例如我一開始也沒有發現Gmail有群組寄信的功能,而這些使用上的技巧就需要例如很多部落格站長不斷分享各種心得,讓大家可以對於Gmail,或者對於其他軟體、工具有更完整的認識。

不知道大家對於Gmail的使用技巧還有什麼特殊的經驗可以回饋嗎?歡迎留言討論。

2009年4月17日 星期五

Firefox Profile Manager 火狐多帳戶管理利器,多開、移動瀏覽器設定檔超容易!

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之前曾經在「如何找回 Google Chrome 2.0 Beta 的多重瀏覽器帳戶 Profiles 共用功能?」一文中說明了如何「同時啟動」或「快速切換」不同瀏覽器帳戶(使用者設定檔)的方法。不過也會有些讀者反問這樣的功能「到底有什麼用」?以實際的需求來說,例如有時候我們擁有多個Gmail帳號並且想要同一時間用瀏覽器啟動。或者多人共用一台電腦並且需要區分不同的瀏覽器設定、書籤與記錄。

當然是有一些比較笨拙卻有效的方法,例如我也提過的「如何同時在電腦中開啟單一網站的多個不同帳戶(Google、Yahoo 各種網路服務全適用)?」;或者說你就先登出某個服務,重新輸入不同的帳號密碼再登入,每次這樣反反覆覆的切換;也可以用例如Google Chrome等瀏覽器的「無痕視窗」模式,不過因為這種模式不會記錄帳號密碼,所以同樣的免不了反覆輸入的麻煩;而到了Google Chrome 2.0就很貼心的提供了一個快速有效的使用者帳戶切換功能。

不過我今天不是要講Google Chrome,而是要回過頭來談談我的最愛,也是我主要使用的瀏覽器「Firefox」。那麼Firefox裡面有沒有類似的「瀏覽器多帳戶、多設定檔管理」功能呢?當然,怎麼可能沒有!而且可能還更強大,那就是我今天要介紹的:「Profile Manager and Synchronizer 0.2.0」擴充套件。

 

  • 原始的Firefox有什麼?

Firefox的所有帳號密碼、歷史紀錄、擴充套件與瀏覽器設定等資料,基本上都儲存在一個「Profile(使用者設定檔)」資料夾當中(一般位置在:C:\Documents and Settings\用戶名稱\Application Data\Mozilla\Firefox),而原本的Firefox裡面就可以讓你建立多個不同的「Profile」,讓每個用戶在打開Firefox時使用自己特定的那個Profile,這樣一來就能夠在同一台電腦的同一個Firefox中享有不同的設定、記錄與工具。

而在沒有任何輔助工具的前提下,你可以透過在Windows開始功能表的【執行】中輸入「firefox.exe -ProfileManager」,就可以啟動這個內建在Firefox的「使用者設定檔管理」工具。不過Firefox本身雖然說允許多個Profile,但切換操作過程實在太麻煩,還有一個致命的缺點,那就是不能同時打開兩個不同的Profile!(更新:據網友留言表示原本的Firefox也可以透過下參數的方法同時打開不同的profile)

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  • 加上Profile Manager and Synchronizer後多了什麼功能

而「Profile Manager and Synchronizer 0.2.0」正是從Firefox原本的使用者設定檔功能延伸,解決上面的各種問題(快速切換、同時共用),並加上了許多方便的新功能(新增、複製、備份Profile),還能夠讓你隨時自由修改Profile的保存位置(你可以把Profile位置移動到預設系統槽以外,這樣重灌電腦後就能輕鬆還原你之前的Firefox所有樣子,也可以隨身攜帶Profile)!

安裝Profile Manager and Synchronizer後你可以擁有例如下面的一些應用:

  1. 方便多人共用一台電腦時,隨時切換到自己的Firefox設定檔。
  2. 方便快速同時打開兩個以上的設定檔,讓一個人想要同時開啟同網站多個帳戶的需求可以實現(例如同時打開多個Gmail帳號)。
  3. 利用新增、複製設定檔功能來測試Firefox擴充套件或相關問題。
  4. 把Profile放在隨身碟攜帶,指定主機的Firefox去讀取隨身碟中的Profile,輕鬆完成另類可攜式Firefox。
  5. 把Profile路徑移動到磁碟機D槽等非系統槽,重灌電腦也不怕Firefox設定損失

 

  • 安裝Profile Manager and Synchronizer:

Profile Manager and Synchronizer是一個「實驗中」的Firefox擴充套件,不過我已經使用了兩個多禮拜,基本上在建立、切換、共用profile這些最重要的功能上都是很穩定的。

而以前這些實驗中套件必須登入Firefox擴充套件網站才能下載,但是現在不需要註冊登入也可以下載了!只要我們勾選「Let me install this experimental add-on」,然後就可以按下方的〔安裝到Firefox〕按鈕來進行安裝了

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  • Profile Manager and Synchronizer操作介面概說:

安裝完Profile Manager and Synchronizer後,一切就變得很簡單了。首先進入Profile Manager and Synchronizer的設定畫面,在第一個〔General〕頁面的上方,就可以看到絕大部分你需要的功能。

在這個區塊左方你可以看到目前的Profile設定檔列表,而右方就是各種相關的管理功能,你可以在左方選擇一個設定檔,然後用右方的功能按鈕來做相關操作。我大概列舉一下:

  • Set as default profile:將選擇的Profile設定成預設Profile。
  • Load profile:用一個新的瀏覽器視窗載入這個Profile(當然目前使用中的Profile不會被關閉,可以同時共用)。
  • Create Profile:建立新的Profile。
  • Edit profile name/path:編輯profile的名稱與路徑(這個小功能非常實用)。
  • Delete profile:刪除這個profile。
  • Duplicate profile:製作這個Profile的副本(也就是複製它)。
  • Open profile folder:打開這個profile的資料夾視窗。
  • Install to all profiles:把Profile Manager and Synchronizer這個擴充套件安裝到所有的Profile裡面(這樣你不管打開哪個設定檔都能利用這個套件來管理)。

基本上了解上述幾個功能,就能發揮Profile Manager and Synchronizer主要而強大的用途了,而雖然Profile Manager and Synchronizer還有很多其它附加功能,但我覺得目前這些附加功能還做得不夠好用,因此我只推薦使用上述的功能按鈕。

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  • 新增一個Profile:

接著我深入介紹幾個自己喜愛的Profile Manager and Synchronizer功能。

首先按下〔Create profile〕可以新增一個「全新」的Profile,全新的意思就是「原廠的」Firefox,沒有安裝任何擴充套件,也沒有書籤或歷史紀錄。如果要幫新用戶增加一個帳戶,或者想用原始Firefox做些測試,都可以利用這個功能來新增。

在新增profile對話盒中,你可以透過〔Choose location〕來決定這個新的profile要儲存的位置,你可以選擇一個比較好辨認的位置,也可以把設定檔存在非系統槽,或者放在隨身碟上!

另外你可以勾選「Install this extension to the new profile」,這樣新的profile裡面就會預裝好Profile Manager and Synchronizer,方便你管理設定檔。

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  • 複製一個相同的Profile設定檔:

按下〔Duplicate profile〕可以打開複製目前設定檔的對話盒,所謂的「複製」就是包含擴充套件、書籤、記錄等等全部都原封不動的移植到新的Profile當中。如果你新增Profile的時候想要保留原本的設定,就可以使用複製的方式。

同樣的,這邊也有一個〔Choose location〕按鈕,可以讓你指定這個新增的複製設定檔資料夾要存放在哪個位置,你完全可以不用再把profile放在原本那個隱密又不好找的系統夾當中。

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不過當你複製擴充套件時,如果你的擴充套件和資料量很多很大,那麼可能會出現像下面這樣「發現容易停止回應的程式碼」對話盒,這時候請按〔繼續〕然後讓它跑一段時間,就可以順利複製成功了。

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  • 指定、移動Profile資料夾的保存路徑(重灌電腦移動攜帶必備!):

前面已經提到,不管在新增、複製Profile的過程中,你都可以指定Profile的儲存位置,那麼如果是「已經存在」的Profile,我們還可以改變它的儲存路徑嗎?當然可以!

在〔Edit profile name/path〕中,我們可以改變一個Profile的名稱,而更強大的功能是我們可以利用Profile Manager and Synchronizer改變Profile的路徑,同樣選擇〔Choose loocation〕即可,不過要注意的是,Profile的儲存路徑不允許中文的資料夾名稱喔!

改變Profile路徑有兩種用途,一種是指定這個profile去讀取一個新的設定檔資料夾,例如改變它的路徑去讀取你隨身碟上從家裡帶來的Profile資料夾!這時候請不要勾選「Also move the original folder to the new path」。

另外一種用途就是把目前Profile的儲存位置「移動」到新的位置,這時候請記得勾選「Also move the original folder to the new path」。

不管是新增profile時就可以指定特殊路徑,或者事後指定、移動路徑,都能在許多時候發揮很棒的用途,甚至我覺得這是Profile Manager and Synchronizer最棒的功能!

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  • 備份、還原、同步Profile(還沒有很完善):

另外Profile Manager and Synchronizer還具備了諸如備份Profile、還原profile,以及利用Dropbox網路同步Profile等功能,但是這些附加功能我覺得都還不夠完善,我個人不特別推薦在現階段的Profile Manager and Synchronizer使用它們。

如果你想網路同步Firefox的書籤、密碼,那麼我推薦使用「Xmarks (Foxmarks進化版) 書籤同步+社群推薦,優化你的書籤瀏覽體驗」。如果你想備份Firefox的所有設定和擴充套件,其實利用前面Profile Manager and Synchronizer的複製、指定路徑等功能同樣可以達到,或者利用我介紹過的「FEBE 6 與 CLEO 4 幫你備份還原 Firefox 3 所有設定資料」也很好用。

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  • 在Firefox狀態列快速切換、同時打開多組Profile:

平常使用Profile Manager and Synchronizer的時候,你可以在Firefox的右下方狀態列看到Profile Manager and Synchronizer的圖示,在圖示上點擊滑鼠右鍵可以打開功能選單,裡面就可以直接切換、開啟你想要的Profile,開啟新的profile時會使用新的瀏覽器視窗,而你目前正在使用的profile視窗仍然可以保留繼續使用,而你就可以利用這個功能同時啟動多組Google帳號、Yahoo帳號,以及多組瀏覽器設定檔來使用。

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  • 小結:

Profile Manager and Synchronizer可以說是一個功能性與應用性上都非常令人期待的新秀套件,目前還是實驗版的時候就已經有很不錯的表現,而如果以後正式版真正實現了方便的備份、還原、網路同步Firefox設定檔(其實現在也不是不可以,只是不夠方便也有些小問題),那這應該一定會變成所有Firefox用戶必裝的熱門套件之一吧!

我自己目前把Profile Manager and Synchronizer使用在幾個用途,也在最後提供給大家分享一下:首先我有多個Google帳號,所以我利用它來同時在Firefox中打開多個Gmail或Blogger。另外我把其中一個辦公用Profile指定路徑到隨身碟中,如此一來辦公時用的書籤、帳密與套件都可以隨身攜帶,遇到任何火狐輕鬆可以接上去使用。最後我利用Profile Manager and Synchronizer來彈性的複製、新增設定檔,作為測試擴充套件和火狐性能的工具,也是非常好用喔!

 

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