Klok 追蹤、調配你的專案工作時間(操作實例示範)

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Klok是一個Adobe Air工具(Adobe AIR 1.0 在桌面與網路互動-應用工具玩樂心得集錦),所以你電腦中要先安裝Adobe Air 1.0,然後才可以安裝Klok這個桌面上的時間管理軟體。

我之前有介紹過一個叫做「RescueTime」的工具服務(RescueTime 拯救電腦使用時間的管理工具RescueTime 拯救時間第二彈:變醜的介面,更棒的目標規劃功能),RescueTime是一個網路服務,你可以在多台電腦中安裝它提供的常駐小工具,這個小工具會收集紀錄你使用每個軟體、瀏覽每個網站的時間,並將資料傳回網路端,然後你必須幫各個項目進行歸類,如此一來就可以統計分析出你每天在電腦上工作、娛樂、偷閒的時間花費。對於原本不清楚、或是無法確實掌握自己電腦使用情形的用戶來說,RescueTime透過軟體來記錄每一項電腦操作的特色,初期階段可以慢慢的為你整理出電腦的使用習慣,接著你就可以針對這樣的時間分配是否合理來進行檢討改進,而更進一步的階段則可以用RescueTime來追蹤更合理的時間使用目標。

今天要介紹的Klok,則是一個完全由使用者「手動」的時間管理工具,雖然沒有自動記錄的便利,不過Klok提供的是另一種管理時間的方式:尤其是那些已經有初步時間管理習慣的使用者,如果你同時在進行多項工作專案,希望能透過一個簡單的紀錄報表來觀察自己的時間使用情形,並進而規劃更有效率的工作進度與時間調配的話,Klok或許就是一個很適合你的工具(因為Klok的作者正是為了這樣的目的而設計出這個軟體)。

先安裝好Adobe Air的平台組件,然後來到Klok首頁,點擊右方的﹝Install Now﹞,如本文開頭的圖片所示。接著依照步驟進行安裝,其實就和安裝一般軟體沒什麼兩樣,依照步驟完成即可。Klok目前是英文介面,而且它「不支援輸入中文」,但是這一點我覺得不會很嚴重的影響到Klok的使用,為什麼呢?就讓我下面針對Klok實際的使用方式來進行說明,讀者應該就能理解這其中我所依據的道理。

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  • Klok不是行事曆,而是時間追蹤、統計、調配工具:

「時間管理」某個程度上依賴的其實就是一種生活思維的扭轉,讓你可以改變既有的習慣,替換新的、更有效率的行動方式。而當你初次接觸到Klok時,也必須告訴自己,即使它看起來是這麼的像,但是Klok絕對不是一個行事曆

所以如果你想說要在Klok上面預先計畫、事前筆記你的重要約會的話,那麼你一定會覺得這個「行事曆」還真是簡陋又難用,而對於它不支援中文輸入的功能更會嗤之以鼻,但是其實這是你搞錯用法了。Klok並不是一個行事曆,而是一個單純的、針對性強烈的、有創意的工作時間追蹤工具。

Klok介面上以「一週」為單位,在右方的日曆介面中,上方欄目是告訴你星期幾,左方欄目告訴你每天的時間點,下方欄目則是統計當天的總和工作時間。然後你可以在一週的日曆中隨時添加你的專案工作時間記錄。你可以隨時反省前幾天的時間分配來彈性的修正工作進度,你也可以隔一段時間後去查看統計報表,分析一下自己的時間調派是否合理。

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  • 重頭開始,添加你的工作專案:

剛安裝好新的Klok時,一進入會看到一個空白的介面,Klok首先在介面設計上非常的優秀,接下來你所有的操作,基本都會在這個單一介面中完成。我們先點擊左上角的﹝Add Project﹞來添加一個新的工作專案

Klok中每個Project底下都還可以添加子專案,形成一個樹狀的子母結構。例如你可以設計一個「Blog」母專案,這個專案底下則可以有「Write」和「Research」兩種子專案。每個人都可以依據他實際需要的工作類型和細目來規劃

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接下來會出現一個詢問視窗,問你要添加哪一種類型的專案,Klok有預設好「Web project 網頁設計專案」和「Branding project 商標設計專案」兩種專案,兩種預設的專案裡面都幫你先規畫好一些你可能會用到的子專案,剛好有從事這兩類工作的朋友或許可以試試看。

而其它用戶則直接選擇「Blank Project」空白的專案來重新規劃內容。

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用滑鼠左鍵雙擊左方的專案項目,就可以在右方打開專案的細節設定,其中最重要的是「Name」裡面輸入你可以認得的專案工作名稱,然後到選擇一個代表的「color」顏色,接著在右邊的「Add Sub-project」可以在目前專案底下增加子專案,全部設定完成後點選最下面的﹝Update﹞就可以儲存更新的內容。

所以前面我會說Klok不支援輸入中文其實影響不會太大,因為Klok並不是讓你鉅細靡遺的去描述或記錄每個工作的細節,Klok「只是」一個時間記錄、追蹤工具,所以其實你需要的只是先確定好你同時要進行的多種工作項目,然後為它們擬定好各個項目名稱和顏色,以利我們稍後要放進週曆中進行時間追蹤即可。

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  • 開始計時,追蹤你的工作時間:

Klok有兩種紀錄工作時間的方式,一種是像「碼表」一樣的計時裝置,前面那張圖中,最下面還有一個按鈕叫做﹝Work on﹞,按下它,就表示你「現在立刻要開始進行目前的專案工作」,於是Klok就會開始幫你計算時間,一直到你按下﹝Stop﹞為止。然後你所使用的時間長度區塊就會被記錄在右方的日曆中。

Klok這種使用方式的意思就是說,例如我現在要開始進行寫作部落格這件事,於是我在左方找到事先設計好的這個專案,然後我自己手動按下﹝Work on﹞開始計時,等到我完成後再按下﹝Stop﹞,於是我這段專案工作的時間就被記錄下來了。

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當使用碼表計時功能時,一直打開Klok的完整視窗很不方便,這時候你可以到右上角按那個上或下的雙箭頭按鈕,就可以縮小、放大Klok視窗。當縮小成工具列時,你可以看到目前的工作計時,而且這個工具列會顯示在桌面視窗的最上層。

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像是「寫部落格」這種專案,一定是會重複的被執行,而Klok可以幫你記錄「同一個專案」每一次被執行的「不同時間」記錄,包括每次執行的日期和時間跨度,方便你回顧與檢討。你只要雙擊專案項目,在右方切換到﹝Time Entries﹞即可。

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  • 自由拖曳,調整專案時間區塊:

如果只能夠用碼表計時,那操作上也太不自由了。所以Klok還有第二種時間記錄的方式,就是你可以透過滑鼠左鍵按住任何專案項目或區塊,直接拖曳到週曆中相應的時間點擺放。當我們在外和客戶會面,或是事後需要補作記錄的情況,當然也可以用來做簡單的事前時間規劃,這些時候自由拖曳擺放的功能都可以幫我們來做更有彈性的調配。

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拖曳進來的專案區塊,可能時間的跨度不符合你的要求,這時候注意看到區塊的上下有兩條橫槓,按住橫槓後上下拖曳,你可以看到目前拖曳位置的時間點,拉到你想要的時間點後,放開滑鼠,這樣就可以改變工作專案的時間長度了

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  • Klok的專案移除與細部功能:

不管是左方設計好的專案項目,或是右方的工作時間區塊,你都可以能因為失效或錯誤記錄而想要移除它。同樣的,直接使用拖曳的方式,將想要移除的物件拉到左下角偏右的「垃圾桶」裡面即可。事後如果想要復原或永久刪除,都可以雙擊進入垃圾桶裡操作。

左下角偏左的圖示則是檔案封存箱。那些已經徹底完成,成為過去式的專案工作,都可以丟進封存箱中,當作塵封的檔案資料。

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Klok的時間是以一週為單位,你可以透過介面上方的月曆來改變要顯示的某一週,或是透過日期列左右方的箭頭來切換週數。

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當你在調整時間區塊時,可能想要更細緻的時間區別,這時候可以用右上角的拉桿,來調整「一個小時」欄目的高度,增加高度可以讓你更容易去調整細微的時間差別。

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  • 報表回顧:

報表的目的是讓你觀察一段長時間裡,每種專案工作的時間調用情形。可以當作你掌握工作進度和規劃未來時間調配的依據。這時候注意到介面最上方有幾個工具選單,「Week View」可以切換到週曆介面;「Project View」可以切換到專案設定;而「Reports」就是讓你觀察統計報表用的,你還可以在週報表、月報表和統整報表中進行特定時間的選擇。

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  • 小結:

Klok不像大多數Adobe Air的工具那樣有豐富的網路功能(事實上Klok沒有網路功能),不過它的誕生過程很有趣,因為這是軟體作者在從事其他的Air工具開發時,為了管理多個專案的開發進度,於是也用Air平台設計了Klok這個小型的時間管理工具來給自己用,後來覺得這個小工具還真的不錯,於是就放出來讓其他人也有機會試用看看。如果說RescueTime是用來幫你建立時間管理的觀念,來幫你整理零碎散落的電腦使用情況的話;那麼Klok就是給心中已經有一套時間管理想法,需要的只是一個報表記錄和更細部微調的使用者來利用的。不管哪一個,我覺得都是很不錯的時間管理工具。

留言

  1. 抱歉我是問你提到過的rescuetime的問題,系統"閒置"的時間rescuetime要怎麼記錄呀? 如果您覺得這問題放這不妥砍掉沒關係。....

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  2. 閒置的時間不會計算在RescueTime中。

    因為RescueTime追蹤的是你使用電腦的每個動作,所以要執行並使用軟體、開啟並瀏覽網站,那麼才會記錄在RescueTime當中。

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  3. 在Mac上沒辦法輸入中文
    不知道Windows上有沒有這問題

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  4. windows也不行,看起來只支援英文

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  5. 雖然我知道我每次都寫得很長,所以大家應該都很難全部看完介紹文字。

    不過我這篇Klok裡面可是花了不少文字在說明Klok不支援中文,以及我覺得這一點不會構成使用障礙的理由耶,呵呵^^

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  6. 我發現了一個BUG(或是設計不良),就是計時沒辦法跨日。

    比如說我從晚上11點開始計時,到11點59分就會自動停掉,要手動在隔天的12點加入新的行程。

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  7. 喔喔 ,原來有這樣的問題,
    謝謝你的提醒。

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