為什麼我的工具、系統沒有真正提高生產力？可能是不夠「簡單」
這句話正好說中了許多人心裡的疑問：工具功能愈多、架構愈華麗，生產力卻不一定更高。
現在的手機很強大，但無論打字輸入，還是操作複雜功能，都一定沒有電腦上那麼舒適、快速。那麼我是如何在自己的生產力系統無論在什麼裝置上都能順利運作呢？我的核心想法是：
具有生產力的個人系統，通常是愈簡單愈好。
如果說我們的工作整理系統很繁複，雖然有很棒的架構，但每一次新增資料需要操作很多個步驟設定，那麼就會變成在電腦上執行很容易，在手機上處理很麻煩。（甚至在電腦上操作也不見得容易！）
相對的，如果說我們的工作整理系統很簡單，輸入資訊不需要繁複的步驟，搜尋資訊也不需要繁瑣的步驟，那麼在手機上、不同平台上都能更順暢的操作。
系統愈「簡單」，那麼：
- 不用在輸入、整理資料上花時間，把時間留給真正的輸出。
- 無論方便，還是不方便的情況，都能隨手輸入、更新，系統才能保持最佳狀態。
- 因為足夠簡單，建立系統不會造成額外負擔，我更能持之以恆的養成習慣。
- 架構與邏輯夠簡單，那麼無論用什麼工具都能實踐，反而不被工具侷限。
「簡單」這兩個字，現在已經成為我打造個人生產力系統最重要的指導原則了。（延伸閱讀：少記筆記，減少整理，高效輸出：6 原則打造任務驅動型第二大腦）
真正的問題是需要「更強的工具」嗎？
另一堂時間管理企業內訓中，也有學員問到：他想在下班後做點自己想做的事，但回家要顧小孩、做家事，常常就沒時間、沒動力。為此他換了很多工具，從 Evernote 到 Notion，都試過了，還是解決不了「晚上回家後做不了自己想做的待辦事項」的問題。
我給他的回應是：「這不是工具功能不夠強，也不是應該選擇什麼工具的問題，而是想做的事情不夠明確，生活流程的問題還沒真正面對去解決。」（延伸閱讀：為什麼我的生產力工具或系統執行起來總是缺乏動力？也容易放棄？）
反而在切換工具過程中，花在研究工具新功能的時間，有可能讓我們一不小心「只有」花時間在架構系統、整理資料，卻變得更沒有時間去推進自己真正想做的事情。
例如，為了養成閱讀習慣，想要先花時間建立閱讀資料庫，結果資料庫沒時間建立，也一本書都還沒開始看，這是適得其反。
先把真正的限制與問題釐清——
- 是不是下班太晚？能不能調整上班流程，減少一點加班時間？
- 家事是不是全部自己扛？能不能想辦法讓家人分工？
- 「想做的事」到底是什麼？是讀一本小說、開發一個小工具，還是寫一篇文章？目標要具體可產出，而非只是「想做的事」這樣的描述。
當目標具體了，困境清楚了，接著需要思考的是：就算只有 30 分鐘，能不能推進一小步？一定只能晚上做嗎？早上、午休無法進行任何微小行動產出嗎？
如果我的目標是讀一本小說來療癒身心，那麼我把時間花在架構書櫃整理系統，或是糾結著晚上沒有大量時間閱讀，其實都沒有必要。不如就在當下、眼前的 20 分鐘，立刻購買一本電子書，立刻打開來讀個幾頁，看到有趣的故事、啟發的想法，或許反思一下寫下心得，或許單純享受，都是更好的時間利用。
這跟工具的功能夠不夠？我的時間安排、提醒是不是完整？我有沒有整理出最佳系統？大多數時候都無關。
沒有達到預期的生產力，真正的核心解法往往不是還沒打造一個漂亮的時間管理、知識管理系統，而是：
還沒抓出具體問題去拆解，然後把「立刻可行的下一步行動」嵌入生活流程中。
為什麼我主張「簡單系統」？
為了讓立即可行的下一步行動更快執行，把時間花在解決真正的問題，我們的系統就應該愈簡單愈好，不能成為開始行動的阻礙。
很多人會在工具上設計出一個完美的架構，但是造成：新增一筆資料要好幾個步驟、瀏覽資料要先跳三個畫面、分類規則複雜得連自己都忘了。
相反地，若你的系統真的簡單，例如我之前寫過一篇文章，分享我目前最簡單化的生產力系統架構方法：「依賴你的簡單工作流程，而不是複雜整理系統，我的實戰案例分享」——
- 以任務成果為單位，隨手記錄：不需要繁瑣欄位，更方便隨時記錄。
- 用搜尋取代分類整理：不需要記得放哪個資料夾，不需要煩惱要放在哪裡。
- 連結，把資料連結到任務成果筆記：即可完成 80% 的整理
- 各種格式資料統一整理：（文字、網址、圖片、語音）都能丟進來，於是也能同一個地方隨手取用。
那麼在手機、平板、電腦上，操作就會同樣順暢，跨裝置一樣好用，並且不用花太多時間整理或維護。能夠做到這四點，就夠了。剩下的時間，拿去做真正重要的產出。
與其花很多時間做架構圖、時間軸等規劃，不如在任務成果筆記中，多寫下幾則想法、多執行幾步行動，雖然這樣的任務筆記看起來「只有」行動清單跟產出資料，沒有那些漂亮的版面框架，但解決真正工作、生活的問題已經足夠。
（延伸閱讀：為什麼我喜歡清單式的筆記法？說說他的優點與侷限）
例如下圖這則我的 AI 研究任務成果筆記，這樣的行動清單與資料連結，看起來沒有厲害的版面架構，但足以讓我快速找到之前研究好的成果案例，快速使用到不同課程中，也足以讓我確認接下來可以研究的資料，轉化成部落格中的文章。
不要把「先打造好系統，我才能變得有生產力。」變成另一種拖延
我常在企業內訓中分享一個關鍵提醒：「雖然我們上了一整天的時間管理、知識管理課程，但研究再厲害的筆記法、再複雜的時間管理技巧，它們都不會替你把報告寫完、也不會替你把產品做出來。」
你我的核心專業能力還是最重要的，因為這才是產出的根本。不要誤以為我是需要什麼厲害的系統，才能把目前的工作做完。
既然這樣，為什麼還要上時間管理、知識管理課程呢？工具與系統是「輔助」，讓我們不用把時間花在混亂工作流程的確認、大量資料與細節的尋找或整理、漏東漏西導致的不斷重工，目的是節省時間、減少混亂、提升精確。然後，我們可以把更多精力、腦力與時間用在專業產出上。
正因為如此，我們更要常常提醒自己避免把過多時間花在「架系統」。（這邊指得是個人的生產力系統，如果是團隊、公司的系統則又是另外一件事情。）
既然是輔助系統，就要簡單，簡單才不會變成另一種時間消耗，越簡單越能長期使用，不會喧賓奪主。
回過頭來，當我們覺得「是我的個人系統架構的還不夠好，還沒選到更好的工具，所以我才停滯不前」，這往往是一種拖延的藉口，而先去整理好系統變成逃避困難任務最好的分心去處。
以「回家後想寫文章」為例，如果我遲遲無法動手，並非是我的知識系統還沒建構好，也不是我的寫作工作流程還需要更自動化，或是我的生產力模板、時間安排模板還需要調整。
因為對寫作來說，工具系統可以先做這幾件事就好：
- 一則筆記：標題就是文章題目，或暫定題目。
- 筆記內可以做到：
- 素材收集（隨手貼連結、照片、語音）
- 草稿片段（想到就寫一段，不求順序）
- 下一步行動（一次推進一小段、能在 20～30 分鐘完成的步驟）
除此之外，還有什麼必不可少的功能，才能開始寫作嗎？
其他的東西，有也不錯，但絕對不是因為沒有，所以導致我們沒有生產力。甚至有時候想要追求其他的架構，不斷的替換工具、想要「充分」利用所有功能、要有完美整理架構才開始行動，反而才是阻礙了生產力。
關鍵不是你用了什麼工具，而是你的流程足不足夠簡單到「立刻能做」。
檢查清單：你的系統，簡單到能長期使用、不構成生產力阻礙嗎？
最後，來個有趣的檢查表，你目前的生產力系統，是否「夠簡單」：
- 新增一筆資料並做好整理 ≤ 10 秒（手機上也可以操作）
- 尋找資料靠搜尋，不靠記憶分類
- 連結就能完成 80% 的整理，不需要一直改動整理系統（少搬家、少複製）
- 每個專案，任務只有一則「主筆記」，可以確認所有素材、草稿、下一步
- 筆記或生產力系統主要幫助我花更多時間在產出與執行，而非是我需要花很多時間去維護管理。
如果以上大多能做到，恭喜，你的系統已經足夠簡單，並且足夠有效。
如果有幾個項目做不到，別急著換工具，先做流程的「減法」再說吧！
能長久帶來生產力的輔助系統，一個是你的專業能力，另一個是你用得起、用得久、用得快的「簡單流程」，這個簡單流程可以幫助你快速找到資料、確認行動、累積經驗。試著把你的系統砍到最小，把節省下來的力氣，全部用在你真正想完成的事上。
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- 著作：《防彈筆記法》
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