2012年9月1日 星期六

清空收件匣之前,從根本處減少你收發的電子郵件數量

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我喜歡用一張大海的照片當做Gmail的背景底圖,而當我每天貫徹執行之前常常提到的清空收件匣原則時,就可以從露出來的海闊天空中得到一種成就感,當然,這樣的最佳化整理郵件作法也會讓工作更有條理。

然而,這裡面有時候可能會產生一個誤會:我收到非常多郵件,但我有很好的郵件整理方法,所以我不怕這些大量郵件,可以保持效率。

這中間的錯誤之處在於,每天收到很多郵件並非值得炫耀的事情,與其事後整理,我們更應該追求:「一開始就不要收發那麼多郵件」(這裡不是談論垃圾郵件問題),也就是從一開始,我們本來就可以運用很多其他方法、工具,讓我們不需要一直收發電子郵件才能溝通!

電子郵件在很多時候並非最佳溝通方式,但如果這時我們還是繼續以郵件溝通,那我們不僅要耗費功夫整理大量郵件,事實上郵件整理得再好,用郵件溝通起來本身就是相對沒效率。

 

 

例如哪些時候其實我們不需要用電子郵件溝通,可以改用其他工具溝通會更加有效率呢?

 

 

  • 一、用私社群討論串取代用郵件對話與通知

現在Facebook有私密的社團功能,Google+也有私密的社交圈設定,在這兩大社群服務中,只要開一個討論串,就能邀請團隊夥伴直接留言互動討論。

即使是Gmail、outlook.com有郵件討論串的功能,但即時性(有時還更容易找到對方)、互動性、易讀性還是比不上Facebook、Google+上的一則私密討論串。

如果你的目的不是重要文件檔案的往返,而是「真的只是要對話、討論、聊天、通知」,尤其是「要同時與多個人討論」,那麼不需要用到電子郵件,現在的Facebook社團、Google+私密社交圈會是更好的溝通方式。

把電子郵件空間留給更重要的工作處理。

 

 

  • 二、用Evernote、Google Docs取代用郵件確認資料內容

開完會後大家要交換會議記錄,或是工作伙伴之間要交換文件檔案,甚至是團隊之間要彼此確認各種內容與進度,這時候如果用電子郵件:

  • 1.不僅會產生非常繁複的收發數量。
  • 2.而且很難彼此保持「共同的最新正確版本」內容。
  • 3.保存備份最終檔案不易。

但如果會議記錄大家透過「同一個Google Docs文件」即時線上編修呢?

如果資料交換透過「同一個Evernote資料夾」一起收集筆記呢?

雲端文書服務的優點,在於同一份文件在線上多人協同編輯,大家編修的是唯一一份的共同檔案,解決了版本不同步的問題,也解決了備份最終確定版本的問題,而且,更重要的是:

你不需要再用電子郵件不斷往返確認、寄送資料了。

 

 

  • 三、用Dropbox取代用郵件交換檔案

這一點其實基本精神和第二點相同,只是因為檔案分享是一個大家常常用郵件解決的問題,所以再獨立出來強調。

在一個團隊裡面,如果需要分享一個共同檔案給所有夥伴,用電子郵件寄送後,後續如果有人遺失檔案,那麼還要再寄送一次給他,如果後續這個檔案有最新版本修改,又要再寄送一次。

而如果使用Dropbox的話,假設團隊成員都擁有一個彼此共享的Dropbox檔案資料夾,與工作相關的重要共通檔案都在上面,那麼不管是有人需要找出某個檔案,或是需要派送最新版本檔案,都只要直接去Dropbox裡解決,省下很多用郵件往返寄送檔案的功夫。

 

 

  • 四、用公開社群分享資訊

以前我們會用電子郵件「轉寄」重要的一些新聞、八卦、話題內容,但現在與其大家採用煩人又不一定有回應的郵件方式轉寄,不如直接把這些有趣、有用的最新資訊分享在自己的社群中

Facebook、Google+、Twitter就是最容易讓你獲得、交流最新資訊的地方,瀏覽、分享也比電子郵件更加容易。

 

 

  • 結論:

如果你想得更透徹,就會發現,咦?經過上面的步驟,但我「需要處理」的訊息量並沒有減少,只是從電子郵件「轉嫁」到其他地方而已不是嗎?

是的!確實是如此。

但正是因為電子郵件其實「不適合」處理即時資訊、內容編修、檔案交換、協同工作、新聞分享,以前因為沒有其他工具,只好用電子郵件,但現在我們可以簡單獲得很多新的工具來解決上述問題。

所以當遇到上述的情況,如果我們改掉繼續用電子郵件解決的方法,換成用其他工具解決,透過「減少那些現在已經沒有必要的電子郵件數量」,來讓自己不管在整理收件匣,還是處理其他工作上都更加的有效率。

7 則留言 :

  1. 非常有见地!值得学习!谢谢!

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  2. 問題是如果其他人沒有用這些服務,還得叫他們注冊,而Email幾乎是人人都有…

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  3. 所以這就是為什麼要推廣的原因了XD

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  4. 作者已經移除這則留言。

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  5. 其實異塵行者滿適合寫本email(or gamil)的專書,我從您這裡學會改造我gamil的設定,也改了滿多使用習慣,哈。

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  6. 公司內部比較會關心的是保密性, 所以推行還是有困難啊(嘆)

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  7. 很好的觀點,電子郵件已經附加太多不相關的功能在其上面,但是,因為方便,大家都這麼做。

    解決的方式是如果能以電子郵件為基礎,方便的使用上述功能,應該會更多人實際去執行這樣的做法。

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