2010年可以開始使用哪些數位工具讓自己更有效率?

  • 首先,今天這篇文章,就當做2009年電腦玩物的最終篇,也當作異塵行者和各位讀者一起互相勉勵的2010新年祝福。

在2009年的最後這個月,其實我默默的給了自己一個期許,那就是試試看能不能連續31天每天都起碼發表一篇部落格文章;而這個簡單的期許,在今天終於順利的達到了!在這樣的過程中,我慢慢學會如何把長篇文章分段進行,也學到如何更快速構思一個有用的題目,並在平常更有效率的累積題目單,或者也反覆練習了如何在精神上懈怠時還能把握有限時間完成應該做的事情;適度的勉強有時候確實會帶來更甜美的果實

於是來到了2009年12月31日這一天,我一直在想應該用什麼樣的文章來為今年做一個結束,就在思索的過程中,我看到了許多國內外部落格寫了讓我頗有觸動的年終回顧和新年展望:「Mulberry的時間事件簿-2009年度文章回顧」、「5 Online Tools To Help You Keep Your New Year Resolutions」、「New Year’s Resolutions You Can Keep」,以及善用佳軟的Xbeta兄提供的「《提升效率的软件与技巧》讲座资料下载:中海油20091230」,在一大堆資訊趨勢總結、網路潮流預言的文章中,這幾篇反省與提昇個人如何在新年中增進工作效率的文章更是令人喜愛。

其實,電腦玩物在今年也默默的增加了一個文章分類:「資訊管理與網路工作」;當電腦、網路真正深入生活而成為主流時,我想關心的是如何去利用免費的工具(軟體或網站)來讓自己過得更好?電腦工具的作用不僅僅在電腦本身,應該要延伸到真正的生活之中,雖然我沒有辦法分析出什麼高深的行動理論,但或許可以在我熟悉的軟體、網站服務類別中找出那些可以幫助我們過生活的好工具,然後用我自己實踐的經驗來與讀者分享。

那麼,這就是今天這篇文章想要表達的主題,也是我對於2009到2010這個新年跨越時刻,想和我自己與讀者分享的期許:在2010年開始,我們可以嘗試使用哪些數位工具讓自己更有效率?

(當然,你不一定只能使用數位工具才能讓自己有效率,只因為電腦玩物的主題是關注軟體和網路,所以才從這個角度切入。另外,為了下面文章的簡潔,所以我這次就不像之前一樣去引用我自己或他人的文章,讀者想了解某個軟體的教學介紹,可以利用電腦玩物右上方的搜尋工具來尋找。)

 

  • 行事曆約會安排:

如何安排自己的行程?如何讓自己的行動更有組織?如何記住自己的約會?這些問題都可以透過一個好的行事曆工具來解決,以下是我的推薦。

Google Calendar目前我自己都是使用Google Calendar來記錄行程,Google日曆服務在使用上有幾個優點:線上服務表示你可以在任何可上網機器中使用資料、直接拖拉就能改變行程、自動顯示地址地圖、簡單易用的行事曆分類與統整、可以和同事朋友共享協作行事曆、多樣化的提醒功能、和其它第三方管理服務的整合。

Rainlendar線上服務的好處是隨時同步、輕鬆跨平台、手機電腦都能用;但是無法上網時怎麼辦?所以軟體端的Rainlendar也是可以考慮的優秀行事曆軟體,它的優點是:桌面顯示與提醒功能、區分約會與待辦事項的不同、多組行事曆共用管理、功能性強大的面版替換。

 

  • 待辦事項管理:

待辦事項和約會行程有所不同,待辦事項可以是不同工作專案裡必須逐步完成的流程,也可以是你腦中尚待執行的想法紀錄,或者是其它你必須先記住然後找時間去做的瑣事,「待辦(To-Do)」表示那些你未來要做的行動,透過一個好的待辦事項管理工具,可以讓你更好的掌控自己的工作流程,也可以讓你善用時間解決應該解決的問題。

Remember The Milk目前我自己利用RTM來管理,在這個「記得買牛奶」的線上服務中,讓你可以隨時透過手機、電腦上網輸入各種待辦事項,幫你記憶,但更好用的地方在於可以幫你管理與決策。透過RTM的「工作清單」功能,你可以將自己同時進行、未來要進行的不同工作專案設立不同清單,然後把各種流程要事放進所屬清單中,如此一來所有未來需要一一完成的工作就能一目了然、分門別類,從而讓自己的工作更有效率、更不會遺漏、也更有計劃。

 

  • 練習晨間記錄:

之前我有推薦過像是「早鳥網」、「早起き生活」這兩個幫你記錄起床時間的工具,早起的鳥兒有蟲吃或許有點八股,但一日之計在於晨卻是肺腑之言,我會利用早起後多出來的時間,計畫一天的行程並寫入前面提到的行事曆,確認一天中的待辦事項清單,然後如果離上班還有段時間,或許還可以去喝杯咖啡、去公園散步,讓自己的一天的心情更加美好。

早起き生活這個日本網站非常簡單易用,也是我目前記錄自己早起時間的主要網站,除了可以記錄自己的起床時間,也可以每天寫下一些晨間心得日記,過一段時間後來回顧這些記錄,都可以帶來很好的反省。

 

  • 個人習慣養成評量表:

這邊要講的不是去完成什麼待辦事項或約會,而是假如你想要改變自己的某些生活作息、想要去掉不好的習慣,或者想要讓自己能持續有毅力的去做某件事,那麼一個優秀的自我評量表可以讓你觀察自己目前的成績、生活的品質,如果發現評量分數開始下降,可能就代表生活中出現你應該去調整注意的警訊。

Joe's Goals這是一個功能簡單、介面簡陋,但實用性非常高的網站,提供了一個讓你隨意自訂的自我評量表格,你可以設定自己想要檢驗的項目,然後每天持續對自己的表現加以評分,透過統計曲線你可以看到每天統合分數的升降,從而了解自己是否不斷的進步?還是最近有所懈怠了?

 

  • 收支理財記錄工具:

每個月我們都把錢花到哪些地方?什麼項目是我花了太多錢而必須有所節省?還有我從哪些地方獲得金錢來源?而收支之間是否達到平衡?可以如何改善?這些問題都可以透過日常持續的紀錄,來獲得一個有用的統計分析資料,而數位工具的長項就是記錄與統計。

Ai個人理財高手免費版我在理財工具上的需求不多,沒有股票等投資管理的需求,所以其實也是可以直接利用Excel表格來記錄;而Ai個人理財高手免費版方便之處在於提供更直覺的輸入欄位,讓你可以快速設定各種收支分類,以提供最後的總和計算結果;另外也可以輸入自己的存款、現金資料,與你的開支互相搭配後就能知道自己目前可以動用的資金項目。

 

  • 電子郵件管理:

電子郵件是現代人很重要的溝通工具,不過一來一往的電子郵件也造成工作上很大的時間負擔,這時候一個優秀的電子郵件管理系統就很重要了;我自己使用的是「Gmail」,它有很好的郵件自動分類篩選功能、聯絡人分類管理、快速添加收件者、強大的垃圾郵件過濾,可以幫助我們更有效率的處日每日推積如山的信件。

Gmail Tasks在Gmail中我尤其想推薦這個Tasks整合功能,它可以在Gmail、iGoogle、Google日曆中整合使用,也可以獨立在手機、網頁上操作。我通常利用Gmail Tasks來快速歸類不同工作項目的重要待辦郵件,有些郵件無法當下立刻處理,這時候我將它們歸入Gmail Tasks工作清單中,以後就能快速連結檢視。

 

  • 讓手機與電腦、網路同步:

用智慧型、PDA手機來管理聯絡人、行事曆可以帶來隨身檢視的方便,但問題就是我們如何將電腦中、手機裡、網路上的聯絡人與行事曆整合同步?要不然光是整理與統合檔案就會浪費許多許多的時間。

Google Sync我自己目前使用Google Sync來隨時同步Google日曆與聯絡人,如此一來除了不用擔心手機資料損失(還滿容易發生的),而且可以隨時保持每個地方都看到相同的日曆與通訊錄,也只要在單一地方進行管理即可全面同步。

 

  • 寫個部落格:

寫部落格會讓自己更有效率嗎?這個問題這樣問本身就有問題,應該問的是:「寫什麼樣的部落格有助於提昇效率?」,如果你將部落格當做自己思考後的筆記、欣賞後的心得、內省後的反饋,那麼寫部落格對你來說就一定是一個可以增加效率的工作:因為你用一點點時間,換取以後更有效率的知識累積

Posterous我們很容易讓自己寶貴的想法流失掉,我們也很容易怠惰於思考這件事情上,而寫作是一種很好的促進頭腦消化運動的方法。如果真的沒有時間「經營」部落格,那麼像「Posterous」這樣的工具就是我們隨時練習寫作的好幫手,因為它非常有效率,可以隨時利用電子郵件發表短文,操作與介面都盡可能簡化到聚焦於「發表」之上,或許,2010年讓我們一起練習多寫寫東西吧!

 

  • 使用新聞訂閱:

雖然很多人說RSS/Atom Feed似乎無法推廣起來了,但透過訂閱方式接收知識,確實是一個有效率的好方法。

Google新聞其實Google新聞本身就可以算是一種RSS訂閱的變種應用,你可以透過Google新聞服務接收每天的重點新聞,還可以自訂自己關注的新聞話題,利用Google新聞快速獲得來自各大媒體網站的有用訊息。

Google Reader透過Google閱讀器訂閱各大部落格、網站的最新文章,讓你不出門也能看到天下事,並且進行快速的剪貼筆記整理,更有效率的建立自己的專屬知識資料庫。

 

  • 使用Google搜尋:

是的,使用Google搜尋引擎,多多的使用Google搜尋引擎,有任何問題第一時間就想到Google搜尋引擎,而這絕對會讓你變得更有效率。

Google搜尋我這裡指得不是什麼搜尋技巧或功能,就真的只是很單純的「有什麼問題?問Google」!我自己長期累積的經驗:當你遇到任何難題,不管是技術上的、生活上的、知識上的,如果身邊當下沒有人可以請教,那麼先問問Google,通常都會讓你獲得一些答案,或者起碼獲得一些他人的經驗,而這都是非常有用的。我常常看到很多人為了一個問題想破頭,耗費很多時間,但是沒想到其實只要上Google一查,答案就近在眼前!因此使用Google搜尋絕對是增加效率的不二法門。

 

  • 換個整合即時通:

考量到除了MSN或Yahoo即時通之外,現在我們不管在工作或玩樂上,可能都有與網路社群、微網誌上的朋友交流的需要,所以一款可以整合傳統即時通與新型態社交即時通的工具,有助於增進我們在數位通訊上的效率

Digsby這是我目前用過覺得最好的整合即時通,在Digsby上我們可以收發電子郵件、和facebook上的朋友交談、發表接收Twitter訊息,當然也可以使用傳統的MSN、Yahoo即時通;另外很重要的就是也可以隨時關閉某個通訊帳號,留給自己多一些清靜,進可攻、退可守,善用整合式即時通可以讓我們在通訊上更簡單方便。

 

  • 帳號密碼統合管理:

這一項的前提是你為了安全需求,認真的在不同網站使用多組密碼,那麼你就需要一個簡單好用,又能幫你加密防護的密碼管理工具

KeePass Password Safe這一款免費軟體除了可以讓你分門別類的儲存各種帳號密碼,還提供了快捷鍵當你輸入帳密的功能,不僅儲存上更有效率,輸入帳密時也更有效率。

 

  • 使用一款好的瀏覽器:

作業系統通常你無法自己決定,買PC主機就是用windows,買Mac當然就用Mac OSX,少數人有技術則可以使用Ubuntu,在作業系統上有很多先天因素必須要遷就;但是還好,現在的數位工作已經愈來愈網路化,我們可以說比起作業系統更重要的工具其實是「瀏覽器」,一款好的瀏覽器讓你更有效率的處理網路工作,而且瀏覽器怎麼選擇基本上是你可以完全自己決定的

Firefox雖然Google Chrome和Opera在處理網頁開啟上都比Firefox快,但對我來說在2010年裡,Firefox還是能夠帶給我更多效率的瀏覽器,這主要體現在:更好的自訂功能讓你的Firefox適合你自己的網路工作需求、傳統但對我來說還是很需要的書籤搜尋管理、能夠透過套件隨意切換增添的搜尋列;從以上幾個方面來看,雖然速度上沒有別人快,但透過讓Firefox去適應網路工作後呈現的管理流程簡化,也是可以換取許多時間浪費的。

 

  • 小結:

以上,我列舉了幾個在數位工作中可以增加效率的面向,也列舉了我自己推薦的工具。最後,歡迎讀者繼續留言提供更多我們可以一起在2010年輔助增加工作效率的好方法、好工具;那麼,大家2010年見囉!

留言

  1. 新年快樂呀!!~~
    我是近這幾個月才巧合地發現你所寫的部落
    發現你差不多每天都會更新有用的資訊給我們
    真是為自己增值不少
    所以希望你可以繼續努力!~奸爸嗲!~

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  2. 哇,達成目標一定很有成就感 :D
    希望新年的新希望也都順利成真 ^^

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  3. 幾乎全都跟google有關………

    其實我也一樣,我甚至寫過一篇「我的google人生」……

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  4. 兄弟:

    請問Google Sync有比windows本身的 Active Sync好嗎?

    我一直都用active sync同部google服務, 我覺得還不錯ㄟ

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  5. Happy New Year
    感謝您,在這裡獲得許多寶貴訊息

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  6. 新年快樂~
    其實一直感謝您提供這麼多好用的工具。
    我算是接收者吧,都沒有提供什麼好用的東西給大家XDD!
    但是從您這裡我深深瞭解到原來電腦也可以成為一個讓自己進步的資源和工具^_^!

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  7. re 小丑:

    Google sync是利用active sync達成的功能,
    基本上就是在active sync中輸入google sync的服務器即可,
    我之前有文章介紹到^^

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  8. 我就直接問了
    我沒找到ㄐainlendar線上同步功能阿
    你也沒介紹
    還是 他是付費版功能

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  9. 我上面寫的是Rainlendar

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  10. Rainlendar付費版有和google日曆同步的功能

    免費版只有離線使用功能,沒有同步功能,所以我都只有針對免費版介紹而已

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  11. 新年快樂!!

    Digsby 真是好物!
    感謝!!

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  12. 感謝您提供有用的資訊。

    但對於這句「我慢慢學會如何把長篇文章分段進行」想給點建議,您的出發點是沒錯,但作為您不短時間的讀者下來,個人是覺得學會直接說重點、長話短說比較重要,不過這也只是我個人意見而已,還是謝謝您提供如此多的資訊。

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  13. 感謝您的建議和長時間的支持 ;)

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  14. 我的WM設備上打開Active Sync會直接顯示http://is.gd/b1Vo2里第12條的內容,Google Sync似乎用不了?試用微軟的My Phone,有時會把以前舊的數據同步回手機上,感到很茫然

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  15. 要利用右下角的menu選單設定新的伺服器

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  16. 新年快樂

    儘管我現在才看到這篇


    這幾天一直在看你網站,讓我獲益良多,謝謝!

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  17. 也謝謝你的鼓勵^^
    希望以後多多來交流囉~

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  18. No other tools can parallel the advantages staying offered by the
    Bowflex Revolution Health and fitness center, counting the different variations and possibilities it provides.


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