何需手機下載上傳檔案? Gmail App 附加檔案最佳方法

在手機上如果要發電子郵件給同事,要在電子郵件裡面插入工作檔案,到底要怎麼做才方便呢?首先你的郵件軟體是否能夠讀取、插入手機內的檔案?手機內又要怎麼樣獲得辦公室電腦裡的重要資料?或者當你從手機上收到重要的工作郵件時,怎麼把裡面的附加檔案存回「辦公室桌上電腦裡的個人重要資料夾」?

在現代行動工作生活中,我們難免用手機處理些重要工作郵件(雖然,我覺得這種即時工作方式應該有所節制:我們真要用 LINE 談論公事嗎?小心即時反害了工作效率)。
可是在手機上如果還使用單機的方法處理檔案,其實很麻煩,不僅上傳下載麻煩,要管理檔案版本更麻煩,這時候最有效的方法其實就是:雲端化
雲端化,就是檔案完全不要經過手機、不要存在手機,而是像最新版的 Gmail Android 與 iOS App 那樣,直接連結 Google Drive 雲端硬碟插入檔案,直接把重要郵件附檔轉存雲端硬碟,然後回到電腦端,或是到任何裝置,都在雲端硬碟就能處理檔案,這才是最快最保險的方式。




為什麼雲端化的工作流程最快最保險?

  • 最快:因為檔案不需要慢慢下載到手機再插入郵件,直接「連結」到郵件附檔,不需一秒鐘。
  • 最保險:檔案永遠是雲端硬碟裡的最新版本,統一版本控管,才不會讓檔案零散。

你的 Gmail Android App 更新到支援雲端硬碟插入檔案的最新版本了嗎?讓我們一起來看看怎麼操作。(延伸閱讀更多 Gmail Android App 上的使用技巧:Gmail Android App 你可能不知道的 10 個郵件效率技巧。)

附註:20140725更新: Gmail iOS App 也支援整合插入 Google Drive 檔案。




1.
打開這幾天更新的最新版 Gmail Android App,在撰寫郵件畫面,點擊右上方的選單,選擇【插入雲端硬碟檔案的連結】,不是真的下載檔案到手機插入,而是直接插入網路連結就好。




2.
這時候就會出現你的 Google 雲端硬碟資料庫,你可以慢慢瀏覽檔案,找到你想要插入的任何大小的檔案,然後點擊「選取」,這樣就可以在半秒鐘以內,把檔案的連結插入到郵件中,並且立刻寄送給對方。

當然,你的郵件可以插入無數數量、任何大小的雲端硬碟檔案。




3.
對方收到電子郵件時,點擊附加的那些雲端硬碟檔案連結,就可以用他的 Google Drive 程式,或是任何網頁瀏覽器,打開網頁查看你插入的圖片、文件或其他檔案。




4.
如果你收到的是別人附加在電子郵件的附檔,想要轉存,這時候當然是要從手機轉存回電腦才是工作需要的,那麼在新版 Gmail Android App 中,點擊郵件附檔的選單,選擇「儲存至雲端硬碟」,檔案就會直接轉存 Google Drive 。

而你的手機也不會浪費網路流量來下載、上傳檔案囉!

這樣的雲端工作方式,才是行動裝置上最好的工作方式,最快、最有效率,也對檔案管理來說最方便、最保險,大家一定要試試看這樣的工作方法。最後,也分享一下我的 Google 雲端化工作策略新書開始預購了,請大家多多支持:《這些Google幫我做好的事:用Google思維重建10倍速工作流程》。



留言

  1. 所以這個方式會讓原本僅限個人使用的文件自動變成與其他人分享,使用完畢後再手動修改權限?

    回覆刪除
  2. 這是只能Google帳號對Google帳號才能用嗎?
    如果沒有Google帳號,如:Yahoo,PChome,hotmail…等,收到有這種附件的信,它們也可以打開來用嗎?

    回覆刪除
  3. 更新完app在撰寫郵件的畫面右上角還是只有"傳送",沒有選單
    不知問題在哪?

    回覆刪除
    回覆
    1. 應該是在撰寫主旨欄位的後面有一個小圖跟`+`號,點一下就有一堆可插入的東西,點選 `雲端硬碟` 就是了!

      刪除
    2. 小圖點選"雲端硬碟"後,還是會把檔案夾帶為附件,並沒有插入雲端的連結

      刪除
    3. 可能是尚未更新到最新版

      刪除

張貼留言

為了避免垃圾廣告留言過多,開始測試「留言管理」機制,讓我可以更容易回應讀者留言,並更簡單過濾掉廣告,但只要不是廣告留言都會通過審核。

這個網誌中的熱門文章

全家沖印、 7-11 列印照片誰好用?立可得與 ibon教學+比較表

微軟 Bing AI 繪圖工具 Image Creator 免費開放,30秒輕鬆生成圖片

Google Maps 我的地圖完全教學!規劃自助旅行攻略

3個 ChatGPT 輸入到輸出實驗,第二大腦筆記用 AI 生成文章報告

Arc 瀏覽器 windows 版測試心得,用四大介面改造升級專注工作流

Google 表單的 10 個專業問卷調查設計秘密教學

如何為筆記命名,建立搜尋規則?我的標題、分類、標籤命名法

Draw.io 中文線上製作流程圖首選!專業水準完全免費

如何用 ChatGPT 加速生成一份有圖有文的簡報,實戰案例教學

Google 表單自動關閉回覆教學:時間人數到達就過期