2012年12月25日 星期二

2013 重新思考收納整理術,簡單做也能有效的分類法

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我最近在思考一個關於「整理術、分類法」的問題,出發點是從 Evernote 的筆記整理開始,但應該也可以進一步延伸為適合各種分類的基本方法。例如電腦上工作檔案的資料夾分類,瀏覽器裡書籤的分類,或是自己家裡書櫃與書桌的整理,也包含自己房間物品的整理等等。

雖然說我自己其實很懶得做整理工夫,所以斷捨離的方法還滿適合我的,因為東西丟掉了就省去整理的時間,反而獲得更多時間專注去做更重要的事情。但是這裡不是要講斷捨離,而是面對那些確定要保留的東西時:

怎麼樣取得一種平衡的分類、整理方法,可以花最少的時間,但卻足夠有效?

之前我曾經在 Google+ 的數位工作研究會裡和大家一起討論了這個問題,也獲得了很多回饋,今天就把後續思考的想法,寫成一篇完整的文章分享。這些思考建基於我自己的工作經驗,一定不會適用於所有人,所以也歡迎大家一起來分享你的看法。

 

 

我從對自己工作生活的反省觀察中,歸納「分類整理」時大概有幾種困難情境:

  • 1.花了時間分類,但以後沒有因為這樣分類而能有二次、三次使用這些物品的機會,這樣不是浪費時間做白工?
  • 2.分類很瑣碎,找起來反而變得很花時間?因為資料都在不同的分類裡。
  • 3.不知道怎麼分類(通常是不知道這個資料放在哪裡好,或是一個資料同時適合很多分類),這時候怎麼辦?

 

 

而且更重要的是,「整理」本身不代表事情完成!「分類」只是一個過渡,幫助我把下一步需要的東西在現在做好準備而已。

所以如果要做時間使用比例的安排,我會限制「整理」這件事的最低時間花費額度,即使外表沒有整理到乾淨整齊,但能夠幫助事情完成、能夠找得到就夠。

我最怕自己陷入「整理病」,因為整理這件事情很容易有成就感,相對於完成事情來說整理資料更加輕鬆,還可以讓我一直重複做,甚至想要花多少時間整理就永遠有東西讓我整理下去,只是我不會因為整理本身而增加任何工作進度而已(除非我的工作就是整理)。

 

 

所以在上述的前提與困難中,面對我自己的經驗,下面整理了幾條我對於「分類法」、「整理術」的想法,希望能運用在數位檔案、生活物品當中,也歡迎大家討論與建議:

 

 

  • 一、整理前,先觀察過去的自己:

我不是為了物品去整理,而是為了自己去整理。

所以開始分類之前,與其先去了解物品,不如先來了解自己。觀察自己平常的工作、生活作息流程,知道自己在什麼環節需要什麼資料,由此來建立我自己的分類依據。

舉個簡單例子,例如明明充電器就是要用來充電,但為了乾淨整齊而每次都收到抽屜裡,這似乎不是好的整理方法,反而可能因為懶惰而更容易亂丟。如果這時候直接在插座旁邊擺上一個收納籃,所有充電器就是放在裡面,要用時就拿,不用時就放在原地,這樣不是更符合自己實際的作息流程。

數位檔案的分類也是,分類要建立在自己會怎麼去使用?什麼時候使用?使用到什麼程度?等等基礎上,這是一個立體的工作流程分類,而不是平面的物品屬性分類,如果建立立體的流程分類,那我們只要依據作息就能自然的使用到這些物品,而不用刻意去想:它在哪裡?

我不是在幫物品分類,而是在幫我的工作分類。物品是什麼、檔案資料是什麼都取決於「我要用來幹嘛?」但是我如果要知道這些整理的東西可以幹嘛,我就必須要先了解自己的流程與目前的工作目標。

 

 

  • 二、擁有一個「暫時不整理」的收集籃

但是在實際的整理中,一定常常遇到有很多東西暫時不知道怎麼整理,但又覺得以後可能有用。或者一些東西需要整理,只是自己暫時還沒有時間。這時候我反而覺得不需要「硬要去」整理,因為一個錯誤的、缺乏行動力的分類,反而會讓我自己以後更難找到、甚至遺忘這個資料

所以像是我自己不管在 Evernote 或是實體書桌上,都有一個「收集箱」,專門先暫時收集那些臨時跑出來的物品,先不整理,但要把「所有還沒整理」的東西統一擺放,不要零散。

這樣我每天都可以看到這個「收集箱」中累積了哪些物品,隨時可以把那些後來想想覺得其實不需要的東西丟掉,也可以把確定以後要怎麼使用的物品放入最適合它的分類。

甚至那些臨時拿來、用完即可丟棄的物品,根本不需要花時間分類整理,就先放在「暫時不整理」的收集籃裡,用完就可以去除,這樣節省最多時間,又避免花時間在煩惱分類上。

 

 

  • 三、把用完的資料移開你的工作區

累積東西是一件很可怕的事情,不只是東西一定會愈積愈多,而且更重要的是如果你把「正在使用的」、「以後會用的」、「已經用完的」東西全部放在一起,那麼實際工作起來一定很沒有效率,每次都要從一堆需求不同的物品中找出你需要的。

不管是實體的書桌,或是電腦系統的桌面,還是硬碟檔案的工作資料夾,最後到像是 Evernote 的資料庫分類,我都會非常要求自己做好三個區隔:

  • 正在用的東西。
  • 以後要用的東西。
  • 已經用完的東西。

在工作區域,一定只有「正在用的東西」;換個角度,一定要把「正在用的東西」統一集中在工作區域。這樣我才能保持專注、保持簡單、保持隨手就能使用到需要的東西,更加直覺的開始進行目前最重要的行動。

那些「已經用完的東西」,要不就找方法捨棄,要不就是徹底封存到離開你工作區域的地方。這也就是為什麼我常常分享「電子郵件收件匣」要保持清空

 

 

  • 四、原則上進行最少的整理

你的抽屜愈多,你要拿到所有東西的時間就愈多,如果這些物品都是為了完成同一件工作,那麼只要打開一個抽屜就能拿到不是最有效率?

我在數位世界裡更加容易犯上分類太瑣碎的毛病,因為數位檔案的分類動作太簡單了,可以開無數個新資料夾,在硬碟裡甚至還能一層一層的變化出非常「深沈」的資料夾分類樹。但是這樣只會增加我要找到、開啟一個資料的麻煩。

重點不是分類看起來好不好看、嚴不嚴謹,重點只有兩件事:「我可不可以在需要時知道它在哪裡?並且最快拿到它?

以硬碟裡的檔案總管來說,正在工作進度中的檔案,依據工作專案分成不同資料夾,但這些資料夾一定就在根目錄,也就是我一進入就能看到最近正在進行的工作專案整齊排開。我會很清楚知道自己要去哪裡做什麼。

而且像是 Evernote 的分類也不需要太瑣碎,因為搜尋關鍵字就能最快找到的東西,根本不需要翻資料夾去找,而既然如此又何必多設一大多資料夾分類。

這也是我前面會讓自己用工作流程做分類的原因,因為如果用每個檔案資料的類型、屬性去分類只會變得很瑣碎且不明確,無法跟使用產生關連;而用工作流程做分類的話只要把工作生活中會一起使用的東西全部放在同一個抽屜、分類即可。

 

 

  • 五、分類就先到此為止

分類是為了讓我現在更快開始工作、下次更快開始工作。

那下下次呢?更久遠以後的未來呢?我確實會為了未來做一些整理的準備,但我會盡量花最少的時間,盡量讓分類愈大、愈概括,為什麼?因為未來一直在變,我現在花很多時間為久遠的未來做好準備,誰知道什麼時候未來想法或環境改變了就要重新整理一次?陷入這樣的整理循環是非常浪費時間的。

所以整理與分類就鎖定在目前的目標就好,這個目前可能就是今天、明天,快速整理出讓自己短期內可以完成工作的分類即可。分類一定要有時間概念,我會要求自己「今天就到此為止」。

但是我可以每次都整理一點點,每次都為目前的工作做出最有效的準備,這樣相信即使再繁雜的分類,也會因為持續進行的過程而慢慢變好。並且我依據自己的工作生活情況,才去隨時微調當下最好的分類,避免了「過早分類」可能帶來的不適用、易改變等重複作業的問題。

 

 

  • 小結:

以上是從我個人工作、 生活經驗出發的整理方法心得,當然不會適合所有人,但互相交流是有意義的,歡迎大家也分享你們平常的整理方法與想法。

26 則留言 :

  1. 我覺得分類的目的不是為了搜尋,而是為了形成有體系的知識讓大腦吸收。把某篇筆記歸類到「Evernote技巧」(無論是用筆記本、標籤或中樞筆記與記事連結),為的不是在我想找這則筆記能找到它(如行者大哥所言,搜尋就好),而是當我在研究、思考、回顧「Evernote技巧」這個議題時不會遺漏資料。

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  2. 實務上比較困擾的是用 Evernote 整理知識時~~比如幾百篇關於軟體操作技巧的筆記,這算是「正在用的東西」、「以後要用的東西」、或者「已經用完的東西」?感覺好像都怪怪的......因為它們就只是知識,而知識就是需要時可以參考的東西~~

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  3. 可以定期全檢查一次,用不到的就馬上刪掉不要留戀
    別認為以後可能會用到就留著,就等到要在找就好。
    別認為有感情就留著,這樣的話只會讓自己會越來越多沒用的

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    1. 中肯!
      有時感情太氾濫,導致東西愈積愈多
      一定要馬上刪掉或丟掉...XD

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  4. 這點我覺得很難說,網路上很多東西消失很快,當下沒有保存下來,以後不見了是再也找不回來的~~

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    1. ------------------

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    2. 同意。
      當時沒保存以後再也找不到,
      這才是資料越積越多的主因,
      換句話說愛情麵包很難同得。^^

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  5. 確實,這點還是要看個人需求,雖然在我的工作流程中,也會覺得大多資料在網路上搜尋即可,還會是最新版本

    但這樣不一定適合所有人的需求^^

    不過就像 Phantoms 提到收集資料是為了自己的閱讀和整理知識,這也是一種工作需求。最怕的是像匿名朋友提到的只是為了以後可能有用、有感情就留著,這很容易積累太多無用之物。

    另外像是「軟體操作技巧的筆記」,這可能是為了自己以後有電腦問題時可以查詢,那應該算是「以後要用的東西」

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  6. 我主要分成三大類,正在做的事、備忘錄(例如名片、食譜、工作完成存檔資料等)、針對某領域長期研究整理的知識庫。但是仍然常常遇到不知道要放哪個分類的問題,也許要再開一個「一時興起」的分類@@目前的分類已經是第四次更改,每當生活有改變,目標有改變,就會調整,當然其中也有看到板主的文章跟著改的^^

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  7. 「一時興起」是個好名稱^^

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  8. Evernote用戶名稱可否自行更改嗎?

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  9. 很多资料并不一定非要保存下来,或是一定要分门别类放好,最关键的是,我们必须要能迅速的找到它们。所以重要的并不是分类,而是将它们加上合适的标签,这样就可以通过搜索准确的找到它们了。文件夹形式的分类,并不适合大文件的存放。譬如电影,如果我按照动作片、爱情片、科幻片这样用文件夹来分类,那么如果我要找张三或是李四所主演的电影,那么我是否应该将文件夹的名称改成张三李四而不是动作片爱情片?又或是我想用导演王五赵六来分类,文件夹是不是又得换一套命名方式?但是如果加上诸如[动作片][主演:XX][导演:XXX]标签的话,即使把所有文件都放在一个文件夹中,通过搜索,也可以很快找到自己所需的文件。

    大家如果熟用iTunes的话,就可以体会到,这个软件就是按照诸如艺术家、专辑名、标题等各种标签来管理音乐软件的,还可以通过智能播放列表来实现更强大的管理,实际上iTunes的智能播放列表,说穿了就是一个自定义搜索。很多资料,并没有必要全部都放进Evernote,需要查找的时候打开Google搜索一下就可以找到,除非是经常需要用到,或是较难在Google上搜寻到的,才需要记入笔记。

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    1. iTunes真的很好用
      或是說"標籤"這種分類方式真的很好用 ( 以目前來說 )

      只是雪特還有好多影片都不知怎麼管理
      Mac 裡找不太到適合雪特的管理軟體...QQ

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  10. 关注esor的博客很久了,我现在的整理方法也有类似的地方,就分享一下,我有以下八个目录来存工作内容:
    0-Archive 存完全完成和过去的东西
    1-Receive 任何从别人那里拿到的或者未分类的都会吋这里
    2-Project 正在进行的工程
    3-Document 文档类(这个分类我自己不满意,在考虑要去掉)
    4-Course 讲座
    5-Idea 各种开始实践的想法
    6-Summary 总结或分享
    7-Tools 自己开发的工具/脚本
    8-TempWork 临时工作内容,和上面提到的“一时兴起”很类似

    对于这个分类来说,我也考虑可能是要合并一些,比如6和4很容易重合,经常是做完讲座,就会当作分享文档发出,或者先发了文档,大家反响不错,要求再进行一个讲座。
    呵呵,个人心得。

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  11. 看過很多人整理的技巧,也模仿過很多人的,最後發現,那些會讓你混亂的都是自己沒有養成習慣的部分; 也就是,許多會亂放的資料,都是沒有直覺應該要放在哪裡的。所以,小弟是**循序漸進地**在培養一個適合自己的歸檔"系統"

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  12. @蔡小帅 :

    很棒的分享,十分同意。


    @冰河魔法师 :
    具體的經驗很有啟發性~

    @大樹:
    循序漸進很重要,分類與整理不應該一次就做好,因為根本不可能,那只會讓自己更加被綁手綁腳。

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  13. 請問 要怎麼做才可以如你照片中顯示的一本本資料夾?謝謝囉

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  14. 請問 要怎麼做才可以如你照片中顯示的一本本資料夾?謝謝囉

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  15. 呵呵,那是 iPad 版的 Evernote 就是長那樣

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  16. 建議火狐附件:scrapbook。擷取網路資料非常方便好用又耐用!

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  17. 不管什麼工具,整理分類方法都是可以互通的、

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  18. 謝謝您的分享。
    我經常閱讀您的文章,每讀完一篇,就提升了我的工作和數位工具使用的效率。我也是Evernote的愛用者,每天都用,兩年了,這真是一個工作和生活的好工具。
    日前購買了您經驗和心血的結晶-「Evernote超效率數位筆記術」,花了兩天時間看完,感受到您的用心,不吝於分享,十分感佩。

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  19. 我在苦惱你的這篇文章 我想收藏在書籤資料夾裡 但資料夾不知該叫啥名稱..你能否給點意見..

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  20. 「稍後閱讀」

    我的意思是,可以用下次你打算怎麼利用這篇文章來命名你的資料夾

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