2015年2月26日 星期四

數位工作流程大掃除:清理的意義是增加工具的價值


剛剛過完農曆春節,相信對我們大多數人的習慣來說,應該都會趁著年節來一次除舊布新的大掃除,那麼大家有沒有想過大掃除時其實我們通常有兩種目的:第一種目的,是把東西清潔乾淨、把空間清理出來。

但是更有效的大掃除通常還包含第二種目的,那就是「把東西定位,或者說讓東西出現在他應該出現的時間空間位置,清理包含了清除、收納以及更重要的「擺出」,讓東西在我們日常生活裡最順手、最沒干擾的地方出現,兼顧優化生活品質與促進空間利用效率。




例如趁著過年期間我把所有家裡散亂的書籍、雜誌一一丟棄、裝箱或收進書櫃,但是最後一步並非是結束在「書全部收起來了」的這個動作,因為這個動作雖然空出空間,卻無法產生價值,當我只是做到「藏書」卻不是「利用書」,那麼物品本身失去了他與我之間的連結,真的成為了死的物品。

這時候我會挑選一兩本我最近想讀的書,我把一本擺在客廳的沙發上,一本擺在房間的按摩椅上,為什麼「不要收拾乾淨」呢?

因為比起空空如也的空間,當我無聊坐在客廳,當我想要按摩下班後緊繃的筋骨時,我想讀的書出現在「他們可以被我利用的最好位置」,反而促進了我與書之間更緊密的連結,而讓書這個物品有了被利用的價值。

添加東西很容易,清理東西老實說也不難,但真正困難的是「如何增加東西的價值」,如何在大掃除後能更加有效利用我們擁有的東西,這可能才是思考如何清理時更關鍵的著力點。




而從生活裡的大掃除經驗,其實我們也可以反推如何在新的一年幫自己的工作方法、數位工具做一次「真正有效的清理」。

這時候,除了之前我也寫過的第一種清潔目的(教學:手機空間不足正確清理法! iPhone Android 免App教學),也就是把一些垃圾檔案清空、把一些陳年資料備份,讓電腦、手機、工具裝置多出一些空間外,我們也要思考如何達到「第二種大掃除的目的」。

以下我來分享自己這一次數位大掃除的經驗與心得,拋磚引玉,也邀請大家一起來嘗試看看數位工作上如何進行「有效的大掃除」,不只清理空間,更要增加數位工具的價值。




  • 1. 移除那些我「覺得(想像)」自己需要的工具

除了清理空間外,我也會移除這一年來陸陸續續安裝的那些「覺得自己有需要」但其實「不需要」的 App 與軟體。我會怎麼思考哪些工具是不需要的呢?大概有幾個方向。

第一個方向是那些一開始覺得對自己有用,想要嘗試看看能否改變自己,但事後根本沒用過的工具,尤其最常見的就是健康類、運動類、時間管理類的工具。

一開始我們想要刺激自己改變而安裝這些工具,但事後除了讓自己心安卻根本沒有定期使用,這不是工具沒用,而是我們方法錯了,那麼就應該移除工具,重新找出最適合自己的正確方法。

延伸閱讀:事實上,我認為你不能依靠任何數位、網路工具




  • 2. 移除那些我「多出來」的需要

第二個方向是那些刻意去使用他,但其實可以整合的工具,因為他們會讓我產生「多餘的需求」。

例如我這次把長年使用的 Evernote Food 這個美食旅遊記錄 App 移除了,因為我發現安裝了 Food ,會讓我每次出去玩都想要「刻意去記下旅遊記錄」,最後過程流於只是把照片貼上筆記這樣徒具形式的記錄,但這樣的照片日記其實在 Google 相簿裡也一樣可以產生,而當真正對生活飲食旅遊有心得時又不如直接使用 Evernote 本尊更能有彈性的在各種平台上編輯記錄。

於是多用了這個工具,卻讓我多出一個不那麼有需要的步驟,因為有這個功能而讓我誤以為自己有這個需要,花時間去滿足了這個多餘的需要,卻沒有發現其實自己多做了不是非做不可的事情。

事實上,我們正是常常不小心就把時間都花在這些額外的瑣事上,反而沒有時間去做正事,這就是應該首先清理的地方。延伸閱讀:把瑣事管理好?專案做到死也做不好




  • 3. 節制那些「過度的」功能

第三個方向是這個工具或許有需要,但裡面不需要的功能則應該關閉。

通常我所思考的就是各式各樣的 App 通知,例如 LINE 的通知可以有彈出視窗、有聲音震動、有通知欄提示,那麼這時候我要全部開啟嗎?還是我只要開啟「通知欄提示」就好?

對於我的工作型態來說,沒有即時回應 LINE 訊息也沒關係,但也不能錯過關鍵的詢問或討論。所以這時候我在清理時嘗試「節制過度的功能」,只要有通知欄提示就能讓我有空拿出手機時看到之前沒看到的訊息,而不需要彈出視窗或聲音震動。

延伸閱讀:我們真要用 LINE 談論公事嗎?小心即時反害了工作效率




  • 4. 收納很少用的工具,但又保證需要時可以很快找到

移除了不需要的工具或功能後,我會開始收納有需要,但不常使用的工具。

我自己其實喜歡 Android 設計上有一個應用程式集收納所有的 App ,把真正常用的 App 再擺放到桌面上或 Dock 上,這也是 Windows、 Mac 的設計概念,讓我在桌面上就是專注最重要的工作。

而當把那些不常用但真的有必要的 App 或軟體全部收納起來後,在 Mac 中可以用 Spotlight 快速搜尋,在 Windows 中可以安裝「 Launchy 」,在 Android 中則有內建的 Google 搜尋或「 App Dialer 」來保證我需要時快速啟動需要的 App 。





  • 5. 清理自己的數位工作步驟,並讓工具出現在正確步驟上

上述的步驟,其實都源自於我一個更早開始的規劃,這個規劃就是我會先思考我的整個數位工作流程,並且先從剃除流程裡不需要的步驟開始。

你有沒有羅列過自己一天使用數位工具、進行數位工作的步驟,並且嘗試去發現裡面哪些是重要的、哪些是多餘的呢?

例如以前我會在早上出門時就打開手機開始看有沒有新郵件,這個步驟沒有對錯,但是他卻影響了我可以利用的通勤時間,並且引誘我一進入辦公室先去忙剛剛郵件中相對不重要的瑣事,而不是先專注前一天預排好的工作項目。

這時候,我需要的就不只是工具的清理,而應該先鎖定「工作流程」如何清理?

在進行數位大掃除時,我開始進入「第二種目的」的需求,也就是「把步驟也定位」,我開始思考那麼我應該什麼時間看郵件?後來我設定是中午午休結束後才看郵件。我也開始思考什麼時候收集整理新聞是恰當的?後來我設定是每天下班後的回家路上。

工作流程就像是我們的家居空間,當我們先把它清空後,就要重新思考怎麼把東西重新擺回最適合的位置上,這沒有對錯,而是每個人都應該建立自己一套更簡潔、有邏輯的流程,去掉那些多餘的會引起不良反應的步驟。




  • 6. 更重要的是那些明明可以做,但是「我選擇不要做」的事

應該要怎麼做沒有絕對,一個裝置、一個工具、一段時間裡我可能都有十幾種以上的利用方式,但是與其抱持什麼都試試看的想法,不如在明確自己的工作流程、找到東西的定位後,就做出必要的取捨,這樣的清理可以讓自己以後專注在重點上,發揮工具更大的價值。

「不要做什麼」其實也是一種清理,是一種思想上的大掃除,而且他對生產力更有幫助。延伸閱讀:今天晚上就該做,明天早上不要做的 5 個數位工作習慣

例如 iPad 這樣的裝置,他可以成為沙發娛樂、新聞閱讀器、筆記本、替代電腦等需求,但是最重要的不是他可以幹嘛,而是「在我的數位工作流程裡我設定它用來幹嘛。」

我發現在行動中如果想要看新聞、讀社群、玩遊戲、處理工作,我更喜歡輕便的手機。而在辦公室裡要完成複雜作業當然是電腦更好。於是我把 iPad 設定成工作流程中的筆記本,開會時做筆記,辦公桌上當作第二螢幕做速記需要。

iPad 不只可以做這些事,但是我設定他來幫我完成某個特定工作,於是我刪除 iPad 上所有多餘的 App ,只留下作為一個筆記本、第二速記螢幕的功能,這時候我發現 iPad 反而更能夠被用來發揮他的價值,雖然功能變少,但每一次要「寫」筆記我就會想起他,也因為我選擇不做什麼而讓其不會成為我在家裡或辦公室分心的工具。


經過上面這六步驟的數位工作流程大掃除,我們清出了空間,也清出了時間,並且更進一步的找到每個工具的個人定位,在時間與空間中發揮每個工具的最大價值,這樣也完滿了清理的真正意義。

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4 則留言 :

  1. 認同站長的想法
    「減法的藝術」值得每個人思考

    自己在keep和眾多記事工具中挑選許久
    後來還是發現一套Evernote就足夠了
    (當然keep還是有在用)
    裝太多反而管理不易

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    1. 也只有先思考出自己需要的步驟,規劃出最適合自己的流程,這些工具就有他們的位置,也開始知道如何取捨了。

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  2. 我覺得線上服務也需要清除,有時候有些空間大優惠每個人都搶著拿,結果上傳了一些就不用了,殘留了的檔案雖然理應不會流出但安全上也有隠憂

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