Google 推出 Gmail 內建外掛程式:整合其他服務建立專案流程



當然我們知道可以「在瀏覽器上」安裝很多外掛套件,來改良 Gmail 的功能。例如我在電腦玩物介紹過的「如何排程寄送你的 Gmail 郵件? Boomerang 商務必備郵件外掛」,或是「Sortd 一鍵 Gmail 雜亂收件匣變 Trello 有序進度看板」。

不過,今天這篇文章要講的,不是那種安裝在瀏覽器上的外掛。

而是今天開始, Google 「在 Gmail 內」正式推出「外掛程式」的整合功能,可以把你慣用的專案管理服務、顧客管理系統,直接整合到 Gmail 的電腦版網頁、手機 Android App 介面,幫你建立更直接快速的工作流程。




不用安裝軟體在瀏覽器,而是像 Google 雲端硬碟的「外掛應用程式」那樣,可以直接整合到你的 Google 試算表,做出「Gmail 超簡單寄送大量客製化郵件! Google 合併列印郵件教學」。或是整合到 Google 文件,幫你完成「Google 文件合併列印教學,把 Google 試算表合併列印標籤信封」。

也很像微軟 Outlook 行之有年的外掛應用程式,在微軟市集安裝後,無論網頁版 Outlook 或軟體版 Outlook 都可以使用。像是我就有安裝 Evernote 的外掛應用,幫我擷取公司 Outlook 信箱裡的郵件內容。

下面我錄製了一段在 Gmail 內使用最新外掛程式的流程,大家可以看影片,立即了解他的運作方式。






這個功能,今天開始對所有 Gmail 用戶開放(一般用戶、 G Suite 用戶皆可使用)。

進入 Gmail 網頁版,在右上方的「設定」選單中,打開「取得外掛程式」。




接著就會看到目前支援的 Gmail 外掛程式,選擇你需要的,直接雲端安裝即可。

Google 也提到未來會有愈來愈多應用程式支援,例如可以在文件上簽名的外掛,相信可以增加 Gmail 很多功能。




我嘗試安裝了幾個外掛程式,例如下圖的 Trello

安裝 Gmail 外掛程式,在打開某一封郵件後,在右方看到外掛程式的功能列,這時候點擊某個外掛,就能使用其功能。




以 Trello 外掛來說,就是把某一封郵件,直接新增到指定的 Trello 看板,變成任務卡片。




最棒的是,我在 Gmail 網頁端安裝一次即可

接著我打開 Gmail Android App ,進入某一封郵件,也可以在郵件下方直接使用我已經安裝的外掛功能(跟 Outlook 的規則一樣)。




不過,比較可惜的是,因為剛剛推出,我使用 Trello 外掛來新增郵件任務時,發現無法把郵件新增到 Trello 看板,可能是 BUG 。

於是我嘗試了另外一個專案管理服務: Asana 的外掛。




這一次, Gmail 的 Asana 外掛,就可以把郵件很正確的新增到 Asana 任務清單上了。




我覺得 Gmail 的外掛程式是一個應該推出的功能,事實上其他服務也有類似功能很久了。而透過這樣的整合,你的不同服務的工作流程,就可以更密切的整合在一起,也為郵件管理增加更多可以利用的可能性:例如簽名、傳真等等。

不過,這個 Gmail 外掛應用程式,看起來還沒有整合到 Google Inbox 服務裡,也希望這個整合盡快發生。

而如果你想學會更多 Gmail 技巧,推薦你閱讀電腦玩物上的「Gmail 16 個秘密功能教學:學會最高效率的郵件管理」這篇統整。另外也可以看看我如何用 Gmail 完成時間管理:「Google GTD 方法教學:用 Inbox、 Keep、日曆搞定時間管理」。

若是你嘗試 Gmail 外掛程式後,還有什麼心得,歡迎來電腦玩物跟我討論分享。


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留言

  1. Outllook 應該更正為Outlook 多了一個L

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  2. 添加了,入到trello中,看板上不能显示刚刚在GMAIL添加邮件。。是个bug

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    1. 我也是如此,文章裡也覺得應該是 BUG

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  3. 剛剛使用公司的gmail,發現安裝的按鈕是灰色的,無法click安裝。

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    1. 會不會是 G Suite 管理員後台可以設定這個功能的開放與否?(我不確定,還沒去打開來研究)

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