2012年12月17日 星期一

進入 2013 年之前,許你的 Evernote 一個更有效率的分類

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今年一整年透過與大家更多的交流,學習了很多 Evernote 的筆記整理方法,而到了 2012 年底,想說該是時候把自己的 Evernote 筆記分類做一個微調整,去掉一些「用不到的」分類,增加一些「會用的」分類,並且讓筆記管理可以更加簡單、更加集中(用不到的意思是分類後卻再也沒打開過)。

我自己在做筆記分類時有一個最基本的原則:「分類要有行動的意義」,之所以建立某個資料夾,是因為這個分類可以指引我的行動,而不只是因為那些資訊屬於那個分類而已。我希望我的筆記分類清單一展開,呈現的是一個我的「工作流程」,就像是待辦清單一樣,這樣的筆記分類可以指引我、提示我應該去做什麼。

所以,今天讓我來分享自己調整過後,目前的筆記分類方式,基本上依據我之前寫過的「Evernote 筆記分類與標籤心得教學:建立會翻開的抽屜」為原則,但繼續改進讓這樣的分類對我來說更簡單集中、更有指引行動的意義。然後,也想拋磚引玉,邀請大家來分享妳的筆記分類方法。

 

 

  • 堆疊一:行動夾:面對下一步行動

在這個堆疊(群組)中,放置那些我「目前」隨時需要使用的筆記,我每次不管從哪種裝置進入Evernote,都優先看到排序在最前面的「01.行動夾」,並且絕大多數的筆記行動都會「集中」在這個群組裡完成。

這樣做的好處時,我一進入Evernote,看到的不是一大堆資料,而是各種下一步可以執行的行動筆記,集中在這個行動夾裡進行所有的筆記處理。

資料部分,在需要的時候去搜尋即可,但更重要的是筆記分類要能呈現出「下一步應該做什麼」、「現在可以做什麼」,我覺得這樣的分類可以活化筆記的處理。

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  • 為什麼我需要一個「00.收集箱」?

各種情況新建立的筆記,我大多都先丟到這個「預設」的儲存位置,例如街上拍下來的照片、一段臨時的錄音,開會時隨手的想法筆記,那些「即時」的紀錄但通常無法當下整理的,都先丟入「收集箱」。

於是我每天晚上回去看收集箱,看到的其實不只是筆記,而是今天收集而來的「待辦事項」,這時候我會把這些內容轉化為行動規劃,整理到其他真正的筆記中,然後每天把「收集箱」清空。

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例如一個具體的流程會像是這樣:開會時記錄了A工作、B工作需要完成的目標,還有一些一邊開會一邊想到的零散靈感,這則開會記錄先丟在收集箱。晚上回家後,從收集箱裡看到還有一則開會記錄尚未處理,於是我把筆記內A工作的目標加到真正A工作的筆記、B工作的目標加到真正B工作的筆記,那些靈感則儲存到我專門儲存寫作草稿的資料夾。於是,這則開會記錄就可以刪除了。

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在收集的當下,要做上述的分類會很麻煩,也不一定有時間,所以我從自己的實作中發現,擁有一個臨時快速儲存的「收集箱」,並且每天去把收集箱內的待辦筆記清空,可以兼顧快速筆記與事後整理的需求。

 

 

  • 寫字台:想法靈感需要累積培育

「行動夾」堆疊裡我有一個「寫字台」筆記資料夾,這裡專門儲存我隨時想到的想法、靈感。然後常常回到這裡來「培育」這些想法,慢慢讓他們成長,直到最後他們羽翼豐滿,可以飛向這個世界為止。

例如要完成一篇部落格文章的過程,一有想法,我就立刻先記錄下來,這時候很有可能只是一句話。然後隔一段時間,又想到什麼,就補充上去,慢慢的想法好像有了一個雛形,就開始建立大綱。

這時候也有可能想法只能長到一定階段就覺得自己想不下去了,那就分享到社群中,聽聽大家的意見。若是幸運的這個想法真的發展出了大綱、一些段落草稿,那樣就可以從寫字台轉換到寫成一篇部落格文章的編輯器上了。

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  • 日記收集:收集自己的行動比剪貼更重要

我會利用 Evernote 來收集自己生活中的各種行動,其實也可以說就是寫日記,但這和一般寫日記比較不同的是,可以利用數位工具做到更簡單的收集,並且還有助於之後的再次利用。

例如在「踏查日記」中,利用 Evernote Food 快速完成生活中很多行動的拍照,拍照同時也把事件發生的時間、地點自動記錄下來,不管是食記,像是活動記錄也很適合利用 Food 完成。

又或者像是我很喜歡看電影,所以後來我發現累積看過什麼電影?對電影有什麼心得?看電影那天做了什麼事情?對我是很有意義的事情,所以在「行動夾」堆疊中我也建立了一個「電影物語」的記事本,專門收集電影筆記。

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我覺得對我來說,記住自己做過的行動,比起剪貼別人的資料要更有意義。所以我在「堆疊一:行動夾」中,全部都是管理行動時的筆記,而不要讓資料庫類型的筆記混雜在這裡,干擾我的行動。

 

 

  • 工作、生活的專案管理,不要讓筆記零散

工作上可能手邊同時進行很多案子、多個報告,這時每一個專案我都用一則筆記統一管理。生活上也是,可能同時在練習很多自我成長、學習的目標,或是在做多個旅遊規劃,也是每一個獨立的案子就用一則筆記管理。

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所以我在行動夾的群組裡,有一個「工作板」和一個「生活版」,分別管理這些工作與生活上的專案管理筆記。只要是屬於同一個工作的內容,就全部記錄在單獨的一則筆記裡,可以把這則獨立筆記想像成整個工作的「進度表」、「規劃表」、「目錄索引」。

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這樣的好處是集中統一,例如我現在要查看、編輯香港旅遊行程的規劃,我就是看這一則香港旅遊的專案管理筆記就好,所有資料都在同一則筆記上,而不是在好多個不同筆記之間作業,後者會增加很多的麻煩。

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  • 堆疊二:工作與生活專案的資料庫

但是工作與生活上的專案,難免需要收集很多資料,會有很多文件,難道這些要全部儲存在同一則筆記裡面嗎?好像不可能吧?

例如我在規劃香港旅遊,當然會收集很多香港景點的介紹、餐廳的食記、交通工具的使用資訊等等,這些當然沒辦法全部寫在同一個筆記裡。

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我在群組分類上還會分「02.工作資料庫」、「03.生活資料庫」,專門依據每個工作需求,建立不同的資料夾,用來儲存那些剪貼、收集而來的資料。但是,每一次我剪貼新資料時,我一定會利用「記事連結」,依據這則資料未來要用在哪一個任務上,連到相關的工作生活專案管理筆記中。

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例如我剪貼了一個香港地鐵的路線圖與搭乘建議,那麼我可以把這則筆記,用「記事連結」的方式,整理到上一段說的「香港旅遊計畫專案管理筆記」中。這樣做有幾個好處:

  • 1.剪貼的資料不需要煩惱分類,因為全部可以在專案管理筆記中透過連結做目錄索引,不管資料被分到哪一類,透過專案管理筆記,你都可以統一管理所有相關的資料。
  • 2.找資料時不用到資料夾裡面翻找多則筆記,而是在一則統一的專案管理筆記裡,自然有你的答案。

 

 

  • 用標籤提醒重要的事情

用關鍵字搜尋通常都可以找出需要的筆記內容,但有時候我的需求並不一定是找出內容,而是要快速知道「重要的筆記」在哪裡?例如有哪些筆記是今天很緊急需要趕快做的?

所以我會把筆記加上「today」的標籤,表明這則筆記很重要,需要被關注、檢查、編輯。而工作時,我可以點擊「today」標籤,立刻過濾出所有最重要的筆記來做相關作業。

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我最近也換開始用一些更因時制宜的標籤來提醒自己「該透過筆記做什麼」,例如最近公司頒佈了一連串不同的新行政流程規範,我把這些記錄下來的筆記全部標上「行政新政」的標籤,提醒自己最近要特別注意。

標籤應用我會很彈性,隨時在改變筆記的標籤,也會臨時的因應需要新增需要的特殊標籤,用完後再刪除這些標籤。

 

 

  • 堆疊三:封存資料:隔離那些已經用過的內容

分類時我會盡量避免那些用不到的內容,跟正在使用的內容混雜在一起。因為這會造成我要查詢資料時更加麻煩混亂。

因此前面不管是行動夾、資料庫中使用完畢(專案結束)後的筆記,我一定全部移動到「堆疊三:封存倉庫」中,這些資料或許以後還會需要查詢,所以先留下來備查,但絕對不能跟現在正在進行的工作混在一起。

這樣一來,我才能從「行動夾」裡聚焦在目前真正的工作上。

甚至,為了不要讓封存倉庫無限擴充,最近我開始把2012年已經用完的資料,統一整理到「2012封存」堆疊,讓它排序在整個分類清單的最下面,避免干擾「最近封存」的使用率比較高的內容,也讓以後每一年累積的封存可以有更好查詢的方式。

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  • 小結:

「分類的意義」不是在於幫筆記找出它的位置,分類真正的目的應該是「幫自己找出怎麼才能再次使用這則筆記的方法」。我不是在幫筆記分類,而是在幫自己工作的流程做分類。

所以重新整理自己 Evernote 的筆記分類後,規劃出了「行動」-「資料」-「封存」三個流程。平常工作時都集中在使用「行動」分類裡的內容,因為包含「資料」中筆記都已經用記事連結的方式關聯到「行動」中的管理筆記了。

而當「行動」裡的筆記處理完畢,就移出行動區域,放到「封存」區域,讓行動區域永遠都是正在做、準備做的筆記,這樣我在使用 Evernote 時可以更加輕鬆有效率。

最後,我想邀請大家一起來留言分享,分享在 2012 年結束時,你會怎麼整理你的 Evernote 筆記分類,讓它對你來說更有效率呢?

21 則留言 :

  1. 你好,经过你的分享后,我的evernote资料夹会动起来了~
    但是我有些地方不明
    1)如何把google drive的资料放进笔记本里?
    2)当我把pdf file放进笔记本里,可是出现了可以在笔记本翻阅的pdf file,我不想看到pdf file里面的内容,这如何做呢?

    谢谢你的分享

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  2. 1)如何把google drive的资料放进笔记本里?
    這部份目前只能放Drive的文件網址連結

    2)
    可以到「工具」-「選項」-「記事」中,勾選「一律將PDF顯示為附件」

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  3. 您好~在行動方面參考這個帖子後明朗了很多;另外我自己感覺我把Evernote的使用偏向個人知識管理,實踐了很久但總感覺組織起來很沒有條理,在知識回顧感覺很零散.我是使用tag來進行知識的樹狀組織,但是在tag在ipad上卻又不是樹狀顯示的..我都要瘋了. 不知道老師在這方面有沒有相關的經驗分享呢?

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  4. 異塵大
    我用evernote也很久了
    可是還是有些疑問
    就是他的資料夾似乎沒辦法作多層次的
    最多好像只有兩層
    不知道有沒有辦法增加? 還是說我設定錯誤
    順便再提一個問題
    我很喜歡instapaper的書籤功能
    因為它可以設定資料夾
    可是也是最多只有一層
    不知道線上書籤有沒有多層次資料夾的功能?


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  5. @neptune
    可能要實際知道你想要組織的知識資料是什麼,才能比較好提供我的一些經驗。

    另外,知識的組織,也可以試試看用「記事連結」的方法,或許會比分類更有效率。


    @matisse
    evernote只能做一層的分類(「堆疊」我覺得只能算是群組),但這是有意義的,因為你的分類太多層,要檢索時會很麻煩(分類時也是很麻煩)

    但數位資料的特性應該是很容易「搜尋」到,或是利用Tag做更有彈性的整理。

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  6. 您好,我遇到的问题是,不是很清楚笔记本文件夹和标签的区别,如何利用,什么时候用笔记本,什么时候用标签,请求指教

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  7. 可以參考這一篇有詳細說明:http://playpcesor.blogspot.com/2012/04/evernote.html

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  8. 版大, 我剛使用ios版的evernote, 想請問如何刪除note?

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  9. 按著該note久一點後放開,應該能看到刪除選項

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  10. 謝謝,我發現個問題,通過Googlereader訂閱翻譯(成簡體中文)後,您的文章是不全的,要適應繁體了

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  11. 版大,..我還是不能del ios版的note..:(

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  12. 想要請問使用evernote軟體
    若以手機進行同步處理
    會不會佔用掉手機很多無線傳輸量
    剛要續約再考慮用多少流量比較適合
    感謝

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    1. 我知道可以查詢evernote帳戶的每月上傳傳輸量
      想請問的是用手機同步處理時會不會每次都會再另外消耗掉無線網路的傳輸量
      謝謝

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    2. 這個其實要平常自己觀察比較恰當(用流量監控軟體,或是Android內建設定,查看不同App佔用的流量)

      但同步時通常只同步筆記列表,或是少數有修改的部份,理論上不致於佔用太多的網路流量

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    3. 了解 感謝
      謝謝你的分享
      evernote真的很handy

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  13. 請問如果是和其他使用者分享的連結
    (別的使用者沒有用evernote)
    有辦法不要讓它出現在google的搜尋結果中嗎?
    這造成我很大的困擾...

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  14. 作者已經移除這則留言。

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  15. 請問要如何設定封存筆記不同步,找很久沒看到,有些封存的筆記不想同步到公司的電腦,謝謝

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    1. Evernote 軟體端目前無法這樣設定,使用軟體的話一定會全部下載筆記到電腦

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    2. 原來是我自已在幻想。我以為有這個功能, 可能是看到dropbox 有就已為他也有 ,感謝熱心回覆 謝謝你

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