工作愈忙愈要即時筆記，多花30秒做三步驟記錄，省下未來N倍重工時間
誤解兩分鐘法則，常把人帶進愈做愈花時間的循環
在上防彈筆記法的課程時，我常常會收到這樣的問題：「esor，我的生活和工作中都是一些臨時的、雜亂的瑣事，並沒有什麼很明確的專案和目標。這樣一來，各種交辦不如想辦法當下、快速處理更快，我還需要利用筆記做紀錄，建立自己的工作系統嗎？」
GTD 不是說：「2 分鐘就能回的，立刻處理，不要推遲。」一個簡單交辦，快速在郵件回應就當結束了，還要多做紀錄，不是要多花一些力氣與時間嗎？
我的經驗是：「快回覆 ≠ 不記錄。」兩者不相違背，前者是幫助自己不拖延，後者是幫助自己節省未來工作時間，可以同時進行。
反而我常在工作現場看到許多忙碌工作者，努力追著各種交辦，在郵件、即時通中快速做著各種回應：
把「溝通系統」當成自己的「工作系統」，最終資訊分散、版本不一致、重工率高，陷入愈做愈花時間的循環。
之前「不快速回訊、不整理郵件，專注任務筆記，才是最聰明的整理術」這篇文章也分享過同樣的問題點，而今天這篇文章，我想分享自己的「快速紀錄」技巧。
許多朋友認為只有在處理大專案時，才需要系統化管理。如果我沒有要做什麼「重要的事」，就不需要建立個人整理系統。然而，即使是處理瑣事和臨時任務，也可能遇到下面情況：
我處理一個包裹寄送，快速回應完，接下來發生什麼臨時意外，都兵來將擋，水來土淹，總之「回應完，就當處理好」，沒有額外花時間整理。
但簡單的事情往往會出現比我們想像更混亂的狀況。假設對方需求做了幾次改變、臨時發現需要申請額外單據，這時需要確認一下之前的處理狀況。
如果我們前面只是隨手把事情回應完，就會導致自己要花掉非常多時間回頭去雜亂工作流程中去找資料，說不定還會漏掉一些關鍵訊息。
於是事情變得「愈做愈花時間」，「愈執行愈混亂」。尤其當沒有大專案，手邊都是雜亂臨時事件的時候，只要有兩三個任務發生上述情況，工作流程就可能陷入漏東漏西，花掉更多時間在重整資料的情況。
這時候最有效的方法，其實是隨手就把目前處理的資料、回應的步驟，都「快速記下來」，累積在一個任務、一則筆記當中（防彈筆記法的核心原則）。以後這個任務出現任何變動、狀況，我只要搜尋關鍵字回頭確認即可。
這些任務平常看似微不足道，但累積起來的意外狀況，卻足以讓我們焦頭爛額，直接影響著我們的效率和工作品質。
這時候當然需要建立工作系統。
所謂的目標化、系統化管理，不是要去尋找什麼厲害的專案或漂亮的人生目標，而是針對我們在日常工作生活中面對的許多瑣碎、雜亂、片段、臨時的事情，建立起「節省未來時間」的筆記整理方法。通過這個系統，可以帶來幾個好處：
- 首先，我們會為混亂的雜事找到一個「不會重複浪費時間」、「不會混亂與遺漏」的工作流程。
- 其次，我們會為這些臨時出現的瑣事找到在「下一次重複執行時更有效率」的做法。
- 最後，這些瑣事所累積的微小成果，很多時候也會成為我們工作和生活中「有效的目標累積」。
接下來，我將直接分享我在工作和生活中運用目標化筆記來重新整理看似雜亂的瑣事、臨時雜事的具體案例，並展示這些方法在實際操作中的細節和調整過程。
簡單的任務，應該即時記錄什麼？
當我們專注在當下快速回應，看起來可能只是回了一段訊息，但背後其實做了很多自己沒有意識到的大腦分析、資料處理步驟。例如我要回應一個客戶提問，先花兩三分鐘去找一下前一封信確認目前任務最新資訊，然後再花兩三分鐘時間構思出一個回應結構，然後在五六分鐘之內把這個訊息寄送出去。
看起很快，但是當下一次有人提出類似問題，或者要追縱這一次的進度時，如果我前面的處理沒有留下記錄，於是我得重新再去確認資料在什麼地方，重新思考自己之前是如何思考。（延伸閱讀：為什麼我會避免在郵件、即時通，甚至待辦清單中直接完成工作？）
等於我要重新浪費原本那四五分鐘整理、構思的時間，這樣的「重工」累積下來，就會感覺時間愈拉愈長，工作愈來愈多，流程愈來愈亂。
如果我有記錄，那麼這樣的「重工」時間就能節省下來，日積月累，就是更大量的時間節省。並且工作流程更不混亂，更不容易出錯。
但是簡單的任務，也不值得花費太多時間整理筆記，所以如何「最簡單有效」的即時記錄呢？有三個步驟提供給大家：
- 1. 問自己是哪麼任務的回應？把下面內容記錄回任務筆記。
- 2.在任務筆記中，記錄我做了什麼行動？產生什麼資料？
- 3.如果當下有想到的時候，順手寫下一步還要做什麼？
例如，最近我在幫客戶們設計教學短影片的腳本，我要跟客戶「解釋一下」這個分鏡腳本的邏輯。
我傳了一個 LINE 訊息給客戶，但在我前面提到的「記錄」習慣中，我會這樣做：首先，我打開這個短影片拍攝的任務筆記，延續著目前的記錄，繼續往下記錄這次的回應。
我把自己構思如何跟客戶解釋的過程，直接在筆記中打上重點，甚至在筆記中寫上回應草稿，在筆記中設計回應需要的解說截圖。
都寫好了，就複製這個回應與解說圖，傳到客戶的 LINE 訊息。這樣同時也就等於完成記錄了。（有時候也會反過來，先回應，再把回應貼回任務筆記。）
回應完成後，多思考一下，有沒有要追蹤、要繼續推進的下一步行動，就繼續記在這則任務筆記中。
就是這麼簡單的步驟，有時候先在筆記中打草稿再回應，有時候先回應再複製回筆記，但任務筆記就留下了任務執行過程的完整行動、構思、資料。
老實說，這樣的步驟，我不覺得會多花多少任務執行時間，就算多花 30 秒複製貼上的動作，但未來節省的工作時間一定比這多得多。
簡單的記錄，會成為工作的正向循環
只要利用前面簡單的記錄步驟，積下來的工作系統就會成為不斷提升效率的正向循環。
- 行政雜事 → 流程化
例如大大小小的行政雜事會在這樣的記錄過程變得流程化。我因此會累積出如何寄送包裹的完整步驟、如何跟客戶溝通製作影片的流程。
那麼下一次如果有類似的狀況需要處理，有類似的任務需要執行，我就會省下大量重新思考、重新確認、重新找資料的時間，只要複製上次的流程筆記就可以了。
- 即時回覆 → 模板化
當我把一些問答回應的內容和思考，記錄到任務筆記當中，有時候客戶跟我自己需要確認每個環節的關鍵轉折。與其回到溝通系統去亂找一遍，而且很容易遺漏，在任務筆記當中可以幫我快速確認每一次的溝通變化。有時候對方找不到我之前提供給他的訊息，我在任務筆記中可以馬上重新提供給他。
- 雜亂瑣事 → 目標化
有時候這樣持續的累積，慢慢從雜事瑣事變成有價值經驗，最終轉化成目標。
如果我們在開始要實踐目標的時候，已經有一些之前嘗試過的有效步驟，可以馬上納入目標的流程中。譬如一開始我只是協助客戶做一兩支簡單的短影片，但累積下的經驗，讓我可以開始嘗試看看也把自己的課程文章製作成這樣的短影片。當這個流程修正得越來越好，資料累積得越來越完整，甚至產生一些分鏡腳本等好用範本，那麼說不定我可以把它推進成一個專門製作書籍影片產品、專門製作教學影片頻道的大目標。
目標不一定要從上而下，也可以先從一些自己工作生活中遭遇的雜事瑣事開始。在這樣的過程中，我們找到一些興趣、找到一些方法、找到一些可以創造價值的亮點，然後我們再把它擴大，先從記錄整理，最終成為更有價值的目標系統。
只要花三步驟進行記錄：這是哪個任務？我做了什麼／產生了什麼？下一步是什麼？
不會有「又要多一個系統」的壓力，但是又能獲得下面正向效益：
- 不再版本混亂：現在有「任務筆記」作唯一真實版本。
- 減少重工：以前常為同類問題再思考一次，現在直接複製微調。
- 不會瑣事占滿大腦：把零碎工作變「流程」或「模板」，從雜事提升到可管理的任務。
延伸閱讀：
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