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每日精選文章

[影片] 什麼是番茄鐘工作法?如何實踐?短時間專注衝刺真的有效嗎?

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大家好,我是電腦玩物的站長 Esor ,這是我的第二個工作法教學影片的嘗試。在這個影片中,我嘗試改進上次影片中的「音量、語速的問題」,並且嘗試加上「配樂」。

這次的主題是一個工作方法,還非軟體操作,所以我搭配一些自己「真實案例的示範影片」,並且做了一個「解析圖表」,做為過場穿插。

一步步改進這樣的教學影片系列,希望對大家有幫助,也歡迎回饋你的意見。

我如何用 Evernote 高效率整理紙張資料庫?6 種整理邏輯建議

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我們平常免不了會拿到大量的紙張資料,應該如何整理這些資料,提升效率呢?例如:

工作時大量的會議文件、筆記、單據學習時的書籍、論文資料整理生活中的各種收據、說明書、個人資料
當我在進行紙張資料的整理時,有三個目的,為了滿足這三個目的,所以我採用 Evernote 來建立一個「所有紙張的資料庫」:

如何有效歸類?比起實體的資料夾分類, Evernote 的記事連結、標籤,可以讓分類更有彈性。如何有效搜尋?比起實體的翻找, Evernote 的關鍵字搜尋,加上紙張內文的辨識索引,可以加快速度。如何重複利用?比起實體的複印, Evernote 的筆記功能,讓紙張的利用更多元。
今天這篇文章,是我的真實應用案例分享,歸納為六種紙張數位化後的整理邏輯。跟大家聊一聊,我如何利用 Evernote ,來建立一個滿足上述需求的紙張資料庫。



一,目錄索引:(案例)寶寶的檢查報告
第一個整理方法,就是用 Evernote 筆記連結建立目錄索引,取代實體紙張的資料夾分類。
從老婆懷孕,到孩子誕生初期,一年多的時間裡,要做許許多多的檢查,也拿到了很多紙本的報告資料。這些資料中,有些想要留作紀念(例如產檢時的超音波照片),有些則是覺得要以備不時之需(例如小孩的各種檢查報告,或是重要的醫療紀錄)。
我自己整理這些陸陸續續出現的檢查報告資料的方法是:

每次拿到一份新的紙本報告,當下就用 Evernote 掃描成一則筆記,漸漸的會有許多則這樣的掃描筆記。一開始就建立一則「統整所有小孩檢查報告的目錄筆記」,目錄筆記只會有一則。每次掃描一則新的檢查報告筆記,就用記事連結,連到目錄筆記中。在唯一一則統整小孩檢查報告的目錄筆記裡,做分類與排序。
之後這一則小孩檢查報告的目錄筆記,就可以幫助我快速的索引到之前的所有報告紙本資料了。

要搜尋到這一則小孩檢查報告的目錄筆記,很簡單。如果想要用關鍵字去搜尋每一次不同產檢、檢查的報告,則相對有難度。
所以我只要建立好目錄筆記,能夠用關鍵字搜尋到目錄筆記,再用記事連結去索引,這是找到大量零散資料的好辦法。(功能教學,可參考:Evernote 整理3部曲-2:應該優先採用目錄清單分類法




二,工作排程:(案例)汽車保險資料
第二個整理方法,用 Evernote 目錄索引建立工作排程順序,取代在實體的資料夾中排序。
生活中也會有許多複雜資料需要整理,像是我和老婆的保險資料,或是像車…

讓 Google 簡報可以替換十多種中文字型,安裝與嵌入字型教學

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我自己製作簡報,通常都是用 Google 簡報,他有幾個明顯的優點:

雲端共享、協同合作更加方便快速。線上編輯(也可離線),免裝軟體。自動設計簡報、結合 Google 相簿圖庫
但也常常被問到一個明顯的缺點,就是沒辦法替換太多「中文字型」。
如果希望 Google 簡報也能夠使用更多中文字型,有沒有什麼辦法呢?這篇文章,來分享一些可行的做法。
雖然最後沒辦法像 PowerPoint 之類的簡報軟體,自由安裝各種中文字型。但是,幫 Google 簡報增加到「十幾種中文字型」選擇,還是可以做得到的喔!

[影片] 我如何活用 Gmail 功能,完成每天清空收件匣?建立更有效率、不遺漏的郵件工作習慣

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讀者們好,我是電腦玩物的站長 Esor,這是我決定開始認真作「工作術」教學影片的第一個嘗試,今年(2020)的目標,我要試試看用影音的方式,來分享我的許多工作方法。

從時間管理的角度來看,第一個認真嘗試的工作術影片,我沒有給自己太高的目標,而是聚焦在:

先從結合簡報字卡、操作畫面開始,設計出一個可以分享工作流程的方式。之後再思考有沒有需要更多特效、人物入鏡。先嘗試一個簡單、具體、可解決問題,比起文字描述,更適合影片步驟的教學。先從自己常常用文字分享的主題開始,看看用影片解說,是否有新風味?之後再嘗試其他類型主題。先練習基本的剪輯、字幕。之後再嘗試配樂,或其他素材。
於是,第一個嘗試的作品誕生了。

免費微軟新版 Office App ,用手機完成 9 種辦公室工作總整理

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最近微軟的 Office 手機版 App ,正式推出了一個「把所有辦公室功能整合在一起」的新版本。其中最大的改變,就是以後在手機上編輯 Word、 Excel、 PowerPoint 檔案,不需要安裝三種 App ,只要安裝一個 Office App 即可。

這是一個更有效率的改變。

如何用 Google 免費工具打造快速的 OCR 無紙化工作流程?

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無論是整理工作上的報告、講義,或是整理生活中的書籍、收據,我都是以「無紙化」為最優先的整理前提。只要是紙張的資料,一定會透過拍照或掃描,存到數位資料庫,方便之後的搜尋、檢索,許多不需要留下的紙張就可以直接銷毀。

而需要紙張上的內容時,還可以利用具備 OCR 功能的工具,進行照片、圖片上的中文文字辨識,直接複製圖像上的文字內容。這樣做筆記也會快得多。

我自己主要運用的系統,是利用 Evernote 來儲存這些紙張資料,例如:「Evernote 數位書櫃整理法,如何打造讀書筆記的活用系統」。如果需要複製圖片中的文字,就用 Google 相簿內建的 OCR 功能來解決:「如果把 Google 相簿變成名片、海報、紙本 OCR 整理工具?」。

我的流程是:

用 Evernote 筆記內建的拍照功能,掃描書籍、收據、報告、筆記等紙張資料,直接整理到筆記中。開啟 Evernote 內建設定,讓 Evernote 掃描的紙張照片,都會自動儲存到相簿。那麼需要時,打開 Google 相簿,利用智慧鏡頭功能,就能複製已經在裡面的掃瞄照片的文字了。

Google 相簿的 5 種工作利用,整理簡報圖庫、活動照片更輕鬆

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Google 相簿可以幫我整理許多生活中的照片:

旅遊照片:把相機照片加上 GPS 定位座標:懶人專用的自動化教學育兒照片:替代時光小屋,如何用 Google 相簿建立孩子的成長日記教學
除此之外,用 Google 相簿也可以作為工作上的好工具。這篇文章,來分享我自己工作利用的五個常用方法。

Old Book Illustrations古書裡的經典插畫,高解析圖檔免費下載

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讀一本書,不只閱讀文字,你會不會也對其中的插圖,留下深刻的印象呢?一張張精美的插圖,不只是書籍的點綴,很多時候更是對內容的重新詮釋。

當你閱讀不同版本的伊索寓言、格林童話或是莎士比亞的書籍,裡面不同風格的插畫,或許就會帶給你不同的故事閱讀感受。

更不用說,在某些古書裡的經典插畫,不僅具有美感,更帶有歷史考察的價值。

典藏 38000 個 Flash 小遊戲:一次打包免費下載,可離線遊玩

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在電腦玩物剛剛開始寫作時,還會偶爾推薦一些有創意的 Flash 網頁小遊戲。一轉眼, Flash 遊戲卻也即將成為上一個世代的歷史。

有多少讀者,也跟我一樣曾經在學校宿舍電腦中,尋找這些 Flash 小遊戲來打發時間,而且好玩的 Flash 遊戲或動畫,也會在朋友之間成為話題呢?

而這一切,從十年前開始,逐漸被手機遊戲 App 取代。網頁瀏覽器現在都開始不支援 Flash , Adobe 也已經正式宣布 Flash player 將在 2020 年的 12 月 31 日終止服務。

工作愈忙愈要能隨時切換全速工作,我的五個常用技巧分享

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當要處理的工作非常多,但又常常有家庭、有生活想要顧及時,應該怎麼做比較好?

不斷不斷的加班?全部時間一直投入到工作上?犧牲自己的個人休閒、家庭生活嗎?這可能不是好方法。原因不只是因為犧牲自己,更是因為人的專注力沒辦法持續那麼長,就算我一直把時間花在工作上,也很可能一段時間疲勞後,工作速度反而下降。

當生產力低落,有可能我變成其實正在浪費更多時間去完成工作。

我覺得面對堆積如山的工作壓力,但人又不可能不顧及生活,長期投入工作還可能效率降低,這時最好的做法,是可以「隨時切換」。

就是工作累了,不妨處理一點自己的事,要花時間在家庭、生活活動上,但又能「隨時隨地」切換到「全速工作」的狀態。

Google 地圖 15 周年,聊聊 15 個我使用率最高的功能技巧

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Google 地圖」今天 15 歲了,也趁機推出了一些新功能,例如台灣新上線了單車模式,即將更新的功能列等。不過做為我使用率最高的 App 之一(應該僅次於 Evernote ),在這篇文章,我想聊聊,自己真正最常使用的 15 個 Google 地圖技巧有哪些。

畢竟 Google 地圖功能雖然很多,但哪些是我真的在日常生活中,會不斷「重複利用」的呢?又在使用這些功能時,我會怎麼用,有沒有搭配什麼技巧?

Google 中文語音輸入法加入「全自動插入標點符號功能」

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終於,這個「中文語音輸入,自動添加標點符號」的功能,正式在 Android 手機的 Google Gboard 輸入法上推出了!( iPhone 是否也有還不確定,歡迎大家回報)

方法只要在 Android 手機上,更新「 Google 」這個 App(不是更新 Gboard ,而是更新 Google 這個 App 本身)。就可以獲得這個新功能。

牛津大學出版社童書免費線上閱讀,可聽有聲書、玩學習遊戲

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育兒是我生活中的重要任務,所以之前在電腦玩物介紹過幾個童書相關的資源或服務,我自己也會常常到這些地方挖寶:

3000 多部古老童書繪本免費線上閱讀,橫跨三百年的童書收藏StoryJumper 自己做一本童書,說給孩子聽:免費故事書平台Storyline Online 知名演員教你朗讀童書給孩子聽,完全免費!
最近又發現一個不錯的「英語童書」線上資源,是來自「牛津大學出版社」的「免費童書、繪本電子書」:

不僅可以免費閱讀。還具備真人說故事的有聲書功能。有些還附上學習小遊戲。

Waymark 一分鐘畫出精簡漂亮的產品時程表!簡報圖表小工具

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「 Waymark 」是一個做簡報的輔助小工具,用來製作簡報中需要的「時程表」。幫我們用簡單兩三個步驟,一分鐘畫出漂亮的產品時程、發佈時間、專案里程碑等圖表。

當然,我們或許可以用簡報軟體自己畫,但免不了需要許多步驟。也可以下載像是 Office 的簡報範本,這樣就快得多。

而「 Waymark 」就像是一個簡報範本,可以直接套用模板,快速修改文字內容,即可獲得需要的時程路線圖。雖然就是這麼簡單的功能,但「 Waymark 」不需要註冊,免費即可使用,下載的圖檔也沒有浮水印。

所以像是 Google 簡報沒有這樣的範本功能時(因為台灣版尚未更新:不用再找簡報範本模板!打開 Google 簡報隱藏的商務資訊圖表),就可以利用「 Waymark 」來快速畫出產品時間表。

[時間技客-25] 如何評估時間管理夠好?不是把時間表排好排滿

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最近幾次採訪,都被採訪者詢問到一個類似的問題:「我要怎麼知道自己時間管理得夠好?是不是要計算我利用了多少時間?」

確實,在電腦玩物的前幾年,我有陣子很喜歡介紹「計算時間利用」的工具。例如「時間塊」、「 Toggl 」等。

這些工具,我原本預期他們可以帶來兩個效果:

第一個效果,就是讓我具體知道執行某個特定任務,通常需要花掉多少時間。尤其像是 Toogl 這樣的工具,可以實際計算出平均寫一篇文章、做一份簡報大概需要的時間。而這樣可以幫助我「對時間長度更敏感」,知道應該為不同任務預留多少充足的執行時間。第二個效果,我以為當可以看到自己每周、每月時間利用統計圖後,能夠激勵自己,保持或促進更多時間的充分利用。也能提醒自己,是不是花費太多時間在額外事情上。
這兩個預期效果,第一個效果是確實可以做得到的,尤其在我們對一些新任務還沒有明確時間概念時,更應該利用工具,實際計算看看,而不要憑空亂想。(我曾把這樣的方法,稱為時間數據化:新年拯救沒時間的第一個推薦練習:時間數據化
但第二個預期效果,雖非完全無效,然而現階段的我,卻會對其持保留的態度。

工作愈忙愈要減輕雜事負擔:把雜事專案化、自動化、模式化

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我們或許會這樣想:「雜事,最好就是把他們交辦出去?」但其實並非如此:

一來,往往那是我被交辦要做的事情,通常沒有下一個人可以交辦。二來,當我們是主管時,如果只能不斷交辦雜事出去,正代表我帶領的團隊工作流程是混亂的。
每一次我在講授時間管理或 Evernote 筆記課時,總會有許多朋友問我,工作上一直被交辦雜事,導致重要的工作都被延誤,應該怎麼辦才好?這個問題,並不一定只能是無奈的現實。

2020 我的手機電腦必備數位工具,與個人應用方法推薦清單

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我在電腦玩物上,總會介紹許多不同的工具軟體。這也讓許多讀者會誤以為我平常會使用一大堆的數位應用,隨時隨地在切換。但其實正好相反,我個人在使用數位工具時,反而是以最精簡為原則。

會介紹許多不同的工具,一方面是研究的興趣,研究後就算不用該工具,也往往學會一些方法。另一方面則是滿足不同讀者的不同需要。

那麼如果回到我個人必備的數位工具以及應用方法呢?剛好今年年假比較長,做了一次自己電腦與手機的數位工具整理,所以也趁此之遍,跟大家分享我的個人推薦清單。裡面有些想法或選擇會與你不同,但這正是我的選擇。

如何讓筆記本不是散亂流水帳?先專案、改任務、後行動清單

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如何讓筆記本不是散亂流水帳?」這是一個常常有人在電腦玩物相關文章或課程中詢問我的問題:「為什麼我的筆記本常常一頁一頁一直寫下去,久了就開始變得雜亂無章?寫下的內容找不到、易漏掉?」

這個問題其實不是筆記整理的問題,而是時間管理的問題。

尤其和另外一個問題很類似:「筆記本最前面的月曆與待辦清單,不缺各種隨時在新增的任務,但為什麼每天認真填滿月曆與待辦清單,還是覺得人生的狀態依然混亂又充滿壓力?」

因為筆記本變得散亂流水帳,待辦清單變成雜事清單,關鍵的問題其實都不在整理,而是搞錯「真正要整理的東西」。

認識台灣歷史、挖掘身邊鄉土故事的 7 種網站服務

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之前撰寫過:「漢語多功能字庫:文字學字典查中文的故事,國文老師必備網站」,那是一個很有研究價值,也對一般人來說很有「故事性」的網站服務。從一個一個漢字的造字過程,可以看到背後許多歷史故事的痕跡。當學一個字的時候,不是只學怎麼寫,也學背後的故事,是有趣也有厚度的。

而不只每一個字背後有故事,一個身邊的建築、一句諺語、一條街道的名稱、一張照片,也都有故事,只在於是否被挖掘出來,以及我們是否知道。

當能夠認識自己平常使用的文字,或是每天經過的建築街景,背後有什麼故事,那麼我們對世界的認識,或許會多了一層感性,也多了一條時間線上的同理。

pyTranscriber 影片自動上字幕免費軟體!10分鐘搞定1小時影片

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之前在電腦玩物撰寫的「免費!中文影片語音轉文字字幕,支援超大影片與長時間錄音」,是一個可以幫影片「自動產生中文字幕」的工具,透過語音辨識,產生的字幕檔案雖然還需要校對,但已經可以節省我們很多時間。

而在該篇文章的留言中,讀者推薦了一個叫做:「 pyTranscriber 」的開源、免費軟體,這個軟體使用起來更方便、更厲害:

不需播放影片,就可以自動轉字幕檔,所以速度會快上好幾倍。我在自己的電腦測試,一小時的影片檔案,辨識轉出字幕只要 10 分鐘。另外測試一個 10 分鐘影片,不到 1 分鐘就完成字幕。操作設定更簡單,不需安裝任何驅動程式,不需設定。任何人一定都能上手,兩三步驟就搞定。支援多國語言的影片上字幕,包含中文語音辨識。支援大體積影片,支援 MP4 和 MP3 檔案格式。我實際測試有用到 2.5 GB 的影片檔案,也能順利、快速轉出字幕。
有興趣研究其原理的朋友,可以參考「 pyTranscriber 」的開源程式頁面。

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