2012年7月30日 星期一

你需要一個整合與派送數位工作內容的個人行動指揮中心

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以我自己來說,幾乎所有的工作與學習,都要倚賴在電腦上「數位解決」,我相信也有很多工作者和我一樣,或者說,起碼有一大部分的工作內容已經數位化,甚至可能數位化後更有效率。

這時候,身為以數位內容為重心的工作者,我在自己的長期經驗裡,會建議大家應該選擇一個屬於自己的數位工作行動中心

這是什麼意思呢?簡單的說,當我從四面八方管道接收到不同的數位內容時,我有一個統一整理他們的中心。而當我必須把數位內容用多種方式發送給不同的工作對象時,我也有一個統一發動執行的中心。

一個「數位工作內容行動中心」可以讓你不會在工作時混亂,因為你知道內容就是儲存在那邊。而進一步的,也可以讓你在數位工作時有條理,因為透過這個中心你就知道自己下一步行動的規劃與依據。

 

 

為什麼需要一個數位工作行動中心?

下面這張圖可以很清楚解釋「數位工作內容整合、派送中心」帶來的好處。

我們無法避免從郵件、網頁、檔案,甚至紙本資料等不同地方接收到工作內容。而且我們也無法避免有時候就是要把工作內容用郵件寄出,有時候則是需要製作一份表格檔案。

來源、派送的管道都是必然多元的。

但如果這時候缺乏一個管理中心,那麼每次你要派送時,可能還要回到不同來源去整合多筆資料,甚至還可能需要派送到多個管道,這將會讓你的數位工作呈現一個分散而不容易組織的狀態。

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但是,如果這時候你有建立一個自己的數位內容整合中心,那麼流程上就會有效率的多,這裡的好處我覺得可以分成三個層面來說:

 

  • 1.收集:

顯而易見的,你可以把來自不同管道的內容整合在一起,他們可能彼此相關,那麼你就能利用這個整合中心來重新組織他們,讓這些內容合併成一個有條理邏輯的新整體。

透過整合中心的收集,你的內容資料庫將不會再分散。

 

  • 2.執行:

把內容統一聚集並整理,對於你的執行也有幫助。

因為這個整合中心收集了你需要去執行的所有行動資料,所以你只要瀏覽這個中心,就能知道自己下一步應該做什麼,並且找到下一步行動需要的資訊,當然也可以把各個工作之間的內容串連起來做整合利用

 

  • 3.回顧:

工作結束後的資料不只是一個記憶,他們甚至可能在某一個未來的時間點提供很好的參考輔助。

這些資料如果分散的儲存在不同來源、派發的各自管道裡,那麼未來我們幾乎無法有效的重新利用他們。因此我們需要一個統一的備份中心。

 

整體來說,也就是把多種管道收集到的工作內容儲存在一個統一的中心,但也不只是儲存,而是可以把相關內容合併整理。於是這樣的內容中心,也會變成我們的行動依據的核心。

而既然所有內容就是統合在這個中心了,那麼自然而然的,這些中心本身也就是一個備份的中心了,但事實上我們不需要額外做備份的動作。

 

 

數位工作行動中心一定要具備?

那麼,什麼樣的工具,或是什麼樣的方法適合當做你的數位內容整合中心呢?我覺得要起碼具備下面兩種要件。

 

  • 1.雲端同步:

這個內容統合中心一定要可以把你的資料同步到雲端,並且同步到你所有的數位裝置上。

同步到雲端的好處就是可以即時備份

同步到所有數位裝置的好處,就是你隨時隨地都能收集、執行、回顧裡面的內容。

 

  • 2.行動App:

這個數位內容中心一定要有App,當然最好也有網頁和桌面軟體。

我們未來很多時候會是在行動裝置上工作,或者說,現在很多時候,如果你能善用行動裝置工作,那麼你會發現變得更有效率。

因此這個內容中心一定要有App,可以讓我們在行動中非常便利的進行收集、執行、回顧等等動作。

 

 

數位工作行動中心可以是?

前面說過,這樣的一個數位中心同時兼顧了「內容整合」、「行動指揮」的功用,那麼什麼樣的工具適合被選為行動中心呢?

 

這是我聽一位在今周刊工作的記者所說的方法。

她提到她把自己所有的重要文件檔案寄到自己的Gmail,甚至把自己的靈感、草稿也同樣寫信寄給自己,當然,所有工作郵件本來就在Gmail中。

於是,Gmail很自然的變成她的數位內容收集中心。Gmail有很棒的分類管理系統,搜尋能力又快又強,還整合了聯絡人功能,再加上Gmail的免費容量夠大(10GB),又可以雲端使用,某種意義上可以說是同步,當然也有行動中可以使用的App。

所以當Gmail收集了所有數位工作內容後,就可以成為前面這位記者的行動發起中心,她只要進入自己的Gmail,就能知道下一步工作的行動資料,也能找到所有重要的文件內容。

 

最基本不取巧的方法,有時候就是最好的方法。

哪裡可以儲存所有數位內容最方便?或許答案就是你的「硬碟」裡,你可以把郵件附檔轉存到統一的資料夾,你可以用資料夾分類管理所有的文件表格,這是每個使用電腦的人都會的動作,而這當然也可以當做數位內容整合中心。

「硬碟」,善用最簡單的資料夾分類,你就能整理所有內容,打開檔案總管就能發起所有行動。

而如果要加上雲端同步、行動App,那就裝個Drpbox就能無痛升級工作環境。

 

就像我在「兩張圖解釋 Evernote 的 完全記憶 與 專案管理筆記 方法」一文裡提到的,便是把Evernote當做所有內容的整合、行動中心的概念。

當內容收集到Evernote時,可以重新組織、重新排版,並且加上新的筆記。然後這樣的整合內容就是未來行動最有效率的依據。

 

這時候可能有朋友會問:實際情況下,難道我不能Gmail、Dropbox、Evernote一起使用嗎?當然,事實上,我自己也同時使用上述三種工具。

但是,所有最重要的,關乎下一步行動的內容(而非所有內容),一定有一個我所選擇的數位行動管理中心負責保管、整理與派送,也是我執行工作時操作的核心系統。

例如我自己選擇的是Evernote,而前面那位記者選擇的是Gmail。

 

 

  • 結語:

上述的工具只是舉例,你可以把Gmail換成其他雲端郵件服務,或是把Evernote換成其他筆記本。

但重點就是,選擇、建立一個專屬於你自己的數位工作內容整合行動中心,在收集與派送之間負擔轉換的核心位置,在這個數位化愈來愈快,數位內容愈來愈龐雜的工作環境裡,相信對大多數朋友來說是非常有幫助的!

最後,也歡迎大家來討論看看,你會怎麼樣整合管理自己的數位內容?

5 則留言 :

  1. 最近積極地將資料整合進 Evernote 中;60M 一下就不夠用了。

    嚴肅地考慮升級為專業版。

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  2. 數位文件核心
    這是一個很棒的想法
    以前我是用Gmail+Sugarsync
    目前正積極地將Evernote整合進來
    感謝Esor的分享!!

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  3. Gmail/Evernote的长处都是搜索,还有就是容量够大。

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  4. 嗯的確思考我的中心點配發

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