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工作愈忙愈要練習適可而止,如何幫工作、玩樂設計停止點?

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在我的時間管理課程中,幾乎每一次都會有朋友詢問這個問題:「 Esor ,有時候我會不小心就投入一件事情到忘了時間:可能是某個工作,結果耽誤了與家人的生活安排。或是某個玩樂或休閒,結果反過來耽誤了應該用來工作的時間。」

這時候,有什麼辦法可以讓自己「適可而止」呢?
不知道大家會不會有類似的問題?但我確實在每一次的時間管理課程中都會接收到這樣的提問。也有可能因為我在談論「123每日行動清單」的法則時,提到每天要為自己起碼找到一件做完會很有價值感的行動,於是大家不免有疑惑,難道不會最後所有時間都變成只做那件自己想做的事情嗎?

Gmail 排定傳送時間教學!郵件跨時區、假期後最佳時間送達

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Google 在 2019 年 4 月初的時候,宣布 Gmail 將會推出「排定郵件傳送時間」的功能。而一直等到今天,我才在 Gmail 的網頁端看到這個功能出現,或許手機版 App 也很快就會更新。這篇文章,跟大家分享實際測試幾種情況後的心得與教學。

什麼時候需要「排定郵件傳送時間」呢?

例如和跨時區工作者溝通,或是在假期中擬好一封工作詢問郵件,但不好現在就立刻寄出,可能打擾他人,所以設定好「對方開始工作的時間」才寄出這封郵件。

週末寫好郵件,禮拜一上班日寄出給合作者。知道同事在放假中,一封工作郵件設定在對方收假後提醒。下週開會、活動的最後確認郵件,今天先擬好,設定下週寄出。先擬好假期問候、生日問候郵件,並在正確時間點才寄出。
你還可以想到或遇過哪些需求呢?歡迎討論分享。

Glide 免費快速 Google 試算表轉 App:通訊錄、記帳、單字卡

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你可能利用 Google 試算表整理過你的帳目資料,或是用來整理客戶通訊錄,還是說拿來當作背單字資料庫。之前在電腦玩物,我也介紹過許多類似的應用技巧:

用 Google 試算表製作背英文單字的記憶閃卡,超簡單範本下載出國旅行記帳分帳不混亂教學:免裝 App 的記帳表格範本下載免費每天100封! Gmail 合併列印郵件專用 Google 試算表下載
不過,要在試算表的大量表格中輸入資料、查詢資料,不是那麼方便。如果可以把試算表的資料庫直接做成手機 App ,像是記帳 App、 通訊錄 App、 單字庫 App ,那麼在查詢資料、輸入資料時,應該會更加舒適。
今天要介紹的這個「 Glide 」,是一個免費、好上手的線上工具,就可以把已經擁有的 Google 試算表快速轉換成 App ,製作成 App 後在查詢、輸入都更加便利。

四款手機掃描紙張辨識中文 OCR App 實測: LINE 效果最好

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要複製傳單上的文字,要整理名片上的資料,要收集表格單據上的內容,這時候就需要一個掃描與辨識文字工具,這樣的辨識文字( OCR )工具,大多數的情境都在使用手機的情況下發生,所以我自己最常使用的也是手機上的各類辨識文字 App 。

最近, LINE 的 Android App 在更新後,也加入了之前 LINE 電腦版的「文字辨識功能」,可以辨識照片中的文字內容。因為在手機 App 上就能辨識,更符合隨時要掃描紙張內容的情境,於是我便來試試看。

今天這篇文章,就簡單比較一下幾款我用過的手機 OCR 文字辨識 App ,和 LINE App 比比看,而結果看來, LINE 在許多不同案例中的綜合文字辨識效果,是目前最好的。

用 Google 相簿整理老照片教學:翻拍、時間地點、人臉辨識

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最近需要整理家族中的大量老照片,最古老的有 1935 年上一代家族去照相館拍的珍藏合照,也有許多 1960 左右祖父到處遊山玩水時用底片老相機拍攝的照片,更有大量我們兄弟姊妹小時候、學生時代還沒有數位相機時家族旅行留下的沖洗相片。

要整理這些老照片,第一步就是要將照片數位化。

而要將照片數位化,最快速又最高品質的做法,應該就是「買一台照片掃描機」,只要把老照片一張一張放進去,快速掃描成高品質的數位圖片檔案。雖然一台照片掃描機可能要價幾千元,但如果可以幫你把上千張老照片掃描成高品質圖檔,其實想想也很值得。

工作愈忙愈要練習放下很急的事,世界越快心則慢的核心方法

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我們的情緒、感覺,有時候和「事情真正的面貌」是有距離的。當我們被自己的情緒綁架,很有可能被與事實不符的情況中,不僅距離事實愈來愈遠,也讓自己陷入焦慮之中。

這時候如果我們懂得辨識出情緒與事實,那麼可以放下的東西更多。例如現在很流行的正念方法,正是在幫助我們練習自我覺察,而覺察的目的只是在辨識出事實與現象,讓自己不要被表面現象情緒綁架。

個人的心靈可以這樣練習,那麼工作上有沒有類似的方法呢?

用 Android 手機當登入 Google 帳號的物理安全金鑰測試教學

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我從 2011 年開始,就一直開啟著 Google 帳號的兩步驟驗證功能,也在電腦玩物中推薦大家不僅在 Google ,像是 Facebook、 Evernote、 Dropbox 等服務上都應該開啟此功能。

利用帳號兩步驟驗證,這些雲端帳號就多了一層登入的安全保護,當有人要在一台新裝置(電腦、手機)登入我的帳號時,即使輸入了正確的帳號與密碼,還必須透過我的手機接收第二步的驗證碼,才能順利登入帳號。

而這就在某個程度保障了帳戶的安全。

兩步驟驗證的方式也有許多演變,從一開始的簡訊,到後來利用專用驗證碼 App ,或是 Google 推出可以在已經登入 Google 帳號的手機接收驗證通知,甚至後來還推出了「物理安全金鑰」的設備。所謂物理安全金鑰,就是一個實體的 USB 鑰匙,必須要插入電腦,才能登入自己的 Google 帳號。

Evernote for Gmail 內建外掛,在手機也能擷取郵件與插入筆記

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剛好前一陣子在這篇文章:「GTD 實踐者對 Evernote 子彈時間管理系統 6 個執行疑問解答」,提到了我整理零散郵件的邏輯,郵件本身只是任務的其中一塊碎片,所以我會擷取郵件到 Evernote 中,並且把這些碎片整合到同一則任務筆記。

其中擷取郵件到 Evernote ,就是我常常使用的功能,有時我會用專業版的轉寄郵件功能,有時我用免費版的「 Evernote Web Clipper 」來擷取 Gmail 網頁版的郵件。

而現在又多了一個選擇, Evernote 推出了內建在 Gmail 的「 Evernote for Gmail 」外掛,他可以:

快速擷取 Gmail 郵件。(原本就有的 Evernote 功能)還可以在新郵件中插入需要的筆記資料。(新功能)並且無論是電腦網頁端,還是手機的 Gmail App 都可以使用。(內建手機 Gmail App 、電腦網頁 Gmail 為新功能,這樣到一台新電腦也一樣打開 Gmail 網頁就可使用)

Sheetgo 多份記帳表「自動同步彙整」到一張 Google 試算表

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在工作上難免會有很多「瑣碎煩人」的事情,這些事情可能是重複、單調的步驟,但不得不做,可是做起來又很花時間,容易讓人疲倦,消磨我們的動力,而且手動去做還很有可能常常出錯,檢查、彌補錯誤又更花時間。

這時候要減少瑣碎煩人事情的方法之一,就是建立更自動化的工作流程。

今天要介紹一個最近簡單研究的工具:「 Sheetgo 」,如果你有很多報表、試算表需要管理,並且常常需要追蹤、統計會整的數據資料,那麼可以利用「 Sheetgo 」來建立一個彙整報表的自動化流程。

快速列印「一張」紙本習慣鎖鏈月曆與三個月進攻行事曆表格

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雖然數位工具可以做到習慣紀錄、時程安排,但有時候,你可能覺得就是需要一張紙本的月曆,貼在房間牆上,幫助記錄自己養成運動習慣的達成天數,達成的日期上打勾,每天看到,每天提醒,而連續不間斷的習慣鎖鏈,也讓習慣更有成就感,增強持續的動力。

或者,你最近有一個重要的考試專案、工作專案,一次要規劃好接下來幾個月的進度時程,除了在 Google 日曆上做規劃,你也希望列印一張橫跨幾個月的行事曆,把這個重要專案時程畫上去,貼在工作桌前面,每天提醒自己。
今天要介紹一個簡單的線上工具,可以幫我們快速列印一張包含好幾個月的行事曆表格,讓你可以貼在牆上,用做習慣養成紀錄,或是規劃接下來幾個月的進攻行事曆

Google 語音助理收集購物清單,可多人協同合作旅行購物清單

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週末是我們家庭採買食材、日常用品的時間,在前一晚散步聊天時,或開車前往賣場的路上,會和老婆討論這禮拜可以買些什麼。而這時候就希望有一個邊討論邊快速收集購物清單的方法。

或者有時候連續幾天的旅行,也常常會在走路、開車的半路上,聊到接下來旅途中需要購買的物品,或是需要記住的一些關鍵資訊。而這時候也希望有一個快速收集這些資料清單的方法。

當然,打開一則 Evernote 筆記,打字輸入清單,就是好方法。

但是當不方便打開手機打字時,有沒有快速收集這份臨時購物清單的方法呢?今天這篇文章,我想試試看的是「用 Google 語音智慧助理」來收集購物清單的方式,而且不只自己可以收集,還可以多人協同合作收集。

GTD 實踐者對 Evernote 子彈時間管理系統 6 個執行疑問解答

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這篇文章來自一位讀者讀完《大腦減壓的子彈筆記術:用Evernote打造快狠準任務整理系統》一書後,寫給我的一篇很長的心得回饋與提問。這位讀者其實我也熟識,雖然沒有見過面,但是多年來偶爾會跟我通信,討論他對我的方法論贊同、不贊同之處。

他是一位 GTD 時間管理方法的長年實踐者,我們常常有許多思考上的交流,但這次的新書,收到了他最特別也最深入的一次來信提問。

在來回幾次針對書中問題的討論後,我也想將自己的回饋寫成一篇文章,提供給也讀過我的新書的讀者們參考。

我隱去個人資料,稍作修改讓描述更簡潔聚焦,將他的心得與提問,還有我的回饋,整理如下。

如何把 Google 日曆行程快速轉成 Evernote 子彈筆記待辦清單

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分享一個我自己需要的另類技巧,說不定也有朋友用得到。

這幾年來持續追蹤電腦玩物的讀者,應該多少有看過我的「每週日列出下一週子彈筆記清單」的習慣。對我來說,利用週日一次考慮好下週每一天最關鍵的行動,可以幫助我清空大腦、減少壓力,並且在接下來每一天更懂得如何鎖定目標與彈性調整。

而我列出下一週子彈筆記清單的第一步,就是先把「已經確認要被占用的時間」列舉出來。什麼是已經被占用的時間呢?其實就是行事曆上的會議、活動、行程,或是我在「進攻行事曆」上已經預排好的每週進度。

先把被占用時間寫上去,這個步驟很簡單,因為已經確定的事情不需要額外考慮,但這樣做可以幫助我在子彈行動清單上明確的知道自己還剩下多少空檔可以利用,不會排出不現實的清單。(這個方法,有點類似:做計畫反而更拖延?練習「未計畫時間表」,自製範本範例下載

Spark 高分 iOS 郵件軟體推出 Android App,擁有哪些 Gmail 沒有的功能?

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電腦玩物在 2016 年的時候介紹過 iOS 版的 Spark :「[革命郵件App 06] Spark 集大成最佳 iPhone 郵件App」。多年之後, Spark 在 iOS 上依然是評分最高的郵件 App  之一,剛剛確認,他的評分有高達 4.8 分。而現在, Spark 終於推出了他的 Android 版本。

用 Spark 管理來自 Gmail、 iCloud、Exchange 的郵件,有什麼特別的優點呢?這是一款集合了各種郵件管理軟體的特殊功能,但是操作介面又能保持簡潔流暢的工具。

尤其 Spark 上有非常豐富多樣的郵件任務排程工具,可能對大多數朋友都有幫助,例如延遲處理、排程寄信、稍後追蹤等等。
在以時間管理邏輯整理郵件的 Google Inbox 即將被退休之際, Spark 登上 Android ,說不定會成為某些使用者的新選擇。

如何在忙碌職場深度工作?反思對深度工作力的 4 個實踐技巧

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最近遇到一位朋友跟我聊《深度工作力》這本書,這當然是一本好書,不過朋友看完後卻產生了一個疑惑,如果我不是書中那些專家、研究者,在忙碌的日常職場中,可不可以實現深度工作力所說的效果呢?

我相信大家讀完書後,都會認同深度工作的好處,都想要捨棄更多的淺薄工作。但我們也可能產生一些疑惑:

兩歲孩子教會我這個新手父母的時間管理 7 堂課

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一轉眼孩子也已經兩歲大,在這兩年的「育兒專案」中,成長更多的,絕對是身為父母的我們自己。

孩子是獨立的個體,他的未來他自己會做決定。所以要說父母應該把孩子教成什麼樣子,有點言之過重。孩子並非父母的塑造品,我們當然從旁協助與引導他成長、學習,但同樣的孩子也在教會我們許多事情。
而當身為父母的我們虛長了更多年歲,擁有更多經驗與知識時,我們理應要比孩子成長得更快才對。
很多朋友遇到我,會跟我開玩笑說:「 Esor ,你平常怎麼教你的孩子時間管理呢?」其實剛好相反,在陪伴孩子的過程中,我自己學到的時間管理方法更多,尤其在這兩歲的小朋友身上。
今天這篇文章,跟大家聊聊這個階段性的心得。

8萬張百年前水彩畫構築的世界風景相簿,歷史地理教學資料庫

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「Watercolour World」是一個在 2019 年初上線的水彩畫數位化典藏網站,背後團隊來自英國,目的是收集世界上 1900 年以前的水彩繪畫作品,將其數位化,讓需要的朋友可以更輕鬆欣賞這些難以保存的脆弱畫作。

不過,「Watercolour World」有另一個具有特色的觀點,他們認為水彩繪畫其實就是在攝影技術流行前,藝術家們紀錄世界面貌的方式。
所以這些用水彩繪製的風景、海景、建築、動物、植物、人物,甚至歷史事件,來自 1900 年之前,其實就是百年前的「寫真照片」,瀏覽他們不只是欣賞技術,也可以幫助我們了解那時候的歷史與地理。

所以「Watercolour World」不只收集這些水彩繪畫,還會這些畫作加上「繪製地點」的標記,可以在世界地圖上,找到百年前水彩描繪的當時世界風景相簿,今昔對照,也有另外一番樂趣。

比惱人鬧鐘有效! Google 時鐘結合智慧助理的早起設定技巧

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我好幾年前也喜歡在電腦玩物介紹各種有趣的鬧鐘 App 與工具,不過後來自己開始研究更系統性的早起習慣後,慢慢的只用簡單的鬧鐘。

因為在想要早睡、早起的流程中,更關鍵的是生活習慣的建立,還有早起目標的設定。我的幾個核心經驗分享,可參考:

Google 台灣工作職缺搜尋服務 10 個技巧同時篩選各人力銀行

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這兩天, Google 在台灣上線了他的「職缺搜尋服務(人才招募服務)」,這是一個「搜尋工具」,可以讓使用者一次搜尋國內外各大人力資源網站的資料,找到台灣的相關工作職缺。

Google 雲端硬碟「優先順序」功能教學,用待辦清單整理檔案

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最近 Google 雲端硬碟的 G Suite 版本,開始加入一個新的檔案整理「主頁面」,名字叫做「優先順序( Priority page )」,這是一個全新的檔案整理方法。

尤其對於以協同合作、共享檔案為核心的 G Suite 企業版來說:

這個「優先順序( Priority page )」的新功能,可以幫助個人「用待辦清單的邏輯」,重新去整理那些跟我共用的檔案資料夾。
這個「優先順序( Priority page )」的新功能,應該在 3 月底就會在 G Suite Basic 以上的各個版本中推出。不過 G Suite 教育版與非營利組織服務等,會稍後才推出。

我已經看到這個功能,實際試用後,很推薦用 G Suite 工作的工作者好好利用看看。

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