BBox 檔案文件、筆記資料虛擬分類櫃,彈性控管數位工作進度

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BBox」可能是一款連軟體設計者自己都低估了其應用潛力的免費工具。在BBox的官方網站上,自稱是「Desktop Manager BBox」,定位在高度靈活的桌面管理應用,號稱用極輕鬆的方式將電腦桌面上雜亂檔案、捷徑、網址集中收納;然而,BBox遠遠不僅止於可以當一個桌面收納櫃,只要善用之,你完全可以將BBox當做個人電腦工作上的數位秘書,幫你控管進度收集資料彈性為檔案分類

BBox的功能與操作都不複雜,它的特色簡單來說只有一點(非常有用的一點):

提供一個「虛擬分類櫃」,你可以隨意將資料「拉進」這個虛擬櫃子中重新分類,但是「完全不影響」檔案原本的儲存位置

「隨意調整分類,但是不會打亂檔案真實狀態」,對於使用電腦工作的朋友,如果你常常困擾於檔案分類、檔案取用的不便,那麼BBox絕對是一款值得試試看的軟體。

 

 

  • 為什麼我們需要一個「虛擬分類櫃」?

對於有一點數位檔案管理概念的朋友,應該平常就有幫檔案分類的習慣。既然如此,我們還需要另外一個「虛擬分類」方式嗎?是的,我覺得十分有需要。

例如我平常會將下載的軟體依據桌面軟體、系統軟體、影音軟體等類型分類,儲存在不同的資料夾;而平常在網路上如果看到一些有用的資訊網站、介紹文章,則是存放在瀏覽器的書籤當中;然後當我在測試軟體時會產生一些想法、截取一些圖片,這些內容則又另外儲存到了不同位置。

有沒有發現,雖然我有檔案分類的習慣,但是不同類型的資料還是必須存放在不同位置。那麼,假如這時候我想要寫某一個軟體的介紹文章時,我需要同時取用相關軟體安裝檔、修改檔、介紹網站、官方網站、之前的想法筆記、測試截圖,那麼我是不是必須在很多個資料夾中來回切換讀取?

檔案儲存分類本身是比較死板的,而我們每一次不同的實際工作需求則是充滿了變化,但是,我們總不可能每一次依據目前工作需求去重新調整檔案分類吧?

因此BBox就派上用場了!

它的「虛擬分類櫃」功能,正是提供了一個彈性分類的管道,我們可以依據充滿變化的工作需求,隨時建立新分類,隨時聚合必備文件資料,但是卻不影響真實的檔案位置,工作結束後那些檔案都還是在它們原本的硬碟儲存區中繼續存放。

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像是上面這張圖片中,我就依據現在工作進度,建立了「待辦」、「進行中」、「已完成」等虛擬分類,也依據現在工作環境建立了「部落格」、「公司」、「網站」、「電腦維修」等虛擬分類;然後把硬碟裡已經有實際分類儲存好的檔案文件,再分派到相應的BBox虛擬分類櫃中,方便我隨時取用這些「目前需要」的檔案。

 

 

  • BBox:虛擬分類法則、筆記註解中心、常用網站資料書籤

下面,我就把自己實作的步驟分享介紹,也同時推薦BBox中好用的功能。

 

  • 01.建立虛擬櫃子分類

執行BBox後,利用【Add Group】可以在虛擬櫃中建立母資料夾,利用【Add Catalog】則可以建立子資料夾。這些虛擬資料夾的位置可以隨時拖曳調整,也可以隨時刪除,完全能依據你的目前工作需要彈性調整。

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  • 02.將真實檔案放進虛擬櫃中

建立好你需要的虛擬分類後,你可以將桌面上、檔案總管裡真實的檔案,用滑鼠按住拖曳的方式拉進虛擬櫃中。

當然,最重要的是可以把原本在不同位置的檔案,拉進同一個BBox虛擬分類裡

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  • 03.在虛擬櫃中彈性移動檔案

前面已經提過,虛擬分類的用途並不是在於儲存檔案或真的分類,而是為了因應「目前工作需求」彈性產生的,所以虛擬分類中的檔案應該是會常常移動的

例如我建立了「待辦」、「進行中」、「已完成」這樣的工作進度控管分類,以後便可以在BBox中,把待辦移動到進行中,把進行中檔案移動到已完成,也是一樣按住檔案後拖曳到相應虛擬分類即可。

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  • 04.在虛擬櫃中正常使用檔案

放在虛擬櫃中的檔案,雖然不是真實位置上的檔案,但是我們可以像使用原始檔案那樣的來操作它們,包含開啟、刪除,或是右鍵選單功能都可以進行。

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  • 05.幫虛擬櫃中的檔案加上筆記註解

這是一個BBox附加的「超有用」功能,選擇虛擬櫃中的某個檔案,按下上方工具列的〔Properties〕,在彈出的屬性對話盒中,我們可以於「Note」欄位隨意的添加筆記,支援中文輸入。

這有什麼用處?例如我臨時對某份文件有一些想法,對某個軟體有一些思考,這時都可以用「Note」功能先筆記下來,以後真的要使用檔案時,就能作為有用參考

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  • 06.建立全新筆記註解,把BBox當記事軟體

接下來要講的這一項不是BBox原本設計目的,但是我覺得這樣使用也很棒。

我們可以按下工具列的〔Add Entry〕,在彈出的屬性設定畫面中,於「Title」輸入筆記名稱,於「Note」輸入筆記內容,其它欄位不要輸入,這樣一來這個新項目就會看起來像是一則「單純筆記」。

誰說不能把BBox當做單純筆記分類軟體、待辦事項工具來用呢?當然可以啊!

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  • 07.快速擷取網頁超連結

有一些資料來自於網路上,這時候我們可以利用BBox的〔URL Capture〕功能,將網頁中的超連結擷取下來,儲存在BBox的虛擬分類裡,這個擷取功能會幫你自動抓取網站圖示、標題名稱與網址,可以當做彈性的書籤儲存工具

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  • 08.如何正確刪除虛擬分類裡的資料

前面提到,放在BBox裡的檔案文件,都還是儲存在其原始的硬碟位置。不過即使如此,我們也要小心檔案刪除的步驟!

如果你只是想要在BBox中刪除某個用不到的檔案資料,那麼請選取檔案後,使用工具列上的〔Delete Entry〕進行刪除,這樣才是「只在」BBox刪除的正確作法。

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  • 09.搜尋虛擬分類櫃裡的內容

從工具列的〔Tools〕中,使用【Find】開啟資料搜尋器,可以使用中文關鍵字搜尋,幫你快速找出需要的文件、檔案、筆記、網址等等。

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  • 10.將放在BBox中的檔案從真實位置隱去

到BBox的「Options」設定中,你可以勾選「Auto hide desktop files」、「Auto hide original files」,這樣一來當你從桌面、硬碟將檔案拉近BBox虛擬分類櫃後,就會在其真實位置隱藏該檔案的顯示。

不過請放心,檔案都還是保留在原始位置上,只是暫時顯示為隱藏檔而已。這個功能有助於「假裝清空」桌面等應用方式。

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  • 小結:

雖然BBox似乎自己定位成桌面整理工具,但我覺得BBox的應用可能性遠遠不只如此。我們可以將BBox做如下的發揮:

  1. 臨時性的檔案分類。
  2. 依據工作進度控管檔案。
  3. 筆記各種想法要事。

BBox免費、易用和彈性管理的特色,相信可以成為電腦工作者的好幫手。至於桌面管理,我更推薦「Fences」,某種程度上,其實BBox和Fences都是類似概念的工作效率優化軟體

留言

  1. 感謝行者兄的分享
    在管案管理方面現在最需要的功能是標籤式分類檔案,過百上千,再成千上萬的各式各樣檔案,用資料夾分類完全補不上忙,有適合的軟件介紹麼?

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  2. 作者已經移除這則留言。

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  3. 確實是非常好用!馬上就試用了,現在我的桌面清爽多了,感謝推薦啊~

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  4. 這概念似乎跟WIN7的媒體櫃相差不遠? 我想以普通使用來說,應該用不到BBOX,不過還是謝謝異塵行者的分享!

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  5. 跟 Win7 的媒體櫃有些像,不過媒體櫃是以資料夾為其核心,這個可以單獨加入檔案,算是有和別人不一樣的地方

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  6. 如果配合 UBUNTU 就越來越有取代 windows 的架勢了 (有前途)希望openoffice 加油加油

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  7. @雲隨風逝:
    標籤式管理檔案的軟體,目前真正做到簡單一用的不多,之前我有介紹過一款:
    http://playpcesor.blogspot.com/2009/04/tag2find-web20-tag.html

    @匿名、思想組:
    這樣一說,確實概念和媒體櫃有些像,不過BBox在實用性上應該增強許多。

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  8. 初看標題真的有點疑問?需要嗎?

    細想後真的如行者兄所說的,虛擬分類真是很棒的概念。

    比如說有個檔案,可以分成很多類別,總不能各個分類夾各放一個,雖然可以用捷徑的方式做,但是用虛擬分類就更方便了

    惠我良多

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  9. 同類軟件還有taggedfrag(介绍:http://goo.gl/HIDq)。
    都是標籤概念的管理軟件。只是我一一試下來,覺得實用性還都不太高。

    思考原因,大約是WINDOWS本身基於的是樹式管理,而標籤式管理無法做到原生。

    這導致了兩個問題:1.標籤不能在各軟件中通用,而文件夾可以。這樣使用範圍就很狹隘,包括WIN7的虛擬文件夾。

    2.文件變動了,標籤就沒了。即使是TAG2FIND,也只能跟蹤本分區之內。這樣就進一步限制了標籤實用度。

    綜合下來,像我這樣分類管理比較嚴格的使用者,各種文件夾都使用#軟件#補丁之類的名稱,模擬標籤,配合EVERTHING檢索,實用度倒是非常高。

    而目前在WIN系統中,也只有硬地址是可以通用的。如果檢索的時候,標籤不能用,標籤的意義就沒有了。

    我能想到還有一種方案,使用NTFS-LINK軟件,如果遇到文中的那種問題,直接建立它們的硬連接到一個文件夾即可,而硬連接是沒有標籤那些弊端的。

    綜上,現實條件下,我認為,虛擬式TAG管理,還不具有高實用度。

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  10. 我也有試過用在改動檔名做標籤式管理,但這方法有2大缺點:
    1.在標籤管理上相當麻煩,無法改標籤、輸入時容易出錯
    2.要每個檔案手動輸入,對檔案流動量大的我來說相當不便

    標籤式分類檔案暫時未試到有滿意的,果然只能冀望WINDOWS喔~

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  11. 每個文件都要單次命名,這倒不必。我一直是藉助renamer輕鬆批量重命名,而且還支持更高級的正則表達式。

    容易打錯的問題,我使用CLIPX,快捷鍵綁定固定文本,來做快速標籤。平時下載軟件,要求更名時,隨手一按就可。

    但總之,還是不夠完美。

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  12. 我一直很想要的管理方法是

    檔案用標籤來標記

    但標籤用資料夾來管理

    這對我來說 是比較好的

    對我來說 純標籤還是不適合我

    相較於純標籤 我還是習慣使用純資料夾管理

    直到有那種管理方式出現吧

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  13. 這套軟體在電腦裡亂糟糟,或是在做project資源散在電腦裡每個角落時很好用!
    估狗一下沒找到bbox的中文語系所以稍微用筆記本弄了個陽春版的語系檔,直接蓋過Languages資料夾裡的版本就好
    http://FileDeck.net/zh-tw/files/CSYLIVJS/Default.en

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  14. 中文語系檔,可以命名為Chinese.en,放在language目錄,點選Tools->Options->language,可以點選「正體中文」,Apply 或 OK,即會套用新的語系檔。
    感謝「匿名」分享語系檔。

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  15. 為什麼我只delete an entry, 但原來的文件不會顯示出來的?

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  16. 這裡有一個小Bug,
    假如你設定成將檔案拖進BBox後要隱藏原本檔案,
    那如果你在BBox中刪除該檔案,
    在原始位置的檔案還是顯示成隱藏檔,
    要自己手動還原。

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  17. 但文件也看不到怎樣設置會顯示狀態?

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  18. 參考我這篇教學,顯示隱藏檔案:
    http://playpcesor.blogspot.com/2008/12/blog-post.html


    接著在檔案上按右鍵,進入內容設定,取消勾選隱藏即可。

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  19. 您好:
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    感謝您喔!!

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  20. 應該是很有潛力的軟體
    不過我發現一個問題
    拉進BBOX的檔案 如果以後移動了檔案的位置
    BBOX會找不到檔案
    無法自己更新路徑是個很大的問題!!

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  21. 下載後檔案無法貼上
    移除程式後重新下載 還是回到上一次無法貼的畫面

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  22. 不要關掉不就是常駐了?XD

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