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2012年9月26日星期三

從改變你記錄事情的方法開始,工作上的做筆記心得分享

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我以前就是一個喜歡做筆記的人,上課把老師講的重點全部都抄寫下來,上班時桌上也貼滿各種便條,筆記上也好多密密麻麻的工作任務,但是為什麼總覺得這些記錄在我真正需要時「發揮不了作用」?

即使考試前,在書桌上貼上了一張大大的目標:「考上XX大學」,但是為什麼我還是無法認真念書,最後也沒有達成目標?

有時候,把所有事情記錄下來,和把所有事情「有效的」記錄下來完全是兩回事。我後來慢慢領會了這樣的道理:不只是單純寫下來就好,記錄事情是要有方法

而今天這篇文章,就要和大家分享,在工作上做記錄、寫筆記的過程中,我自己體會到的一些「記錄事情」、「做筆記」的方法。

 

 

一、一開始就記下「應該如何做?」

以前一開始進入職場時,常常在被交派新任務的時候,我會很單純、很直覺的把這個任務寫下來。這看起來好像沒什麼問題?不就是這樣做嗎?其實這裡問題可大了。

因為我還是常常都會拖到截止日前才草草把任務趕完,明明「應該要做那件事」的便利貼就一直貼在我的眼前,我也都知道要去做那件事情,但為什麼總是沒有真的立刻動手去做呢?

後來我發現,是因為我「記錯重點」了。

當我收到「負責下一期雜誌上的封面故事」這樣的任務時,我單純的紀錄了這件事情,然後每天看著這個重責大任窮擔心,甚至有一點點逃避,直到「死期」到達前,只好趕鴨子上架,硬著頭皮弄出什麼東西。

 

為了解決這個問題,我改變了一下記錄事情的方法。後來當我接收到類似的任務時,我當下就會立刻做一個「思考轉換」,問自己一個問題:「要完成這件事情應該做些什麼?」

然後,我把這樣快速思考轉換後的結果記錄下來。

  • 被交付的目標:
  • 負責下一期雜誌上的封面故事
  • 一開始想到的完成步驟:
  • 到書店收集資料
  • 上網收集資料
  • 擬定大綱
  • 確認可訪問對象
  • 聯繫訪問者
  • 開始撰稿

不用花太多時間,也不需要馬上想得透徹,在一開始記錄事情的當下,簡單的列舉出當下想到的步驟,頂多只是多花不到一分鐘的時間即可完成。

後來我每次要記錄事情時,當下就「多花一分鐘」,把單純的紀錄事情,變成記錄「應該如何做這件事情?」於是我所面對的不再是一個遠大的目標,而只是邁開我的腳步,走到一間書店,好好翻閱一下相關的資料而已。

讓事情變得「具體」、「簡單」,把事情拆開成「可以執行」的步驟,就是記錄事情時最需要的一種方法。

 

 

二、把「自己的思考過程」寫下來

在開會時的筆記本上,聽到同事們講述著一個一個重點,或是一個一個需要完成的任務,這時候,我很認真的把所有「聽到的」內容都寫下來。

在上課時的課本上,聽著老師講解許多的分析、解釋,我非常專注的把老師所有說過的話、寫過的黑板,盡可能完整的「移植到」我的書本上。

這看起來不是很好嗎?完全就像一個認真的好學生一樣。

 

然而,我以前在當學生時,最喜歡寫在課本上的不是老師告訴我的筆記,而是我從老師的話裡所反思獲得的各種「自己的想法」,後來我在準備功課時,這些我自己的想法可以提供我更多啟發和學習,對我真正有用。

真正值得記錄的,或許是這些「自己想到」的思考過程。

在開會時,對方提出一個要求,單純把這項任務寫入筆記的當下,自己應該會有一些想法、一些反應,這些內容也應該一起記錄下來,這會是你未來規劃工作、執行企劃時很寶貴的參考,不要讓自己的想法溜走。

 

或者回到前面舉的第一個例子,當我在執行書店情搜步驟時,想到可以去翻閱某本雜誌、想到可以去問某個達人,想到可以怎麼設計標題;或者,想到未來的稿子裡可以寫入哪一句漂亮又具有啟發的話?

這些思考過程,我全部都會當下記錄下來。

而且很奇妙的是,一旦我開始「寫」,這些想法就會開始從腦袋裡的雲霧深處被拉出來,我可以慢慢看清他們的面貌,並且開始想到更多「應該如何做?」的好方法。

所以我會常常利用「書寫」這個動作來思考,而不是單憑腦袋空想。

 

 

三、不要信任你的腦袋

想要改變記錄事情的方法,首先就是要認識到:腦袋不是記錄事情的地方。

有時候我們可能是懶惰,或是對自己過度自信,覺得一些小事情,我用腦袋瓜先記住就好,反正等一下就會去做。但以我自己的經驗,這樣的作法,起碼有一半以上的機會,最後都會出包。

千萬不要有這種想法。

任何時候需要記錄事情,就是記錄在你的筆記上,而不是記錄在你的腦袋中,一定要先養成這個習慣。

 

 

四、統一的收件匣

這裡的收件匣,不是指電子郵件的收件匣,而是指你收納筆記記錄的地方,無論那是什麼地方,愈統一愈好。

這個收件匣最好能夠隨時隨地被你拿出來儲存記錄、瀏覽記錄:不會出現像是我把客戶電話的便利貼貼在電腦螢幕上,結果出門開會忘記抄下來的糗事;也不會出現隨手把什麼東西記在一張紙條上,以後卻無法從散亂的桌子上找出來的麻煩事。

 

想一個可以收納你所有記錄的地方,例如你可以把隨手記下的便利貼、紙條,直接黏貼到你的隨身筆記本上面,並且確實養成這個好習慣。

你的紀錄應該統一就在一個地方,沒有第二個地方,這樣才方便你做後續的內容整理、內容延伸。

 

 

五、反覆修改你的紀錄

前面看起來似乎要不斷記錄任何事情,但是,並非記錄下來即可,把筆記本寫滿不是為了滿足自我的成就感,而是為了要讓這些內容真的發揮作用。

不去反覆重看、修改筆記是不行的。

記錄事情就好像是寫一篇文章,第一次記錄只是初步方向,第二次修改開始完善大綱,第三次重看可以補充內容,最後慢慢把每一段文字寫完。

 

用來記錄事情的紙條、筆記本,最好都保有一定的空白空間,可以讓我不斷的補充新的內容上去。同一件事情,就是在同一個筆記頁面進行不斷的擴充。

除了以後我要查詢事情時也更加方便外,這樣做的用意,是我可以隨時了解自己的整個思考、規劃過程,以及了解目前這個任務的所有執行狀態,還有包含這個任務其他尚未完成的步驟與目標。

然後從這樣一個「跟著我的行動」不斷增長的記錄中,我可以找到下一步應該做什麼的具體建議。

 

 

六、累積自己的SOP清單

有些工作是反覆執行的,例如一些公司裡的行政流程。而愈是這些自己覺得已經很上手的流程,我們愈會覺得:我記得怎麼做。

但即使是自己已經習以為常的事情,也要學會記錄下來。更好的作法,是建立自己的標準作業流程清單:申請一個補助款項的流程是?提出活動邀約的標準格式是?自己上次完成活動進行了哪些步驟?

處理任何事情,無非都是有一個流程,而任何流程的紀錄,都可以幫你確保、確認,自己沒有漏失其中任何一個環節,也讓自己執行工作時更輕鬆,不用反覆重做太多類似的事情。

 

更進一步的,當把自己腦袋中、行動裡做過的那些步驟流程也都記錄下來後,我們就可以白紙黑字的好好檢視一下這裡面還有沒有可以最佳化的地方?

下一次可以怎麼安排更好?少掉一個步驟會不會更有效率?

記錄工作上的事情時並非雜亂無章的記,可以試試看把任何事情都變成一種流程,然後試著透過記錄,去不斷最佳化你的作業流程,直到他能幫你更省時省力的完成事情。

 

 

  • 小結:

單純就是透過記錄事情,就能幫助你在工作上、學習上提昇效果。

但前提是,記錄事情的方法並不簡單。

然而也不難,就只是一些想法、觀念上的轉變而已。以上提供我自己的經驗和大家分享,也歡迎大家一起來討論你們平常記錄事情、筆記工作的方法。

22 則留言:

  1. 學習了,謝謝。
    最近也正在想這個問題,你把它寫得很有系統了。

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  2. "即使考試前,在書桌上貼上了一張大大的目標:「考上XX大學」,但是為什麼我還是無法認真念書,最後也沒有達成目標?"

    通常都是因為房間有電腦...(逃)

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  3. 哈哈,那可能要去看我另外一篇:
    「可不可以不要那麼雲端?面對數位行動工具的隱藏危機」
    http://playpcesor.blogspot.com/2012/09/blog-post_25.html

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  4. 每次看到esor大哥寫的相關整理文章

    都感到非常的受用,我也是像esor大哥一樣都是將老師所抄的筆記通通寫在紙本上,但是之後我會再做思考、註解,不知這樣是否有用?

    當然整理的東西還是要自己花時間去思考如何整理才是對自己才是最有效的,每個人適用的整理方法都不一樣,但是都是值得參考。

    感謝您的這篇文章 : )。

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  5. 很棒的回饋^^ 能夠自己再去做註解、思考,真是非常用心的好同學~

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  6. 作筆記這門學問,隨便抓一個建中、北一女的就可以問到很多心得

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  7. 你這樣說似乎帶著一點偏見:)

    其實無論學校或工作,我相信很多人一定有許多各自的筆記特色可以分享,也可以對他人產生啟發的

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  8. 如果作筆記隨便抓一個建中、北一女的就可以問到很多心得
    那為何國外很多知名大學要開作筆記這種課程?

    Esor這篇真的點醒我了 感謝您

    也希望能讓我以連結方式貼在我的Facebook上 Thx :D

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  9. To 匿名:
    這也不一定,我就是建中畢業的,可是這一篇還是帶給我很多啟發。
    畢竟,針對高中少數科目的「學習」,分門別類作的筆記,跟日常生活著重「處理」紛至沓來雜事的筆記,其方法有很大的不同,擅長前者的,也不見得就擅長後者。

    不過也想請問行者,除了Evernote之外,你是不是也會隨身攜帶一本紙本筆記本呢?畢竟有些東西(需要繪圖或是整理雜亂的思考),好像還是紙本會順手一些(還是我只需要多練習隨手寫在周遭的紙上然後馬上拍照?)

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  10. 我會在必要時帶上一本紙本筆記本(但不是每次都帶,因為多了一個重量),例如可能會去沒有把握網路暢通的地方開會時,而若是臨時狀況,就是隨手記載周遭的紙上(自己的名片也不失為隨手記錄的好東西)

    當然,事後都會拍照回存到evernote統一管理

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  11. 對了,如果是需要繪圖或是手寫來整理雜亂思考時,我可能會利用一些手寫App(通常是iPad上的UPad),或是心智圖App來解決。

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  12. 今天當下就運用到自己的工作上,效果很棒!以下幾點心得分享給大家。

    1.工作前晚先思考明日的工作流程,並作筆記寫下應該作的事情的邏輯步驟和所需工具或資料。
    2.早起在檢視一次,遺漏的細節部分作增添和修改。

    感覺是掌握了整體,拆解的各個部分也明確的分成各個步驟。

    工作順多了,很爽。


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  13. 我用mempad这个outline工具收集和整理think和idea。整理很花时间,把原来杂乱的idea整理好要几天时间。

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  14. 非常喜歡你的文章!!這篇我看了三遍!!受益良多阿~~~~指出了好多我記錄事情的缺點~

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  15. 很多时候,听见一件事,会马上有思考,会有零碎的思路,这些思路很多是在平时经验积累的基础上得出来的,这些思路逐步积累,对工作,对手上的任务完成很有帮助。

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  16. 抓錯大隊登場
    負責下一期雜誌上的封面故事
    一開始想到的完成步驟:
    之間多了一行空白

    再來
    我來分享我的一點點屬於自己的心得:
    *首先一定要有本小筆記本隨時放在桌上
    當老師或同學交代什麼馬上寫進筆記本
    這就是種釋放記憶體的動作[相信有智慧型手機就懂哈哈]
    寫下去就忘了它反正隨時都能翻到
    畢竟高中生的記憶體可能只有64MB等級而已XD[至少我是]
    *高三一定要有一本小筆記本裡面有時間表格甚至月曆表格
    月曆是把大事丟進去提醒自己
    時間表格則是在空閒時間可以分配回家的進度
    但是不要寫得太細寫科目即可
    否則因為彈性太少導致無法完成會影響到情緒

    個人覺得這些方法讓我生活更有效率了
    給大家鞭吧哈哈

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  17. 寫的真好,回想一下,我在大學一開始上數學課抄筆記的時候,只是把老師黑板上寫的定義﹑定理抄起來,後來老師說重點在於她講的口語解釋,筆記的焦點才更放大了些,不過最近似乎進入了文中第2點描述的狀態,開始會把自己想到的問題﹑讀過的相關題材或概念也一起寫下來,但自己放筆記的地方非常散亂,這點還有待加強XDD,從這篇文學到很實用的觀念啊~

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  18. 感謝這篇文章 學到不少東西
    感恩

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