Tag2Find 把 Web2.0 Tag 標籤管理術帶入桌面檔案檢索

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(寫在前面:本文我曾經發表於很久之前某一期的《密技偷偷報》雜誌,暫時忘了那一期XD,不過現在貼上這篇文章到自己的部落格中,主要是因為想要聊聊標籤管理的方式,也算是為了我即將完成的EverNote3.1心得分享鋪路^^)

我想使用過電腦來管理檔案的朋友,應該都曾經碰到過類似下面的情形:一段錄製好的家庭生活影片,猶豫要將其歸檔到「生日」的資料夾好,還是歸檔到「女兒」的資料夾好,因為放進其中任何一個資料夾,就代表你以後無法在另外一個資料夾裡面找到這段影片,但是如果把影片複製成兩份,各自存在兩個資料夾中,那又實在太過耗費硬碟空間。

於是傳統的綱目式分類法必須有所改變,我們需要一種「更有彈性」、「更能表現出複合關係」、「更能體現資料多樣性」的分類方式,而「Tag標籤分類」這種發源於Web2.0網路的獨特方法便應運而生,並幫我們解決了上述問題。

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今天要介紹的Tag2Find軟體,是一個對有大量檔案管理需求的人來說,會很實用的一種檔案資料檢索工具,因為它運用了「Tag標籤分類」的方法,讓你可以快速並深入的查出你想要的內容。

Tag這種管理方法因為一些Web2.0的網路服務而受到矚目,例如Flickr網路相簿和Del.icio.us網路書籤,都利用Tag來管理其龐大的相片和網頁資料;而我們的電腦中其實一樣擁有複雜的資料檔案,既然如此,何不來學學別人成功的範例,也試試看在電腦桌面上運用「Tag標籤」的檢索方式呢?

 

  • 傳統分類V.S.新式標籤管理

Windows的檔案系統採取了樹狀的母子結構,層層堆疊,資料因此能達到某種分門別類的結構性,這是傳統的分類方式。但是就如圖一所示,分類底下的資料,被歸入分類後就受到「管制」,即使彼此之間有所關連也「無法溝通」,這導致了我們在檢索時的侷限,例如進入A分類只能找到甲資料,不可能找到乙資料,我們也不可能透過受到A分類管制的甲資料來找到丙資料。

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如果是「Tag標籤」的管理方法,則會呈現出不一樣的局面。在圖二中,我們可以看到「標籤」是一種由不同資料共用的元素,而每項資料主體可以享有多種標籤;於是當我們查找A標籤時,可以同時找到甲和乙兩種資料,然後我們發現甲資料擁有一個B標籤,於是透過B標籤我們又發現了可能相關的丙資料,資料間便透過「標籤」的方式得到了溝通連結,甲、乙、丙三種資料也同時保留了它們的獨立性與關連性

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  • 你覺得它是?輕鬆給資料下標籤

「Tag標籤分類法」操作起來非常簡易,你只需要針對每個獨立資料去定義你覺得屬於它的標籤即可;例如關於一首歌,你可以給它加上「台語」、「抒情」、「對唱」等等標籤,如此一來以後你就可以透過這些標籤來找到這首歌,或是找到其它相關的歌曲。

使用者從頭到尾只需要做一件事:「給資料下標籤」,然後你的資料庫系統就會自己建立起來。而下標籤時記得要打破你自己傳統分類的思維,標籤分類法並不是要追求一種整齊劃一的管理(當然深入應用標籤後,就會發現還是需要某種管理,這個是更進階的問題,要實際應用後才能體會),而是要訴求有彈性、有效率的檢索。因此你其實只要問自己:「你覺得這個資料是什麼?」然後賦予這份資料多個定義,當資料庫裡被下標籤的資料多起來後,會自然形成一個俗稱為「標籤雲(Tags Cloud)」的資料系統,你便可以透過它來檢索出你的資料。

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前面講解了「Tag標籤」在管理上的優勢,而對使用者來說,只要輕鬆的下標籤,然後你的檔案就會慢慢自己形成一個體系,這種省時省力的方式,是不是很有吸引力?所以本文要介紹的「Tag2Find」,就是一個可以幫你電腦主機裡的檔案架構出標籤系統的軟體,透過本文的教學,大家趕快來更有效率的搞定自己的資料管理難題吧!

 

  • Tag2Find的安裝流程

下載軟體並進行安裝,要注意的是Tag2Find要先安裝.Net Framework 2.0,並且要在NTFS的檔案系統中才能順利執行。如果符合上述條件,就可以開始安裝軟體。 Tag2Find安裝完成後,需要先進行一些基本的設定。當你看到「Welcome」的畫面時,按下右下角的〔Next〕開始進行設定。

在「Database」的頁面中,你需要設定一個未來用於儲存標籤設定的索引庫位置。因為Tag2Find使用的是和Windows不一樣的管理方法,所以需要額外一個檔案來存放那些標籤資料。基本上不需更改設定,直接按下〔Next〕。

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接下來Tag2Find會顯示它可以追蹤的磁碟機基本上只要是本機的磁碟都可以支援,以後你可以任意的幫這些磁碟裡的檔案下標籤。同樣的,確認資料後,直接按下〔Next〕繼續。然後Tag2Find會開始啟動它的服務,並在開機時常駐執行兩個小程序:「T2FService.exe」和「tag2find.exe」,加起來大約會佔用40MB的記憶體空間,不太會影響到電腦系統的效能。

安裝的最後一個畫面,有一段簡單的教學示範影片,第一次使用的讀者可以先花點時間觀看一下,這樣會讓你更容易上手這個小軟體。觀看完影片後,按下〔Finish〕就可以完成整個安裝過程。

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  • 立刻上手:大量檔案自動上標籤

剛安裝完Tag2Find的朋友,可能會想說,我之前不知道有這個好工具,所以一大堆已經存在的檔案根本沒有下過標籤,這樣要重新建立標籤系統不是反而很花時間嗎?別擔心,Tag2Find已經幫你想好了簡單的幫大量舊檔案加上標籤的方式。

完成安裝後,Tag2Find應該會直接跳到幫大量舊檔案自動化上標籤的畫面。在這個畫面中你可以選擇要被自動上標籤的檔案位置,例如可以勾選「My Documents」,稍後就可以自動為「我的文件」裡的檔案加Tag,決定後按下〔Next〕。

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但是在同一個磁碟或資料夾裡的檔案類型很多,並非所有的檔案你都需要建立標籤檢索。所以第二個畫面中,你可以勾選「import only selected extensions」,並繼續勾選你想幫其加上檢索標籤的副檔名,完成後按下〔Next〕。

在「Tag Suggestion Modes」中,你可以設定Tag2Find自動幫檔案上標籤的方式。例如勾選「based on parent folders」會根據檔案所在的資料夾名稱加標籤;勾選「based on file extension」則可以根據副檔名來下標籤;「based on file metadata」可以從檔案的元資料中找關鍵字來訂標籤。

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在上個步驟中如果點擊〔Options〕,可以進入稱為〔Categories〕的自動化標籤名稱設定。在這裡你可以針對「Archive壓縮檔」、「Document文件檔」、「Image圖片檔」、「Movie影片檔」、「Music音樂檔」和「Web網頁檔」各種檔案類型自行設定專屬的標籤名稱。決定後按下〔OK〕。

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全部調整完後,按下步驟3的〔Finish〕,接著Tag2Find就會根據你前面的選擇,開始從檔案類型、檔案位置、檔名等等資料來做分析判斷,並快速幫你的舊檔案都自動加上相關的Tag。

完成後,你可以在瀏覽視窗中看到全部被加上新標籤的檔案列表,綠色的部份就是新加上的標籤。你以後還是可以打開這個「New Tag Browser」的視窗,並選擇左上角的【File】→【Add Files from】→【Directories】,來重複這個自動上標籤的流程。

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  • 即時監控:增訂新檔案的Tag標籤

解決了舊檔案都沒有上標籤的問題,或許你還想問,那我每天都會新增的許多檔案有沒有方便的增訂標籤方式?當然有,Tag2Find可以即時監控你新增的檔案,並提供簡單的介面讓你為這些新檔案上標籤。

當你安裝Tag2Find後,它會常駐在你的系統,並在桌面右下角的系統列中出現一個圖示。這時候Tag2Find其實已經在監控你的電腦,如果你有新增檔案時,桌面右下方會浮現出Tag2Find的「New File Monitor」視窗

浮現這個新增檔案視窗的用意,就是要讓你方便的為新檔案加上標籤。首先勾選你想上標籤的檔案項目,然後在下方的輸入欄位中填入你想增加的標籤名稱, Tag2Find支援中文的標籤內容

你可以同時增加多個標籤,每個標籤中用「,」隔開即可。如果你輸入的標籤是之前有加過的,那更上方的視窗會顯示出符合你目前輸入關鍵字的既有標籤,你可以快速選擇一個已經被使用過的標籤名。

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把你一次想加入的標籤都輸入完畢,然後按下視窗畫面右下角的〔→〕,就會開始把標籤資料加上去,如果你一次要新增的檔案量比較大的話,那麼有可能會需要比較久的等待時間。

另外你也可以點擊彈出視窗右上角的選項按鈕,這時候可以針對「即時監控」的資料夾來進行設定,Tag2Find預設監控的是「我的文件夾」和「桌面」,這是兩個我們最常會去新增資料檔案的地方,而如果你有其他常用的資料夾,都可以透過右方的〔+〕新增進來。

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  • 快捷檢索:透過Tag呼叫相關檔案

透過前面的「自動上標籤」和「即時監控」兩大主要功能,相信大家都可以透過Tag2Find來輕鬆的幫檔案上標籤了。不過事情還沒完,我們之所以要運用Tag標籤,當然最重要的目的是讓檔案檢索更為方便。所以下面我們就來介紹Tag2Find內建的檔案快速檢索功能。

在Tag2Find的系統列圖示上點擊滑鼠右鍵,打開功能選單後點選【Floating TagBox】,如此一來桌面上就會出現一個浮動式的搜索列。不過這個搜索列是讓你透過Tag標籤來檢索檔案,和一般的Windows檔案搜索大不相同喔!

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當我們在Tag2Find的搜索列中輸入一個字母時,Tag2Find就會自動幫我們去配對目前已經存在的標籤關鍵字,你可以用鍵盤的〔↑〕、〔↓〕方向鍵來切換相應的標籤,決定後按下〔Enter〕即可。

這時候更上方的視窗會出現擁有這個標籤的所有檔案,找到需要的檔案後,你就可以直接用滑鼠雙擊目標檔案來快速開啟。

如果第一次檢索出的量太大,你可以用複數的標籤來縮小檢索的範圍,方法還是一樣利用「,」來區隔多個標籤。另外你也可以看到視窗裡面會列中目前檢索檔案中有包含的其他Tags,你可以直接點選這些標籤來組合檢索的過濾條件。

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你可以透過直接點選搜索列右方的〔→〕按鈕,來打開全部符合條件檔案的瀏覽視窗,在這個瀏覽視窗的左方,你可以看到包含輸入標籤的所有檔案,還可以預覽圖片、影片和音樂。此外在瀏覽視窗的右方,則可以看到這些檔案所包含的所有標籤,你可以在這團「標籤雲」中,繼續針對你感興趣的Tag來延伸你的搜索。

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  • 進階編輯:手動進行歸納整理

透過前面這三個基本功能,其實已經可以很順利的開始使用Tag2Find了,基本上「Tag標籤」管理的訴求點之一就是「簡單易用」,能把管理的時間壓縮到最小、最有效率才是其目的。不過我們當然還是可以在需要的時候,透過手動的方式來做一些進階的Tag標籤編輯管理。

在Tag2Find的系統圖示上按右鍵選擇【New Tag Browser】,打開Tag的瀏覽編輯視窗,這時候我們可以用滑鼠拖曳的方式,來將想要編輯Tag的檔案拉進視窗當中,或者透過【File】→【Add File From】的方式來加入檔案。

加入檔案後選擇上方工具列中的【New Edit Tags】,就可以打開一個編輯分頁,在這個分頁中你可以針對這些檔案來進行Tag標籤的增減與管理。

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你可以在編輯視窗的右邊看到目前所有檔案所包含的Tag標籤,標籤名稱後面的數字代表在視窗裡擁有這個標籤的檔案數目。你可以先在視窗左邊選擇好想要編輯的檔案,然後在右邊標籤列表的〔+〕、〔-〕按鈕上來增減你所選取檔案的Tag。

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接下來很重要的一個步驟是,當你編輯管理好檔案的標籤後,千萬要記得,到上方按下〔Save〕來儲存。如果按下旁邊的〔Save All〕,則是儲存所有分頁的編輯結果。

 

  • 快速編輯:隨手為檔案加上Tag

除了透過視窗分頁來編輯大量檔案,Tag2Find也整合在Windows的系統中,當你隨時看到有檔案想為它加上Tag標籤的話,只要圈選檔案後點選滑鼠右鍵,然後選擇【Quick Tag This】,就可以方便的進入這些特定檔案的標籤編輯畫面

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「Quick tag this」不需要進入編輯畫面,當你圈選特定檔案並進入快速編輯後,會在你的浮動搜索列彈出一個視窗,裡面包含了剛剛選擇的檔案,這時你只要直接在搜索列裡填入想加上去的標籤,按下〔→〕。

所有添加Tag標籤的格式與方法都和之前一樣,最後會出現一個視窗問你是否確實要幫這些檔案加上新的標籤,按下〔Yes〕確認後,就完成了快速編輯的動作。

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  • 效能設定

在系統列的Tag2Find圖示上按滑鼠右鍵,選擇【Options】,就可以進入設定畫面當中。

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切換到〔Advanced〕標籤頁面,勾選中間的「Optimize for speed」,可以透過增加Tag2Find的記憶體用量,來優化Tag2Find的執行效能。如果你有足夠多的記憶體,那麼多分配一點給應用程式來用,是合理的選擇。

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  • 小結:有「意義」的搜尋

網路上的搜索龍頭Google推出了頗有劃時代意義的「Google Desktop Search」,這個桌面搜索工具可以讓你深入檔案的「內容」去查找資料,例如一篇word的檔名叫做「543.doc」,而它的實際內容包含了旅遊、台灣、美食等等辭彙,當你用Google Desktop Search時,便可以用美食等字詞來找到「543.doc」這個文件。而且Google的桌面搜索還支援去找電子郵件等等資料的內容,更是大大增加了實用性。

但是你應該也會發現,身邊的朋友們使用Google Desktop的機率似乎不高,除了真正有商務用途的人士外,一般人還真的很少會用Google桌面搜索來作為查資料的工具,為什麼呢?因為Google Desktop真的很耗資源,除了為了要查找每個檔案的內容,所以必須建立一個以「GB」為單位來計算的龐大索引檔外,在建立索引檔過程的效能也不盡然能讓人滿意。

我們可以看到「內容搜索」雖然有其優點,但是也有很明顯的缺點存在。而Tag2Find正好彌補了這些缺點,它本身比起Google Desktop當然輕巧許多,因為不需要去檢索內容,所以也沒有龐大的索引資料庫需要負荷。最重要的就是Tag2Find利用標籤分類的管理方式,等於是幫每個檔案增訂各種「有意義」的「關鍵字」,如此一來當你要找檔案時,既不會被檔名侷限,也不會陷入內容的沼澤中,對於圖片、影音等沒有文字內容的檔案照樣可以增加標籤,於是一找就可以找到你自己想要的關鍵目標。

留言

  1. 不曉的這個軟體有沒有備份功能
    萬一有天系統重灌
    會不會還要重新分類
    TAG是另外寫在資料庫還是寫在原檔案

    文章中提到
    ”在「Database」的頁面中,你需要設定一個未來用於儲存標籤設定的索引庫位置”)
    如果直接拿去用在新灌好的電腦,會不會水土不符

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  2. 我也想問一下...如果當檔案刪除的時候, Tag記載的資料會不會自動跟著刪除呢?

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  3. 这个是好东西。
    另外行者同学:你的这个站点我用FF打开怎么总是弄得我的FF假死啊?现在只好换成Chrome进来了。是我的FF问题还是你这里的问题?
    好想把Chrome替换掉FF,可惜偶的很多扩展已经无法不用,什么时候Chrome能全面支持FF的扩展呢?

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  4. everything能检索这些标签么?

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  5. To inforabbi

    應該是你的firefox的問題,因為我也都用firefox來瀏覽自己的網站,並沒有遇到開啟的問題耶??

    還是有其他朋友也遇到這樣的問題嗎?

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  6. To rw:
    好問題,索引庫應該是可以移動備份,不過重灌後是不是就可以直接用,這個我沒有實際試過XD

    To CHCOOBOO:
    如果你刪除了某個檔案,那麼利用Tag搜尋時就不會搜尋到這個檔案(因為檔案已經不存在啦,檔案才是主體)。

    To 匿名:
    everything無法檢索這些標籤,
    因為Tag2Find本身就是一個檔案搜尋工具。

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  7. 好,我现在就差这个软件了。因为有太多的文档需要管理,单纯的文件夹分类已经无法满足了。

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  8. 好東西。一直在想有沒有這樣的軟體來解決我檔案歸檔的問題。

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  9. NTFS Change Journal 看來是用來追蹤新增檔案 (或變更?), 官網 What is the NTFS Change Journal?
    至於 tag 是否能備份, 或重灌後沿用, 我也很好奇

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  10. 还有没有其他软件 能够有这样的功能? 我使用的时候发现软件不能支持硬盘的格式

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  11. 我也是会出现inforabbi 提到的假死状况的,我用ff或op或ie都会出现,但我发现,如果在读取完正文的页面时手动停止就不会假死(也就是说尽量不读取完正文右边的东西就不会假死),万一手动停止不及时就会假死了,只能中止浏览器进程。

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  12. 這軟體對中文標籤的支援性好像不是很好
    我輸入「軟體」,卻顯示「  」

    而且選項中也沒有看到像「字型」的設定,這樣要排除是不是字型問題也沒有辦法..

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  13. 好的,頁面載入的問題我再檢查看看^^

    感謝大家的回饋

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  14. its great!

    可以搭配everything,如虎添翼!

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  15. 40mb内存的话,我选择google desktop是不是更加方便搜索到我需要的文件呢?

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  16. 呵呵 Google Desktop整體要耗費的系統資源比起Tag2Find要多得太多了

    至於Google Desktop是否能更方便搜索到需要的文件?
    老實說這點我覺得要看從哪個角度看,
    假如你有用過Google Desktop,
    你會發現內容搜索是很強大(但也非常耗資源)
    但是假設你輸入某個關鍵字後,跑出一堆雖然文件內容含有那個關鍵字,但卻不是你想要的檔案時,
    你就會發現內容搜索雖然找到的東西多,
    可是你要在去翻出你想要的反而麻煩。

    而Tag2Find的優點就是標籤搜索是「有意義」的搜索
    所以只要確認標籤
    基本上找到的就是你所針對的檔案了

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  17. 我後來是有搜尋到一套,叫作Tagged Frog
    有出免安裝版本的,目前試用中,暫時發現的缺點是ok與cancel鍵這兩個鈕上的文字看不到...

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  18. TaggedFrog portable 0.83 還挺簡單用的
    剛試試看的結果,感覺最累人的是要建TAG...
    不過要搜尋的話,還是需要打開原程式(還沒發現有整合功能??)
    常駐時記憶體約佔43M,看樣子差不多

    YU大的缺點好像是VISTA才會出現~
    官網:http://lunarfrog.com/download/

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  19. 感謝你的的推薦
    我也來試用看看囉^^

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  20. @匿名: 我的系統是xp的

    @異塵行者: 期待您的試用心得分享喔~

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  21. 請問我在option裡面設定監視的資料夾,並且在下方的Extension填入我想監視的副檔名。可是在監視的資料夾新增一個不是我想監視的副檔名,還是會跳出新增檔名的視窗,請問這是設定的問題嗎?

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  22. 這個問題我也不是很清楚,我再找時間試試看^^

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  23. 我下載了,可是不太會用a,可以教我嗎?

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  24. ㄟ...呵呵 我以為我文章裡面已經說明的很詳細了XD

    確實如果要深入使用
    那還真的可以還有好多好多要講的
    但似乎不是短文章可以表達的了

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  25. 我在嘗試用這個,但遇到一個問題
    在打tag的textbox中,不能轉換輸入法
    只能夠打英文,但是可以 copy and paste 把中文貼上去...

    請問這是正常的嗎 ?

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  26. 應該可以切換輸入法才對?

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  27. 你好,我是大陆的学生,在使用Tag2find的过程中遇到了一个问题:当我打算对一张网页截图的图片(1281*2024,JPG,783KB)添加Tag时,提示我“尝试读取或写入受保护的内存。这通常指示其他内存已损坏”。
    我不太理解这个错误,麻烦你能给我看下吗?

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  28. 把圖片檔案存到另外一個地方(磁碟)試試看

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  29. @異塵行者:
    换一个位置,然后添加Tag,再把文件剪切回去,的确解决了问题,很感激!
    不过可以解释下这个问题吗?谢谢!

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  30. 我也不是很清楚具體原因

    只是看你說的錯誤訊息後,覺得應該跟儲存位置有關而已^^

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  31. 作者已經移除這則留言。

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  32. 這看起來真是太棒了,先下載來玩看看!

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  33. 原來異塵兄已經介紹過標籤式管理了:D

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  34. 想請教異塵兄有,利用這種概念進行文章分類的RSS reader嗎?

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