不快速回訊、不整理郵件，專注任務筆記，才是最聰明的整理術

最近在「防彈筆記法」課程中，有學員問我：「看到簡單的郵件或訊息，快速回應掉就好啦！為什麼還要整理成筆記？」我也常常觀察到身邊許多工作者，很習慣隨時拿出手機，打開郵件、即時通訊軟體，開始不斷的快速回訊，這個討論串回完，就切換到下個討論串。因為很多人這樣做，GTD 也說兩分鐘可以處理的問題就快速處理掉，看似合理又正常？

但是，我不會這樣做，並且我看到夥伴這樣做時都會很擔心，因為這樣的工作方式常常是造成混亂與錯誤的開始。

各種訊息東回應一句，西回應一段，散落在不同的討論串與郵件中，一旦同時處理的任務多了，同時對話的人雜了，往往就開始搞不清楚自己到底處理了哪些事情？還有哪些需要處理？搞不清楚現在每件事情的最新狀態？

看似簡單的問題，想要兩分鐘完成回應，但這是不是表示我們會「憑著大腦記憶」來回應，或者更多時候是根據「直覺」來回應，然而大腦記憶、直覺很容易出錯，我確定自己的回應真的是目前任務的最新版本嗎？我沒有漏掉任何細節嗎？

很多時候我就會在即時通訊群組中看到一些夥伴快速回應後，過一段時間才發現自己漏掉某些細節，於是又在通訊軟體裡補充、修正，但這反而是讓訊息更顯得混亂，最後沒有人搞得清楚最新狀態。

那要怎麼辦呢？所以，我的作法是：「建立一個專案、任務唯一真實版本的支持系統，不要浪費時間整理郵件與即時通，而是專注整理『任務筆記』，」（延伸閱讀：為什麼我會「避免」在郵件、即時通，甚至待辦清單中直接完成工作？）

1. 收到郵件或訊息 → 不要馬上片段的回應 → 先確認是否關聯任務。
2. 若關聯任務 → 開啟任務筆記 → 確認任務真實細節（不要憑直覺與記憶）。
3. 對方的訊息重點更新回任務筆記，我的回覆草稿也先寫在筆記 → 再複製貼回郵件/即時通。
4. 在筆記中累積回應歷程，維護這個專案、任務的最新架構、資訊。（感覺讀者提醒，如果要記住郵件的「原始紀錄」時，我現在通常會在筆記中註記郵件的原始連結，或是截圖留下證據）
5. 不整理郵件、不整理聊天，集中精力維護一個筆記系統。

2025/7/26 補充，讀者也在社群中，回饋了他的郵件、訊息、會議紀錄，如何整理到專案、任務筆記的流程，很值得大家參考（我也分享在這裡：來源）。

案例教學：郵件怎麼整理？與其在郵件中花時間管理，還不如寫到任務筆記中即可

• 郵件與即時通訊只是「碎片」，不是資訊管理的核心。
• 不要花時間去整理郵件分類或聊天記錄，因為它們無法呈現專案任務全貌。
• 真正有效的整理方法，是把零散的訊息「整合」到任務筆記中。
• 任務筆記才是專案的唯一真實版本，後續所有確認、回應、決策都從這裡出發。

在「防彈筆記法」課程中，也常有人問我：「Esor，你平常怎麼整理郵件裡那些零碎的資訊與溝通？」很多人期待我會分享 Gmail 的分類技巧或收件匣清理方法，事實上，我在 Gmail 只用最簡單的功能，讓每天收件匣清空即可。

因為真正的整理，不是分類郵件，而是 把資訊整合進任務筆記。

舉個例子：對方傳來一個簡單訊息，我回兩句就能搞定，很多人會直接在郵件回覆，然後不再整理。但問題是，這個訊息很可能屬於一個更大專案任務的一部分，甚至是一個新規格的重要修改。

如果這時候只是「回了就算」，那麼這段資訊就散落在不同郵件裡，專案資訊碎片化，這反而會造成以後確認的麻煩，也很容易讓我漏掉這個專案任務執行過程中，不斷調整的最新版本，或者不斷增加的細節。

所以當我在電子郵件當中看到一個可以馬上回覆的訊息的時候，我就會啟動前面所說的處理流程（更多圖文教學可參考：我如何利用防彈筆記管理日常雜亂的溝通訊息？會不會很花時間？）：

1. 我會先確認這個訊息是不是關乎某一個更大的專案跟任務？例如它可能是某個任務中要增加的新規格，或者它可能是某個專案的合作夥伴跟我確認的某個細節。
2. 如果這個訊息關乎某個更大的專案跟任務，我會立刻打開我的筆記系統，搜尋這個專案任務的關鍵字，找出專案任務的筆記。我要透過筆記來確認應該怎麼回答，而不要依賴我的大腦記憶，因為大腦記憶非常的容易出錯。我直覺的回答說不定不是這個專案任務最正確的細節，所以即使是簡單的回答，我還是希望能夠在筆記上確認一下。
3. 另外一方面我會直接在專案任務筆記中先寫好我這次要回答的細節。沒錯，我就是會在筆記中先打好這次郵件要回答的草稿，修正好用語跟描述方式，再複製貼上到郵件送出。

雖然說原本可能一兩分鐘之內就可以回覆，多做前面幾個步驟，可能要花掉三、四分鐘的時間，可是這時候我就在專案任務筆記中留下了修改的記錄跟細節。

把對方的訊息、我的回應，整理到任務筆記，這會讓我在處理專案任務的流程進入一個正向的循環：

• 不再依賴記憶，不怕出錯。
• 專案的每個變動、每次回覆，都在同一筆記中留痕，資訊整合不再分散。
• 將所有零碎討論集中於專案、任務筆記，避免花時間整理郵件卻仍無法掌握全貌。

如果是快速回覆郵件，但細節就留在那封分散的郵件中，這時候就會開始一個惡性循環。我會開始憑著大腦容易出錯的直覺來回應，常常要跟對方道歉說我搞錯了某些細節，並且工作流程會開始變得混亂，最後無法掌控。

郵件與聊天是過程碎片，任務筆記才是「唯一真實版本」

• 原因一：郵件、訊息分散各地，整理一次不夠，反而要整理四、五次，浪費時間。
• 原因二：郵件再整齊，也無法呈現專案的「最新版本」。
• 原因三：碎片留在原處，未來確認資訊依然需要東翻西找。

無論是郵件還是即時通訊軟體上面的討論，它們都只會是我在執行專案任務過程當中的一部分碎片資料。

也就是說，就算我把郵件系統整理得很好，但是專案任務還有很多的文件、資料、想法依然散落在其他資料夾當中，我還是沒辦法一口氣確認好專案任務的完整流程、完整紀錄。

如果我們一個專案任務的碎片資料，有些在郵件，有些在即時通訊軟體，有些在雲端硬碟的資料夾當中，難道我每個系統都要做一次整理嗎？這樣變成我要整理四、五次以上，反而增加了整理的時間，而且我的系統還沒有整合在一起。

所以我現在反過來做，我不整理郵件，我也不整理即時通訊軟體，我甚至也不太整理雲端硬碟上的資料夾。

我把這些在不同地方的碎片都放進、連結進我的筆記系統，這樣我就只要整理一個筆記系統就好。

即時通訊息怎麼整理？永遠讓「專案筆記」掌握討論的最新版本，而不是散落在聊天記錄

同樣的邏輯，從郵件到即時通訊息都是一致的，很多人花時間研究 LINE 或 Slack 的整理技巧：

• 如何標記重要訊息？
• 如何用內建功能或外掛工具分類？
• 如何備份，避免換裝置時遺失？

但這些努力，真的能幫助你掌握專案全貌嗎？我的答案是：不需要花時間整理聊天記錄，而是把所有片段整合進「專案任務筆記」。（延伸閱讀：如何高效率、不煩躁的處理每天大量又混亂的電子郵件任務？）

LINE 或 Slack 的再強大功能，本質都只是溝通工具，訊息永遠是片段、零碎的。即使分類再精細，討論內容還是分散在數百則訊息裡，很難形成完整的專案全貌。

真正的問題是：我們需要一個「唯一最新版本」的專案紀錄，而不是一堆散落的訊息。

所以當我面對雜亂的即時通訊息，處理步驟也跟上述郵件是一致的：

1. 確認專案任務筆記 收到訊息後，我第一步不是在聊天軟體裡標記，而是搜尋並打開對應的「專案任務筆記」。
2. 複製重點到筆記 把訊息中真正有價值的細節，複製並貼進專案筆記，避免未來還要翻聊天記錄。
3. 在筆記撰寫回覆草稿 我會直接在專案筆記撰寫回覆內容，讓這次的回答與其他任務紀錄整合在一起，再複製貼回聊天工具。
4. 保留唯一版本 這樣，所有變動討論都集中在專案筆記中，而不是散落在不同的聊天紀錄。
5. 不必回頭翻聊天紀錄 之後，我只要查看專案筆記，就能確認任務的完整脈絡，而不必浪費時間搜尋對話。

我常常跟上課學員說：「每天專案、任務雜亂的訊息、變動、討論，是我們覺得造成工作混亂的元凶。但其實這是中性的現實，我們無法要求客戶、長官、老闆不再用片段的郵件、訊息轟炸我們。那怎麼辦呢？我們可以做的，就是建立一個簡單、統一的任務筆記系統，輕鬆"接住"這些訊息轟炸，讓其不再成為困擾即可！！」

專注整理一個系統，讓資訊整合、任務更清晰

郵件和訊息只是「碎片」，不值得花時間反覆整理。

真正該做的，是建立一個能接住所有變動、整合所有細節的「任務筆記系統」，讓它成為專案的唯一真實版本。

從今天開始，別再浪費時間在分類郵件或翻聊天記錄，改用一個筆記系統，集中管理所有回覆與決策，讓你的工作流程更清晰、更可控、更高效。

大家好，我是電腦玩物站長 Esor ，歡迎參考我的系列課程與書籍：

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• 著作：《防彈筆記法》
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