SendShield 過濾Outlook郵件中Office附檔的隱藏個資

今天在LifeHacker看到一個有趣的Office Outlook2003、2007安全性外掛：「SendShield Detects Outlook Attachments with Private Data」。SendShield這個小工具可以幫你在傳送接收電子郵件時，偵測、清理附加在Word、Excel、PowerPoint裡面的隱私資料。它不是去掃描文件裡面的內容文字，而是偵測附加（隱藏）在這些檔案內部的作者資料、公司訊息、摘要注釋；有使用office的朋友，只要隨便在一個word之類的檔案上點選滑鼠右鍵，選擇【內容】→﹝摘要﹞，就會知道我說的是什麼。

• SendShield：http://www.sendshield.com/home/index.php

有時候這種自動為文件檔案加上作者、公司、註解的功能，或許有助於我們的一些管理辨識。但是在傳送郵件的過程中，我們可能會不自覺的把這些隱私資料伴隨Office文件一起傳出去，然而其實我們並不一定想這麼做，尤其針對某些特定的時刻或對象（SendShield官網甚至還舉了一些實際發生的慘痛教訓）。而安裝SendShield這個Outlook專用外掛後，它會自動幫你過濾每一則mail附加的Office文件裡面隱藏的私人資料，你可以決定是否要清除它（也可以設定成每次都清除所有個資），而且清除只會影響到郵寄的檔案，不會影響原本的檔案。SendShield還附加了一個把Office文件轉換成PDF的快速功能（支援中文郵件和檔案）。

我自己稍微玩了一下SendShield，它的偵測、清理速度算是滿快的，而且介面很簡潔易懂，遇到有office文件附檔的郵件，就會在郵件視窗中出現一個警告列，並依據隱私安全等級區分綠、黃、紅色，點選警告列中的附檔名稱，就會開啟一個清理選單，只要按下﹝Clean All﹞，就可以清除所有隱藏在Office檔案中的個人資料。