linoit 電子便利貼最佳線上解決方案:備忘同步、小組傳紙條、待辦事項管理一次搞定

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大多數的人應該都有用過「便利貼(Sticky)」:一張黃色的小紙片,背後有一條可黏貼的位置,你可以在紙片上寫下重要記事的備忘錄,然後貼到辦公桌上你隨時可以看到的地方。雖然是一張很簡單的小貼紙,但是卻讓健忘的我們能夠有效率的去完成工作的流程,可以說是現代人GTD行事管理上很重要的一種工具

當然,因為現在許多人的作業都是在電腦中完成,電腦桌面其實就等於是我們的辦公桌、讀書台;所以也有許多軟體型的「電子便利貼」,它們「免費」,可以「無限重複利用」,寄居於我們每天開機都會看到的「電腦桌面」上,幫助我們解決各種筆記上的問題。這種便利貼工具軟體非常的多,不過今天要介紹的「linoit」,讓我一用過後就非常驚艷,並且立刻決定轉用,因為它具備了上述所有電子便利貼的優點,但是一個最與眾不同的特色為:這是一個「線上版」的便利貼「社群(單純的社團、群組之意)」,透過「網路桌面」解決隨手筆記、小組工作上的「同步」、「分享」與「提醒」等問題。

linoit除了透過將便利貼「網路化」而帶來許多令使用者興奮的新功能外,它在基礎的記事管理上也不馬虎,像是支援中文輸入、支援圖片張貼、具備行事曆功能,以及具有賞心悅目、簡單易用的介面等等,每個地方都表現得很優秀,所以非常值得有這方面需求的朋友試用看看。

要使用linoit,需要先註冊一個免費的帳戶,來到網站首頁,你可以先在下方的「Popular Canvases(畫布,在linoit中用來稱呼每個網路桌面)」中,看看別人公開的便利貼桌面,大致了解一下linoit的面貌。然後你可以點選﹝Create an account﹞來進行註冊,填寫用戶名稱、密碼、Email信箱(作為以後的鬧鈴提醒功能),勾選「Accept our Terms of Use」,按下右下方的﹝Create an Account﹞就可以立刻開始使用自己的linoit便利貼桌面了。

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  • linoit線上便利貼,不再擔心同步問題:

第一次登入你的linot,你可以在左下角的功能列看到你擁有的便利貼畫布(canvas),除了做為私人的「Main」主畫布是不能刪除外,你可以在帳戶內隨意的增刪不同用途的便利貼畫布。而在右下角則可以看到一個行事曆管理的功能欄位,以及畫布位置的移動預覽框。右上角的控制台則是讓你增添各種便利貼或圖片,以及做進階設定的地方。而其餘的位置就是你可以自由設計、張貼備忘的便利貼桌面區域了。

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做為一個網路服務,理所當然的linoit可以在多台電腦中「同步」處理你的記事,因為不需安裝軟體,只要連上網路就可以讀取和管理你的資料庫了。

 

  • 新增圖文便利貼:

linoit的功能非常豐富,但是它的介面很好懂也很好操作,基礎的便利貼功能只要看一遍就可以馬上上手,而許多深入的應用你只要慢慢使用就可以摸索出來,整個使用流程設計得很順暢。

首先新增便利貼的部份,你只要到右上角的控制台,將其中一張便利貼紙用滑鼠拖曳到畫布中即可,輸入你的文字,選擇字型、圖標或便條顏色,按下﹝Paste﹞就大功告成。要張貼圖片也是一樣,拖曳photo的便條然後上傳圖片即可。

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在每張便利貼的右下角,你會看到一排功能按鈕,由左至右分別是編輯便條、設定行動日期、分享給朋友、分享到其他畫布、撕下這張便條,部分進階的功能,我們後面繼續介紹。

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  • 標籤分類管理:

便利貼雖然有隨手記事的方便性,可是有時候很多不同案子、不同工作階段的便利貼全部混在一起時是不是反而感覺混亂?而linoit提供給用戶「tag標籤管理」的功能,你可以在編輯介面簡單的為每張便利貼加上多組類別的標示。

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除了加上標籤外,在畫布上點選某張便利貼右下方的「標籤」,這時候該標籤會切換成粗體字,並且畫布中只會出現擁有該標籤的同類記事,這個功能讓我們可以快速的對不同類別的工作備忘進行管理。

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  • To-do list行動時程管理:

linoit也具有簡單的工作日程清單管理功能。在便條中你可以新增工作的日期,然後預設狀態lino會每天用Email來提醒你該日的工作備忘錄。

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此外右下角的行事曆中也會用顏色標明有工作的日期,或者當你在行事曆或便條上點選特定日期時,你的畫布就會浮現專屬於該日的工作便條。透過這個簡單的介面設計,你要管理或觀看工作時程都更為方便。

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  • 傳紙條功能,將備忘寄送給朋友:

linoit也善用了它是個網路服務的特性,加入了線上的小組分享、協作的功能。例如你可以快速的將某條記事寄送給朋友,只要點選便條右下方的﹝寄送﹞功能按鈕,你可以填入朋友的Email,或是加入你在lionit上面的小組成員名單(如何在lionit加入朋友,請看後面的說明),你可以勾選「keep copy」保留一個備份在自己的桌面上。

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如果你接收到其他人傳送給你的便條,會顯示在「main」的主畫布上面,該張便條左下角還會顯示該位朋友的頭像。一些相關事件的通知,也會採取這種便條傳遞的方式,是不是有點像以前在學校班級中的傳紙條遊戲呢?

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多了這個團體間的傳便條功能,還有我們後面會講到的共享桌面功能,讓lionit增加了非常大的應用空間,像是社團間的公告、朋友間的約會提醒、活動後的照片分享、工作同事間的會議備忘,甚至是一些悄悄話,都可以透過這些功能來完成。

 

  • 增刪管理便利貼畫布:

Canvas畫布,亦即便利貼桌布,在linoit中是可以無限增加的,除了「Main」這個主畫布無法改動外,其他都可以自由變動。在左下角畫布選擇功能列的右下角點選齒輪狀的圖示,就會展開一個讓你新增或編輯畫布的控制視窗。

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在畫布的編輯畫面中,除了可以設定名稱、背景外,你還可以選擇此畫布是否要公開(private私人的、friends朋友間共享、public公開的)。在下方還有許多進階的項目可以設定。

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  • 新增共享型便利貼畫布:

在lionit中你可以建立一個公開的便利貼桌布,開放讓朋友、小組成員,或者所有的人可以在上面分享、提醒、筆記各種事情。新增共享畫布的方法很簡單,依據前面的教學進入新畫布的設定畫面,勾選「Public」,並勾選「Allow others to put stickies 」允許其他用戶增加新便條,或者勾選「Allow guests to put stickies」允許沒有linoit帳號的所有人都可以增加新便條;最後再勾選「Notify when someone puts a sticky」,管理者就可以在有人新增便條時收到通知。

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當然,我也為「電腦玩物」設置了一個完全公開的便利貼畫布,位置是:「http://linoit.com/canvas/esorhjy/PlayPCSticky」,歡迎大家試用(不需登入亦可試用),有任何資訊分享也可以自由在上面張貼。

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  • 設定便利貼的私人屬性:

當你將某個便利貼畫布設定成公開,或是設定成和朋友共享後,有沒有可能某些你需要張貼在這張畫布上的便條其實並不適合公開?lionit也想到了這種隱私上的可能需求,你可以在便利貼的編輯畫面勾選「Private」,如此一來這張便利貼就會變成私人屬性,即使在公開的畫布上,除了擁有者外,其他人都無法看到這張便利貼。

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  • 設定你的時區:

在右上角的控制台中點選﹝Dashboard﹞按鈕,可以進入後台的設定畫面。

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首先如果要讓行事日程管理有效運作,當然時區的設定很重要,所以進入後台設定後,選擇「Preference」,在下方的「TimeZone」選擇你的工作時區

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  • 設定事件提醒:

你也可以選擇linoit提醒你重要事件的方式。在後台設定左方的功能列表中選擇「others」,可以進入更深入的設定畫面。在「Notification」中就可以設定新增便條的提醒和每日提醒的方式

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  • 設定用電子郵件發佈便利貼:

每次都要登入linoit來發佈便利貼會不會覺得有點不夠「迅速」?例如有時候你可能想透過手機發佈便利貼,或是某則電子郵件想要轉成備忘記事,這時候其實都可以利用linoit的電子郵件發佈功能

進入「便利貼canvas」的設定畫面,裡面有一個「Allow to create stickies via Email」的選項,勾選它,儲存並重新進入設定畫面後,你就可以看到「專屬於這塊畫布」的一個電子郵件帳號,以後只要把訊息發到這個位址,就會直接張貼到該畫布上了。

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  • 剪貼網頁內容到linoit變成便利貼:

你也可以把linoit當作一個臨時的網頁內容剪貼簿,如果瀏覽網站看到什麼重要內容或資料,你可以直接剪貼圖文,並發布在linoit上面。只要到後台設定中選擇「Others」,然後切換到「Tools」,這邊你可以下載你在linoit行事曆的ics檔案(適用於google行事曆或rainlendar),另外你也可以獲得「lino it」的書籤小工具Bookmarklet),將那個小工具連結拖曳到你的書籤工具列即可。

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以後逛到想要擷取的網頁,只要按下書籤工具列上的「lino it」,就可以自動抓出文章的標題、網頁連結,還可以自動擷取圖片,然後由使用者決定要擷取到linoit的實際內容即可。擷取的內容會變成一個單則的便利貼,你還可以在擷取時決定這個便利貼要丟到你的哪一個便利貼畫布上。也就是說,linoit也可以當作一個剪貼板來使用。

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  • 邀請新朋友加入:

如果你想善用linoit的團體共享功能,就要先邀請朋友加入linoit,在後台設定畫面,用「invite your friends」邀請朋友加入這個服務,用「Add your friends」來加入朋友的linoit帳戶即可。後續你可以在linoit的後台中切換觀看朋友們的linoit便利貼畫布與狀態(但是設定為私人屬性的畫布無法觀看)。

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當你進入別人的畫布觀看時,你可以在右上角的控制台點選﹝星號﹞,將這個便利貼桌面加入你的最愛清單,方便以後來瀏覽或增添紀錄。

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  • 封鎖特定用戶,刪除自己的帳戶:

或許linoit用久了,有了一些隱私上的顧慮或其他考量,你可以到後台的「My Friends」裡面刪除特定朋友,或者進入「others」設定中,選擇「Black List」來封鎖特定用戶,讓他們無法在你的畫布張貼訊息。當然,你也可以選擇「Delete Account」來刪除自己的整個帳戶內容

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  • 小結:

linoit是個很不錯的線上便利貼服務,它許多強大的功能是軟體型的便利貼所不具備的。對我來說,像是可以隨時隨地透過網路取用資料庫,還有優秀的便條分類管理功能,以及很棒的便利貼桌面自訂性,都是讓我喜歡這個服務的理由。而它的線上共享、協作功能,我覺得也有很大的應用、發揮空間,值得好好研究一下。

 

 

留言

  1. 如果同時有桌面版同步就更好了.
    如果萬一上不到網還可以使用.

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  2. 嗯嗯,如果有一個可以離線使用,上線時同步的桌面端也不錯。

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  3. 係呀~~~
    好似依家依個咁...
    o係公司好難用下的
    一來係 network 唔穩定.
    二來係比人見你開o左個 brower 又會比人話.

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  4. 感覺功能好像跟goole的日曆沒什麼不同
    只有介面長得不一樣
    是不是可以比較一下當中的差異?

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  5. 我想你的問題應該在於,你本身沒有便利貼的迫切需求。所以只是從行事曆的角度去看linoit,才會覺得兩者相似。

    這其實沒什麼,軟體服務本來就是為了使用需求而生,所以如果你只是需要行事日程管理的話,那麼Google日曆就是最好的選擇。

    而如果你需要的是便利貼、佈告版、剪貼區、To-Do List、備忘錄等等功能,那麼linoit提供了一個不錯的架構讓你去用。

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  6. 對了,因為我自己習慣用Firefox和IE7,
    忘記要提醒一下,這個網站不支援IE6。

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  7. 網友將您的文章集結在:

    免費又環保的便利貼
    http://wowtree.com/tree.php?aid=134

    網路因分享而偉大,再次感謝您~
    (若有侵權或不當引用,敬請來信告知)

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  8. 其實這個電子便利貼拿來當作教學使用也很方便,可以讓學生上網貼資料,我是這樣應用的:
    http://edumeme.blogspot.com/2008/06/blog-post_564.html

    另外,它的便利貼網址中的 canvas 改成 rss 就是 RSS 位址,比方說我前述那篇文章提到的便利貼在:
    http://linoit.com/canvas/YukieChen/Trichobatrachus_robustus

    那麼它的 RSS 位址就是
    http://linoit.com/rss/YukieChen/Trichobatrachus_robustus

    可以同時滿足『喜歡看條列式清單』及『喜歡看便利貼式外觀』的人。:)

    我覺得這還滿方便的!!:D

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  9. 很棒的應用方式,
    感覺真的很適合用在課堂上,
    感謝你的分享

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  10. 你好
    很感謝你的分享
    但我在使用linoit的時候
    會不斷的出現object error
    想請問你有沒有出現這種情況過
    如果有的話 又該如何解決呢?
    謝謝

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  11. Hi, I am one of development team member, user name orange at lino. lino recently released to lino '08 summer and supported Chinese interface! All the interface and top page can be shown in Chinese, so please try changing language setting to Chinese. To change language setting, go to Dashboard > Preferences and change language from English to 中文(Chinese).

    I am sorry to write in English since I don't know how to type Chinese..

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  12. 作者已經移除這則留言。

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  13. 說到上線同步,離線還可以在桌面上使用的便利貼,最近有一款新的可以試試看:

    優兒小秘書

    他的便利貼可以傳給好友,比Stickies方便的是,他會存在Server上,加過一次好友就不需要再去設定名單,也不用擔心換電腦要重新設定。

    另外,他整合的幾項功能都是很常用到的,還算合用,角色本身也蠻可愛的。

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  14. 樓上說的優兒小秘書還不錯用^^
    起碼是中文的,對於英文苦手的人來說比較親切。^^

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  15. 好像很不錯呢,謝謝你的推薦喔,
    改天我也來試用看看

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  16. 這需要連上網路~我覺得不夠方便!!!
    便利貼就是要隨時隨地都看的到 用的到

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  17. 這個是不同需求層次的問題,
    能夠找到符合您需求的工具,也不一定就是要電子工具,我想這才是最重要的^^

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  18. 真的很棒,大有前途阿,很適合工作討論用,由這個可以看見到未來訊息介面的樣貌。

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