2011年10月12日 星期三

屬於你的另類技巧?10個數位工具創意利用心得

如果給你一張白紙,那麼你可以在上面寫筆記,你也可以在上面畫圖,或者你想把白紙拿來包東西,甚至你把白紙折成一架紙飛機都不會有人阻止你。這些都可以說是一張白紙的功能,只是有些功能是基礎的、易見的,有些功能則比較隱藏,需要使用者發揮想像力來發掘。

有時候,一個數位工具如果用得熟練後,就會想要多拿它來榨出點剩餘價值。例如電腦玩物中常有讀者提到他們會拿「Google Docs」當做「Evernote」,即使Google Docs掛著文書處理之名,但誰說不可以拿來做筆記?這就是很棒的另類延伸用法。

工具的功能當然會有限制,但有時候只要使用者改變想法、調整方法,那麼就能解決遭遇到的工具問題,或是發揮更多工具用途。雖然大家都想遇到完美工具,但事實上現實世界不存在這種東西,然而幸好人是懂得變通的,所以即使沒有發現自己的百分百工具,但利用自己的變通就能填補那不完美之處。

本著這樣的精神,今天打算來寫一篇實驗性的文章,我想依據自己的經驗,去思考看看一些常見的軟體、服務,有沒有可能發揮出一些另類的、延伸的使用方法?下面的心得有些是我自己實際的體驗,有些則是我的異想天開,有些可能不一定很顛覆,但最重要的是我想拋磚引玉,邀請大家也一起來分享看看你有沒有一些工具另類用法的心得?

 

 

  • 01.用Google Docs當做即時通

Google Docs是很不錯的線上文書服務,它的協同合作功能讓大家可以即時編輯同一份文件,並追蹤版本的修改,在團隊合作、客戶溝通時十分有用。

而我自己有時候要透過即時通和工作伙伴線上討論事情時,我都會婉轉的詢問他們願不願意直接到Google Docs上開講。這樣做的好處應該很明顯,那就是所有的討論、對話、採訪、會議記錄在即時通的當下就完成記錄。

用Google Docs當做即時通,只要開一份新文件,大家在發言時先打上自己的名稱代號即可,而且好處多多:除了同步完成記錄外,還有像是每個人都能隨時修改、補完之前發言;另外因為是在文件裡對話,大家比較會注意言詞與邏輯通順等等。

如果是工作談話且對方不介意,直接拿Google Docs當即時通其實更有效率。

 

 

  • 02.用Google Calendar當做日記本

Google日曆可以同時建立多組行事曆,而且可以隨時開關行事曆。透過這個特性,其實我們可以在Google日曆裡開一個行事曆專門用來寫日記。

建立一個日記本專用行事曆後,平常隱藏起來(因為不要跟正常工作行事曆互相干擾),每天晚上打開,然後寫下當天的心得、故事,甚至還能直接依據時間段落來記錄當日的不同事件!另外Google日曆的日記中可以添加地點(地圖),可以上傳圖片(檔案),甚至還可以連結好朋友(如果你願意分享的話)!

不管是私人日記,還是你與情人的兩人交換日記,都可以透過Google日曆完成一本內容超豐富的日記。

而且如果是自己的成長日記的話,還能直接就和工作行事曆互相對照,比較事前安排與事後檢討的對比,好處是不是非常多

 

 

  • 03.用Remember the Milk記錄點子

Remember the Milk當然是非常優秀的待辦事項服務,它擁有十分完整詳細的管理排程功能,不過,我雖然每天都打開RTM,卻並非把RTM真的當做「正統」待辦事項工具來使用。

我的RTM用法更接近「點子資料庫」。RTM的格式就是輸入一條「標題」,然後設定設定重要性,或是加上資料網址,頂多加個時間,這樣簡潔的輸入特性很適合拿來快速記錄簡短的點子、想法與素材。

另外RTM可以使用清單管理,於是我的不同工作專案就會建立不同清單,然後關於那個專案的點子想法就記錄在底下,有需要激盪腦力時就打開清單看一看,隨時可以取用。

結果就是最後我的RTM裡並無法看出「應該做的事」(因為我沒有認真管理與排程),但倒是可以找到很多點子,後來我也覺得這對我來說是個不錯的用法。

 

 

  • 04.用Blogger當社團私密佈告版

Google的部落格平台Blogger最近增加了一些動態面板,這些預設的版型很適合拿來當做新聞資訊流,或是當做相簿網站使用。

另外Blogger可以設定成私密狀態,並且禁止Google搜尋檢索你的內容,且只允許特定人進入你的部落格,或是允許特定人進行編輯管理,而這都表示Blogger其實是可以當做社團、工作團隊來私密研討、共享圖文內容使用的

我相信也有很多朋友真的已經這樣使用了。

 

 

  • 05.用社群網站建立新聞頻道

例如我的Twitter中,利用List功能建立了「網路新聞頻道」,這對我來說就是一個小型的Google Reader,甚至是一個更便利、更即時的新聞閱讀工具。

如果再加上使用像是Flipboard這樣的行動閱讀App,把原本的連結分享,變成真正的電子媒體閱讀版面,那麼社群網站確實可以透過分類來建立自己的新聞頻道,更進一步的,也可以當做Google Reader來使用

除了Twitter,別忘了Facebook也有名單分類功能,只要做好分類,這些都是可以利用的新聞台。

 

 

  • 06.用Google Reader當Evernote

輕度資訊需求用戶,或者說只需要即時資訊的用戶,我覺得現在確實可以用社群網站取代Google Reader了。

不過,重度使用者還可以讓Google Reader發揮訂閱以外的更多功能。例如Google Reader有個特性,就是你讀過的文章其實都有留備份在雲端中,意思就是即使對方從部落格刪除文章,你也可以在Google Reader找回來,而這也讓Google Reader其實可以當做資料儲存庫來用。

只要組合使用像是tag、Note功能,加上Google Reader還可以剪貼外部網站的資料存入資料庫,所以要把Google Reader當Evernote其實也不是做不到。

 

 

  • 07.用Evernote分享線上遊記

Evernote可以分享自己的「筆記本」分類資料夾,將其公開在網路上,讓知道網址的人可以瀏覽,後續你在同一個筆記本裡新增的記事內容,當然也同樣會更新到分享網站中,例如:「https://www.evernote.com/pub/esorhjy/wordpress」。

而且Evernote筆記可以加入照片,可以錄音,可以添加檔案,所以只要善用形式,要公開分享你的遊記、食譜都做得到!

這時候,誰說Evernote不能當做部落格來用呢?(當然,這是當你不在意SEO等所謂的經營的情況下。)

 

 

  • 08.用Twitter滿足一個人的心情碎念

Twitter雖然是開放大家互相「關注」來「關注」去的,但Twitter有個優點是容許每個人隨意開許多帳號,不用實名制,另外你也可以把特定帳號設定為「私密」,這樣只有你允許的關注者才會看到你的消息。

而這時候,Twitter就化身成你最好的樹洞,你可以擁有一個正常人的溝通帳號,再擁有一個隱形人的私密帳號,任何想說又不能對大家說的抱怨,就丟進這樣的帳戶當中吧!

 

 

  • 09.用Fences進行文件流程管理

桌面軟體中最值得推薦的工具就是「Fences」,它在windows桌面上讓你隨意自訂「圍欄」,把雜亂的桌面進行快速分類整理。

而我們可以善用分類功能,把分類變成一種工作流程管理,設定「待進行」、「進行中」、「已完成」三個柵欄,由上至下,你的文件檔案依照目前狀態擺進相應柵欄中,而文件改變狀態後,只要一個拖拉,就能變換位置。

最後,我們只要專注整理在「已完成」柵欄中的檔案,將它們歸檔即可。

於是Fences除了是桌面整理工具,也變成你規劃桌面工作流程的幫手了。

 

 

  • 10.用Firefox分頁群組當老闆鍵

Firefox分頁群組在建立多個分類後,可以利用快捷鍵〔Ctrl〕+〔`〕,快速切換到不同的分類中。

於是我們可以建立「工作用」、「偷閒用」的分類群組,然後在老闆逼近時快速切換到你應該面對的網頁。

 

 

  • 小結:

上述我自己發想、實踐的一些工具延伸玩法,或許不一定很精采,但都是我想邀請大家也一起來討論的心得,所以,最後就讓我再邀請大家一次,歡迎大家來分享你怎麼惡搞工具?發揮創意?物盡其用?的各種技巧。

10 則留言 :

  1. 我也大量使用RTM記錄點子、靈感,尤其在手機可以快速輸入
    有時候比輸入到Evernote還快,因為只是一句話或幾個字而已

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  2. GCal -> reminder -> sms -> 個人秘書服務
    Gmail draft -> 記事簿
    Twitter list -> 手機看新聞
    Youtube -> 歌庫
    Gtalk -> Gmail -> 個人私密日記
    (跟自己另一個帳號聊天 , 再把聊天記錄寄給自己 , 標題 : 日記 20111010 諸如此類 )
    efax -> 當 scanner 用

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  3. 我都拿evernote的截圖功能,當作bug回報的工具。在開發的軟體上發現bug,當下就用evernote截圖下來,補上操作環境,運用evernote的分享功能,email寄給工程師。自己也留一份筆記,作為後續追蹤使用。分享給大家~

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  4. 用GOOGLE DOC當即時通....躲避老闆的好方法??

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  5. 我的小技巧比較簡單。
    在Chrome 的瀏覽記錄中, 搜尋"Dictionary",
    可以重溫自己用網上字典查過的英文生字, 加強記憶。
    對於我這個學生很有用。

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  6. 哇,這真是善用歷史紀錄的好技巧啊^^

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  7. 用google文件當即時通真的太酷了

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