消極計畫,積極準備:新年新希望如何有效達成的方法


前幾天接受了一個雜誌採訪,因為新的一年又即將來臨,採訪者問了我一個問題:「每到這個時刻,許多朋友都會開始立下新年新希望,但回顧自己前一年的新計畫,達成率卻很低,對於這樣的情況,會給予什麼樣的建議?」

為自己每一年立下長遠的目標,不會是壞事,這可以幫助自己確定方向,所以我也寫過:「用心智圖法畫出一年目標與行動, 2017年從這個視覺技巧開始」。

但是回到我們的問題上:「為什麼大多數時候,我們的新年新希望,最後達成的總是很少?甚至完成沒有達成?而這件事又總是帶給我們很大挫折呢?

是不是我們不會做計劃?是不是我們要做出更複雜更嚴謹的計畫?我認為不一定是這樣。要解決這個問題,首先要釐清年度計畫其實有兩種。




第一種年度計畫:


第一種年度計畫,例如我最近工作上,也被要求交下一個年度的專案計劃,我要預先安排下一個年度要做幾個專案?哪些專案最有價值?分別要在什麼時候完成?有了這樣的明確目標,我就可以開始回推實現他的計畫流程。

這種計畫有明確的外在目標、外在壓力。我要擔心的不是可不可以實現,而是一定要實現,但是我要怎麼實現?

這就需要事先計畫好,把時程、資源作好安排,然後現在開始逐步地完成它(這時你可能需要一個甘特圖軟體,或是適合的專案管理軟體)。這種年度計畫也可能遇到意外,但不至於完成放棄,頂多就是到時候有時程的調整、步驟的修正。

除了工作上的專案年度目標外,像是你的職涯規劃、升學計畫,或是你的人生即將要有大改變,像是我之前寫過的「準備婚禮專案」,都是這類型的計畫(你可以參考我如何去實現這種年度計畫的案例:我如何用 Evernote 搞定結婚流程規劃?複雜專案輕鬆做的方法)。

這類型的新年新希望,其實不是希望,而是一個「因為某個明確的理由,我一定要要某個時間前完成的目標」,這時候,需要的就是把複雜專案計劃成可以循序漸進完成的技巧。

這不是這篇文章要談的重心,所以你有興趣的話,請延伸閱讀我的兩篇跟這種長期計畫有關的文章:「實作進攻型行事曆:學會留時間給自己的進度排程心法」、「突破四個效率盲點,建立工作碎片不爆炸的工作流」。




第二種年度計畫:


但是,大多數時候我們講到自己的新年新計畫時,其實講的是第二種年度計畫。什麼是第二種年度計劃呢?也可以說就是那些「沒有明確的理由、沒有一定要完成的時間,但就只是想完成的目標」。

當別人問我們新年新希望是什麼時?我們可能會有的回答:「我想學會做料理」、「我想來個跨國長途旅行」、「我想寫一本書」,也就只是腦袋當下靈機一動的想法,或者是哪一天心血來潮想要寫下年度計劃時,用 30 分鐘的時間把腦袋想做的事情寫下來。

然後一年之後,我們檢視自己當初說的新年新希望,或是看當初花一點點時間寫下來的年度計畫,最後感嘆自己依然沒有實現他們。

這是當然的啊!這樣的年度計劃怎麼可能會實現呢?我們根本沒有任何談得上計劃的東西啊!

但是,這時候我們是應該去認真做計畫嗎?我認為也不是!

為什麼?因為第二種年度計畫,真的就只是一種新希望,就只是覺得自己想做的「可能性」而已,沒有第一種年度計劃那樣的外在現實壓力,面對這二種新希望,不需要太認真做計劃,但也不是就要放棄。

應該說,第二種年度計畫本質上「不適合用計畫的方式」來實現他,因為:

  • 沒有外在現實的成果要求或時間要求,怎麼計畫都只是想像,都不現實,而不現實的計畫不會實現。
  • 但這些不現實的計畫,卻會帶給我們大量多餘的壓力,要做這個、要做那個,結果都沒做,壓力更大。


所以面對第二種新年新希望,我們首先要做的,是找到下面三個問題的答案:

  • 想做的新計劃很多,哪些真的能做?
  • 想做的新計劃很多,哪些我真正有興趣做?
  • 想做的新計劃很多,哪些真正做了有價值?




消極計畫,積極準備:


這時候,面對第二種年度計畫,我建議採取的方法就是:「消極計畫,積極準備」。

千萬不要把想做的事情都排上計劃表,因為那只會搞亂你的時間,也帶給你都不想做的壓力。只要先把「第一種年度計畫」排上時間表,然後「第二種年度計劃」就用消極計畫的方式面對他。

什麼是「消極計畫」?就是我有點想做這個目標,那我就:

  • 把他寫下來
  • 但也就這樣
  • 不用去排程
  • 記得自己想做就好


不排程,不用給自己一個明確的計劃,不用管什麼時候要做什麼,因為就算排了也通常做不到。

但是,雖然沒有計畫,接著我卻會採取「積極準備」的態度來面對這類新希望:

  • 想到可以做什麼,就補充到計畫中
  • 看到什麼相關資料,就補充到計畫中
  • 有什麼心得、思考,就補充到計畫中


例如我想寫一本書,但沒有任何外在的迫切性,不過我消極但明確地把這件想做的事情寫下來,讓自己偶爾在筆記中看到他。接著,可能我偶爾想到幾個好題目、有時看到一些相關資料,或是忽然有個很棒的思考,我這時不會因為前面沒有計畫,就消極的放過他們,我反而會積極地把這些片段組織到我原本消極的計畫中。(這個概念,就像我之前說過,當我大量的拖延時,就是我開始可以完成事情的時候:「人生就是不斷的拖延,我如何用拖延對付拖延?」)




保持行動,比計畫更重要:


並不一定要有一個計畫,不用告訴自己什麼時候要寫好大綱、什麼時候要收集好題目,因為有時候有了這樣的時程,反而是讓自己更想拖延逃避,尤其對於「第二種年度計畫」來說更是如此。

但是,但卻可以讓這個新希望「保持偶爾的行動」。(可以延伸閱讀我多年前的經驗心得:跑在半路上也不錯,堅持的技巧就是保持「正在行動」

透過「消極計畫」讓自己「沒有壓力的惦記著」這個計畫,經由「積極準備」在「遇到相關連的東西時就累積能量」,同時也是確認前面提到的三個問題:

  • 真的能做嗎?偶爾想到,在網誌試寫兩三篇,看看自己是不是真的能寫出有影響力的文章。
  • 我真的有興趣嗎?偶爾看到相關資料,持續收集整理,慢慢看到自己到底有多大的動力做這件事情。
  • 對我真的有價值嗎?偶爾的思考,漸漸發現自己到底有沒有獨特的想法,確認是否能製作出有價值的成果。


不一定要有計畫的壓力,但保持偶爾的行動,去確認這三個關鍵問題。並且在偶爾的行動中,累積這個計畫本來需要的知識、能力、資料、想法。




兩種年度計畫,不同達成方式:


所以,年度計畫其實有兩種,第一種年度計畫已經有外在時間與現實壓力,需要的是計劃排程的技巧。第二種年度計畫真的只是新年新希望,這時候不需花時間去做無法做到的排程,但可以採用「消極計畫,積極準備」的態度,逐漸累積第二種計畫的能量。

兩種計畫,有兩種對待方式,有時候我們要做計畫,但更多時候我們要先準備,千萬不要搞混。但是,要獲得有價值的成果,最終我們還是需要「第一種年度計畫」。

那些過多的新年新希望,會帶給我們「想做的事好多,結果什麼都沒做到」的干擾與壓力,這時候,透過「消極計畫(沒壓力)」但「積極準備(累積能量)」的方式,讓其中少數的第二種年度計畫,逐漸過渡成為第一種年度計畫

回到那個想要寫一本書的例子,在逐漸累積偶爾想到的題目、偶爾出現的新想法,偶爾實踐的文章撰寫後的經驗,有一天,發現這個計劃我真的可以做、想做、也能做得有價值,那麼這時候,他就會變成「第一種年度計畫」,再幫他加上明確要實現的時間與目標,而這時候因為已經有所準備,所以做起來的計畫,也會更明確而可以實現了。

最後,面對新年新計畫,如果你想閱讀我的更多相關文章,推薦可以參考「養成好習慣之前,如何建立真的做得到的習慣養成目標?」、「如何開始一個困難的習慣與工作?」,和最關鍵的克服拖延的技巧:「克服拖延不靠意志力,你需要這三個簡單可行技巧」。

 (全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:消極計畫,積極準備:新年新希望如何有效達成的方法

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