Word 合併列印教學:文書工作最該學的節省重複浪費時間技巧


你有沒有在文書工作上遇到下面這種麻煩:

要一次製作數十張包裹寄送名條(或者製作會議活動上不同參加者標籤、製作不同客戶收據報告、製作大量客製化的不同通知信),不斷複製貼上收件人、頭銜、地址、電話等不同資料,花掉許多時間,而且又很怕複製貼上時出錯。

這時候,我們已經有客戶通訊名單的資料庫,只是要把每一個不同客戶的資料,客製化成不同的名條、郵件、標籤、通知文件等內容,那麼最便利的文書工作技巧不是自己複製貼上,而是:

利用「合併列印」功能讓他們「自動」客製化成我需要的文書格式。

在微軟 Office 的 Word 中,長久以來就內建了這個「合併列印」功能,非常的強大好用,幫助我們「節省重複文書工作的時間」,又能「增加做這些瑣事的正確率」,是文書工作者一定要學會的功能。

像是下面這樣一份簡單的收件人名條,利用 Word 合併列印,可以一次自動產生,就算一次產生上百份名條也沒問題,而因為「全自動」,我不用自己複製貼上與排版,就能節省大量工作時間。





  • 了解這篇文章的前因後果:

「前因」:我之前曾經分享過 Google 文書系統上的合併列印技巧,包含「用 Google 文件合併列印大量信封」,或是「用 Google 試算表合併列印客製化 Gmail 郵件」。而有讀者來問我微軟 Office 裡面是否也有這樣功能?當然也有,今天這篇文章正是要分享給尚未善用此功能的朋友。

「後果」:想要更善用微軟 Office Word 的技巧,還可以參考「用 Word 去背圖片」,以及「用 Word 做報告追蹤修訂」等必備文書功能。

在 Word 裡要完成郵件、信封、名條、通知信的合併列印非常簡單,下面我就來分享基本流程。




1.
基本操作其實非常簡單,學會基本操作後,其他進階技巧就可以慢慢去摸索嘗試。

首先我們準備一份客戶名單的 Excel 試算表,像是下面這樣,開頭有姓名、稱謂、地址等標題,下面則是條列式的資料。




2.
接著打開 Word ,切換到「郵寄」分頁,就可以看到「啟動合併列印」的功能(我是使用 Mac 版的 Word 示範,但 Windows 等其他版本 Word 的功能位置也都大同小異)。

進階使用者,後續還可以試試看直接把信封放入印表機,用合併列印直接列印信封上文字等技巧。




3.
啟動合併列印後,首先要「選取收件者」,這裡我們選擇「使用現有清單」,也就是匯入步驟 1 準備好的客戶名單 Excel 試算表。




4.
把客戶名單的 Excel 試算表匯入。




5.
接著在「插入合併欄位」的選單中,可以看到已經讀出步驟 1 試算表中的欄位標題名稱(姓名、稱謂等等)。

我將需要的內容,一一點選,一一插入 Word 中。並且根據我的需要,進行字體大小、位置、顏色等的排版。

例如下圖中,我插入需要的試算表欄位名稱,並排版好我需要的寄件名條位置。




6.
我可以按一下「預覽結果」,看看如果匯入 Excel 試算表內容後,名條可能找得什麼樣子,是不是欄位名稱都對應正確。




7.
接著,我可以回到「啟動合併列印」選單,選擇我想客製化的輸出格式,是要一封一封的信件,還是一張一張的標籤。

如果要像我文章前面所展示的成果那樣,所有客製化內容自動排列而下,那麼可以選擇「目錄」模式。




8.
最後,來到最後面的「完成與合併」,如果要先輸出在 Word 上讓自己查看,可以選擇「編輯個別文件」,然後直接輸出即可。




9.
最後就會自動產生下面的結果,把 Excel 試算表中的內容,自動輸出到我設定好的 Word 格式中,節省我自己複製貼上與排版的時間了!

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