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每日精選文章

工作愈忙愈要避免零碎溝通,用即時通工作的3個節省時間技巧

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最近幾次在大學演講,不約而同被問到一個類似的問題:「在用即時通討論事情時,常常覺得對方很沒有效率,討論很零散,進度很緩慢,對方的回應有一搭沒一搭,感覺彼此都會拖延到時間。」

而面對一些重要的事情,或是自己很忙時,這樣的即時通討論,反而讓工作的效率降低。
這些時候,我們總覺得是:

對方沒誠意討論?對方不專心?對方是不是對我有什麼意見?
這些類似「為什麼已讀不回?」的心理猜測,其實在工作討論中沒有必要,也可以由我們來主動避免。
因為當我們主動發起了「零碎的溝通」,如何讓最後的討論,不陷入低效率、進度慢的困境呢?

我的第一堂線上影音課程:Evernote 子彈筆記系統

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這幾年來,一方面在電腦玩物上分享工作方法相關文章,同時根據幾個深入研究主題撰寫成書籍,然後慢慢累積了幾堂固定開設的時間管理、數位工具課程

但對我來說,這幾年最流行的「線上影音課程」,則是我一直等待機會想要嘗試的挑戰。

終於,在 2019 年的 10 月,我的第一堂課程在創意市集出版社、 PressPlay 的合作下,讓我不需單打獨鬥,可以團隊合力的催生出這門:子彈時間管理!Evernote重拾人生掌控權

[生活時間管理09] 如何改變孩子睡前作息,如何改變大人習慣

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改變生活習慣,是一個不容易,但很有趣的難題,為什麼:

改變習慣,看起來就是要跟我們的人性對抗。這是看似不容易的地方。但我們誤以為的人性,卻常常是環境制約、感覺制約的產物,只要改變制約,那麼不一定要跟人性對抗,習慣也會改變。這是有趣之處。
改變習慣,是在觀察自己、跟自己對話、「設計」自己的過程中誕生,這不容易。

但如果不要誤把改變習慣當成是跟自己對抗,那麼這個過程其實更像是跟自己交個好朋友,這不是很有趣嗎?

工作愈忙愈要學會計算時間,我的 4 個更容易準時完成技巧

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時間管理課堂上,常常有學員會問我這樣一個問題:「如何知道一項工作要花掉多少時間?」這個問題背後,可能包含了幾個不同層面的困擾:

每天的待辦清單上,應該列出多少事項,才不會太滿或太少?為什麼自己預估的時間常常不準確,於是工作總是無法準時完成?當一個工作比預期的要花更多時間,於是其他排好的工作就會被擠壓,最後就感覺自己每天都要趕趕趕?在排時間表時,如何為自己留下充裕的時間,去完成一件真正重要的事情?
上述這些困擾,確實都可以從「如何知道一項工作要花掉多少時間?」這個時間管理基本功開始解決。
這篇文章,就來分享我自己如何預判一個任務應該會花掉多少時間,從而讓自己可以更準時完成工作的技巧。

立體摺紙地球儀 Mapscaping 免費12款地球摺紙模型下載列印

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之前在電腦玩物介紹過「2萬多個兒童紙上習作免費下載列印,從著色、迷宮到摺紙練習」後,有讀者跟我推薦一個小而美的摺紙網站,說我一定會喜歡。其實這應該也不能稱之為網站,只是一個地圖服務中的一項免費資源。

「 Mapscaping 」這個網站專門販售各種精美的地圖畫框,而在其網站中,還隱藏了一個免費資源,就是 12 款不同造型的「立體地球儀摺紙模型」。

3000 多部古老童書繪本免費線上閱讀,橫跨三百年的童書收藏

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讀童書給孩子聽,和孩子一起看繪本,是平常我喜歡和孩子一起進行的互動。

之前在電腦玩物上,我也介紹過幾個和童書相關的網站:

StoryJumper 自己做一本童書,說給孩子聽:免費故事書平台Storyline Online 知名演員教你朗讀童書給孩子聽,完全免費!KKBOX Kids 大量說故事有聲書的中文親子音樂 App 實測心得
今天來介紹一個另類的選擇,在 Internet Archive 這個線上數位博物館中,收藏了大量的數位化「老」資料,而其中就包含了一個「 Children's Library 」,古老童書圖書館。

Glaze 簡報文章商用插畫免費圖庫,不過時原創插圖ICON下載

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前一陣子介紹了「unDraw 免費可商用向量插圖圖庫,800多種工作生活原創插畫」,是我近期找到最棒的一個插畫素材網站,上面許多時尚筆觸且風格統一的插圖,可以利用在自己的簡報、貼文、宣傳海報上面。

而最近有看到了一個有點類似的網站:「 Glaze 」,這個網站的創站初衷是,雖然有許多免費圖庫可以找到各種美工插圖、 ICON 圖案,但其中很多都是過時的設計。所以他們想要解決這個問題。
於是,「 Glaze 」開發成一個可以讓設計師上傳自己的原創插畫作品,並且讓其他使用者免費下載,或付費購買的平台。
而且「 Glaze 」推出了一個免費機制,所有平台上的美工插圖、 ICON 插畫,都有「免費版本」可以下載,免費版本的檔案解析度會有限制,並且只能下載 PNG 圖檔,也必須在使用時註明來源。不過,卻允許個人、商業的使用。

TenWords 把你要讀的網頁文章變成英文教材,背真正需要單字

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在許多的即時翻譯工具中,有一種類型的工具除了幫你翻譯,也會一邊幫你把翻譯過的內容變成「教材」,提供事後複習的學習功能。有幾款工具效果不錯,例如:

Rememberry 不只即時翻譯更要幫你記憶,自動化單字卡練習邊上網邊製作單字卡,抄筆記要用間隔記憶法帶你背英文Flowlingo 背單字不用無聊字典,在手機常逛網站背英日韓單字
一邊幫網頁單字即時翻譯,同時製作複習單字卡,是這類工具的共通特色。
今天要介紹的「 TenWords 」,也是一款同樣類型的單字學習工具,可以透過安裝其 Google Chrome 擴充套件來使用。支援英文、德語、法語、西班牙語等語言學習。
而「 TenWords 」的最大特色在於,翻譯的當下就直接進行「練習」,測試你對這個生字的了解程度,並且事後用你讀過、你需要學習的網頁文章,當作你的英語學習教材。

Dualsub 用中英雙語字幕看 YouTube 影片,看影片學語言外掛

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除了我在電腦玩物整理的:「九種看影片學英文免費工具網站,含括單字、發音到聽力練習」,讀者跟我推薦了一款最近頗熱門的外掛套件:「 Dualsub 」,滿足在 YouTube 上用雙語字幕看影片的功能,可算是補上了第十種看影片學英文工具。

這是一款 Google Chrome、 Firefox 上的擴充套件,我自己實際測試「 Dualsub 」,覺得有幾個特色:

GoodGantt 用甘特圖排程 Trello ,可同時管理多專案看板進度

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Trello 是一個很視覺化的專案管理工具,透過看板、列表、卡片,組合出專案的拆解與進度。但是在「時程安排」上,則是 Trello 比較難第一時間透過原生功能實現的需求。(原生的專案管理功能可參考:如何活用 Trello 專案管理?完整技巧案例教學一次學會懶人包

我想設定每個任務需要多少時間?而非只有截止日?每個任務卡片應該排在哪些時間上?並且能看到每個任務的時間表?並且任務之間,甚至專案看板之間,時程可以不互相衝突?
而今天要介紹的「 GoodGantt 」這個 Chrome 外掛,就是一款「 Trello 甘特圖輔助工具」,個人使用時免費,她的功能很特別,也很實用:

Google 日曆與 Trello 即時雙向同步: Cronofy 強化功能教學

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在研究 Trello 任務卡片如何跟 Google 日曆「同步管理」的過程中,有許多讀者跟我推薦了一個工具:「 Cronofy 」,我當然也進行了一番測試,這篇文章,跟大家分享「 Cronofy 」的特色,以及操作上要注意的細節。

從需求上來說,「 Cronofy 」可以滿足兩個工具「雙向、即時同步」。

在 Trello 看板上設定好截止日期的任務卡片,會同步出現在 Google 日曆的指定行事曆。並且,可以在 Google 日曆上重新安排時間,新截止日期也會自動同步回 Trello 任務卡片上。

「 Cronofy 」本身是一個跟行事曆同步有關的 API 服務,而在 Trello 上,他則以「 Trello 強化功能」的形式,讓一般用戶也能非常簡單的完成設定。

[生活時間管理08] 為休閒加上一點目標,比打造工作流程重要

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生活上的時間管理,往往比工作上的時間管理更困難。職場上的專案就算沒有很好的管理,也有人逼著我們去做。生活上的時間一旦沒有管理,許多人生目標會永遠被拖延。

而生活時間管理中,休閒的管理,是重要的一環。

休閒,需要「管理」嗎?或許很多朋友會感到懷疑,但也不要把「管理」想成嚴厲的、不情願地督促,「管理」其實是實現價值必要的方法。(可延伸閱讀:「專案」「管理」我的生活,才是及時行樂的幸福方法

讓我們先想想,如果休閒沒有好好管理,可能遭遇的問題。

Google 文件比較文獻教學,輕鬆校對與合併新舊版論文、合約

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這是一個在 Office Word 行之有年的功能,也有許多單機軟體可以做到,幫你比較兩份不同版本的文件檔案,找出其他的差異,方便你做進一步的校對、修改、合併。而在 2019 年的 6 月之後, Google 文件中也陸續加入了「比較文獻」的功能。

例如老師、學生要比較新舊版本論文報告中,做了哪些修改?或是編輯、作者要確認原稿與改稿之間,有了哪些調整?還是辦公室裡的合約新舊版、行政公文新舊版,要確認有沒有出現修改之處?

GitMind 免費中文線上心智圖,畫漂亮心智圖匯出高解析圖檔

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「 GitMind 」是最近收到讀者來信推薦的一款線上心智圖工具,免費註冊使用,擁有中文介面,簡單好上手,可以畫出漂亮的心智圖、組織圖、魚骨圖。

電腦玩物中,已經介紹過不少優秀的心智圖工具:

轉移到 Coggle ,比想像更好的中文心智圖同步軟體選擇XMind ZEN 聚焦且美麗的新版心智圖軟體,與 XMind 比較心得活用 Mindomo ,在清單思考與心智圖思考間自由轉換Mind42 完全免費線上心智圖軟體:快速、私密、可協同合作Freeplane 免費中文版心智圖軟體教學,飛快的 Freemind 進化版
這麼多選擇,彼此之間有沒有關鍵的不同呢?

把文章論文轉電子書,用 Google Play 圖書免費聽朗讀與筆記

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今天分享一個比較另類的技巧,不會適用於每一個人,但是如果你有下列需求:

常常需要讀大量長篇文章,這些文章不只是網頁文章,也可能是論文、筆記、工作相關資料。需要快速大量閱讀,抓出重點,但可能還不到要一字一句精讀的程度。但是自己又常常沒有時間「停下來」閱讀。
那麼這時候,或許這個另類的方法可以試試看:

把這些長篇文章,轉換成可以「語音朗讀」的電子書。利用 Google Play 圖書免費上傳自己的電子書,免費聽朗讀,並且可以免費做重點筆記。

[生活時間管理07] 如何跟家人一起做好家庭時間管理?

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做好時間管理,確實可以增進家庭關係。例如,我們可以一起充分利用家庭中的空檔時間,不會總是大家各玩各的手機(但大家也會需要有自己的空間),真正一起推進某些共同的目標。而光是這樣的改變,就可以幫助家人之間有更多的溝通,也能一起創造更多豐盛的回憶。

我常常會在時間管理課程上,分享自己生活中的時間管理案例,而這些案例許多會跟我的家人有關,於是許多朋友會問:「如何讓另一半或家人,也學會時間管理方法呢?」

這是一個困難的問題,甚至有時候帶著點環境的限制與運氣。就像如何讓老闆、同事學會時間管理一樣困難。我不認為可以輕易找到解決辦法。

但今天這篇文章,我想整理自己幾個不同的經驗與反思,跟大家分享。

Chrome新增傳送按鈕,直接推播稍後閱讀網頁到下個裝置處理

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最近大家有沒有注意到,在 Google Chrome 瀏覽器的網址列上,出現了一個新的[傳送這個頁面]按鈕?這個按鈕可以幫我們快速把目前網頁,直接推送到另外一個數位裝置的 Chrome 上,提醒我們接續閱讀或處理。

這個新的傳送按鈕,從 Google Chrome 76 開始,我就在自己的某幾台電腦與手機上看到這個功能。但到這兩天更新的 Chrome 77 ,我在原本尚未看到此功能的電腦上,也都看到這個更新,應該是已經全面推出。

Anytime 客戶預約專用行事曆 App ,家教、美容服務預約管理

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因為之前介紹了幾個工具,可以讓客戶、學生來預約我們的工作行事曆:

YouCanBook me 讓顧客學生在你的 Google 日曆預約諮詢時間讓其他人用 Google 表單預約我的 Google 日曆時段,實測教學
於是有台灣開發者來信,推薦了他們開發的一款「客戶預約專用行事曆 App 」,名字叫做:「 Anytime 」。
「 Anytime 」特別開發給許多一對一提供服務的個人工作室,像是家教、美髮、美甲、美容、按摩、健身教練等等。

Supercoloring 免費兒童著色本,五萬張著色圖下載或線上塗鴉

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最近發現一個很棒的兒童著色畫網站:「 Supercoloring 」,是世界上最大填色畫冊資料庫之一,包含了將近五萬張的著色圖、連連看、繪畫教學等等範本,主要以著色畫為最大宗。你可以在這裡找到各種動物、各個節慶、各樣交通工具、各式故事人物的兒童專用著色本。

而且,在「 Supercoloring 」上,不需要註冊登入帳號,所有的著色本、塗鴉頁,都可以直接免費下載、列印。甚至在這個以為世界塗上豐富顏色作訴求的網站中,還提供了「直接線上塗色」的功能。

我之前在電腦玩物也介紹過類似網站:「2萬多個兒童紙上習作免費下載列印,從著色、迷宮到摺紙練習」(education.com 網站),該網站上的紙上習作功能性更多。不過 education.com 網站必須有帳號才能下載,每月有下載數量限制。

而這篇文章要推薦的「 Supercoloring 」,有簡單到複雜的各式各樣著色圖,以量取勝,並且提供沒有數量限制的下載列印,讓你自己組合出孩子喜愛主題的專用著色本。

[生活時間管理06] 寫日記任務化,我從育兒日記練習生活洞察

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最近在閱讀一本書《心流》,裡面有一段話,大意是這樣:擁有過去的記憶,對提升生活品質很有幫助。他讓我們擺脫當下的暴政。我們可以創造有助於自己面對未來的過去。

但我想對這段話,做一些個人體驗的修改。

如果能創造過去的記憶,那麼我就改變對當下生活的認知,可以採取我原本無力採取的解決之道。我所說的「創造」,不是憑空捏造我的記憶,而是對發生的事情要採取「觀點」。

這樣的觀點,形塑我們現在的行動方式,好的觀點,就能提升當下生活行動的品質。

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