2011年4月5日 星期二

Taskforce 把Gmail郵件系統轉換成高效率待辦事項協同合作平台

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還記得之前我曾經寫過的「如何利用Gmail Tasks工作表規劃郵件分工處理流程?心得分享」一文嗎?使用Gmail內建的「工作表(Tasks)」功能,可以把郵件轉換成待辦事項,用更有效率的方法分類、排程。如果你的工作分配,尤其是和合作夥伴間的工作溝通仍然是利用電子郵件為主的話,那麼善用Gmail工作表功能將可以解決郵件混亂問題,讓工作安排更有條理。

不過Gmail內建的工作表畢竟比較陽春一點,所以今天要介紹的「Taskforce」服務,就是提供一個更簡便有效率的方案,來幫你把電子郵件系統轉換成功能更強大的待辦事項協同管理平台。

「Taskforce」會透過安裝瀏覽器套件,在Gmail中新增一個浮動的工作表管理器,主要的功能有:建立不同清單、把郵件轉換成待辦事項、協同作業通知、延遲工作處理等等,而和Gmail內建的Tasks相比的話,Taskforce在協同作業、排程處理上確實有更豐富實用的功能。

 

如果你想要解決郵件處理雜亂無章的問題,那麼Gmail是能夠讓郵件更有系統的服務,它內建的「優先收件匣」、「工作表」、「分類過濾」、「會議通知」等等功能都是管理郵件的最好幫手

或許Gmail上述內建功能已經足以滿足你的需求,也或許你會需要Taskforce的加強版工作表。所以下面我就介紹一遍Taskforce的重點使用流程,讓讀者們可以比較看看。

 

  • 01.登入Gmail並安裝瀏覽器擴充套件

首先來到Taskforce網站,點選〔Add to Gmail〕,登入自己的Google帳號,並授權Taskforce連結自己的Gmail。

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接著會依據你的瀏覽器,導引你安裝Firefox或Google Chrome的擴充套件。

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  • 02.Taskforce浮動工作表

安裝好需要的擴充套件後,進入你的Gmail,就會看到右上方出現一個浮動的Taskforce待辦事項管理器,我們可以拖曳這個管理器到畫面中的任何位置,也可以開啟、收闔管理器。

而管理器中就是整個Taskforce的工作表操作畫面了。

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  • 03.新增工作清單與待辦事項

在Taskforce管理器中可以新增「List」清單,每個清單底下可以新增多個「Task」工作,也就是母分類與子任務的層級管理方式。

附註:新增「List」清單時,我建議使用英文命名,中文有時候會有些怪問題。而「Task」部分則完全可以使用中文編輯。

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我們可以直接在Taskforce管理器中透過上方的〔+〕新增任務(Task)。

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  • 04.把郵件轉換成待辦事項

不過Taskforce更能發揮功效的地方,則是在於把電子郵件轉換成待辦事項任務,在郵件開啟畫面中,會發現上方出現了〔Convert to new task〕按鈕,點擊後就會將這封郵件放入Taskforce管理器工作表中。

把真正需要處理的重要郵件納入工作清單,以後依據工作清單來依序處理郵件,這個簡單的動作(習慣),將可以大幅增加郵件管理的效率。

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  • 05.編輯待辦事項細節

在Taskforce管理器中,我們可以進一步編輯待辦任務的細節,點進某個子任務中,可以看到這個任務的相關郵件(Related Emails),也可以看到這個子任務的協同合作者(Collaborators),或是可以設定子任務的到期日(Due Date)和延遲處理日期(Delay Date)等等。

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  • 06.發送待辦事項通知給合作夥伴

Taskforce一個亮眼的功能就是讓你可以簡單發送待辦事項通知給合作夥伴,對方「不需要」使用Gmail或Takforce,都同樣可以接收到通知,並且同樣可以和你的Taskforce互動!

當然,如果對方也使用Taskforce的話合作效果會更好,但這不是絕對必要的。

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對方沒有使用Taskforce時,當他們接收到你的Taskforce待辦事項通知,就可以從郵件裡連結到一個外部網頁,在這個專屬頁面中可以看到你發派的工作項目、工作描述。

而且對方還可以直接在網頁中針對任務進行留言!這些互動都會透過郵件進行溝通,對方的回應也會傳回你的Taskforce管理器中。

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你在Taskforce管理器中可以接收到來自對方的回應,這時〔Activity〕按鈕上會出現提醒數字,點擊後就能看到對方針對這項任務的留言了!

透過這個簡單的設計,讓Taskforce多了一些協同作業的功能。

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  • 07.設定工作到期日或延遲處理

另外在編輯待辦事項的畫面中,還可以設定到期日與延遲日期。

所謂的延遲日期(Delay Date),是指這封郵件目前暫時不需要緊急處理,所以我們可以設定例如三天後再處理(Delay Date),這樣一來這項工作就會暫時從清單上「消失」,直到三天後才會出現並提醒你!

經由簡單的Delat Date設定,我們就能讓待辦事項清單更簡潔,那些還不需要處理的郵件可以先眼不見為淨。這也是Taskforce另外一個亮眼的小功能。

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  • 08.查看已經完成或延遲處理的工作

最後,你可以透過Taskforce管理器右下方的〔眼睛〕按鈕,查看已經完成的、延遲處理的,或正在進行中的工作任務。

Taskforce管理器使用上並不複雜,最重要的還是用戶把握住重點功能,並且養成管理郵件的好習慣,這樣才能真正增加效率。

以上就是Taskforce的重點使用流程,那麼你決定選擇Gmail內建工作表?還是Taskforce?來管理自己的郵件呢?

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14 則留言 :

  1. 07章節裡面有錯字

    "Delat Date" 應該是 "Delay Date"

    提醒一下~ :D

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  2. 這個套件看起來超棒...
    可惜我目前沒有這個需求

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  3. 感謝介紹,請問這套件需要在英文環境的
    gmail才能用嗎?謝謝

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  4. 只能創建3個list,好奇為何這樣設計,也好奇這樣的設計,我們的GTD應如何應對。

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  5. @匿名3:
    不確定中文環境可不可以用,我沒有試過

    @匿名4:
    有可能以後更多list要收費吧?這一點我也不清楚。

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  6. 感謝分享!
    我剛剛開始試用,發現我的TF工作表並無法拖曳到別的位置,請問是有甚麼特別的選項可以移動工作表嗎?

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  7. TF管理器右上方有一個拖曳專用區
    要按住這個拖曳專用區後才能開始拖曳

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  8. 如果在不同電腦沒有裝這個addons的話
    是不是就無法讀取task list了?

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  9. 感觉是很有用的功能,不过担心其稳定性,是否一直免费等等

    不过我打算迟些试试。

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  10. https://market.android.com/details?id=com.taskforceapp.android&feature=search_result

    版主 有新的APP了
    七月二號上的
    請參考 另外您的文章真棒 慧我良多

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  11. 剛剛下載試過 還粉不成熟
    可以等它更新後再試

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