2012年6月4日 星期一

Any.DO 電腦, Android, iPhone GTD待辦事項同步軟體心得

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之前我曾經在「Any.DO 簡潔優雅開始完成工作的 Android To Do List App」介紹過「Any.DO」這個待辦事項工具,它首先擁有Android版本,其漂亮的介面、順手的操作,加上簡潔清楚的管理邏輯,是Android上最棒的GTD工具之一。而最近Any.Do終於進一步推出了它的iPhone App,以及Google Chrome套件

於是,現在的Any.Do是一個跨平台適用的待辦清單同步服務,可以讓你隨手收集未完成的行動,在任何一處裝置查詢並啟動任務,並且全面同步待辦清單的完成狀態,可以說是個人零碎事務管理的好夥伴。

而且,「Any.Do」夠簡單、夠貼心,在操作上Any.Do不只是看起來很優雅,精心設計的介面也確實能夠讓用戶聚焦於「執行」上,省去不必要的繁瑣管理。

 

 

Any.Do看起來介面非常漂亮,但我們不會真的只是因為介面漂亮的理由,就去使用一款目的是為了增加我們工作效率的工具。

 

我要先說的是,Any.Do不會適合所有的人,例如它的簡潔設計就不適合需要複雜專案任務管理的朋友(就像我,因為任務專案種類很多,所以我選擇使用比較複雜專業的Remember the milk)。

Any.Do也不適合用來同步Google Tasks工作表(雖然它可以),因為事實上,如果以我對於Google工作表的用法:「如何利用Gmail Tasks工作表規劃郵件分工處理流程?心得分享」,那麼沒有一款手機上的Google工作表同步App能夠滿足我的需求,因為它們都不能同步郵件內容或連結!

講了這麼多Any.Do的缺點,就是要提供大家一個「適合自己需求」的選擇基礎,那麼什麼樣的朋友適合使用Any.Do呢?

  • 1.用來隨手快速收集生活、工作上的零碎任務。我們很容易隨時接收到額外的小任務,這時候Any.Do可以讓我們快速把這個待辦事項收集起來,以免忘記。
  • 2.用來在電腦、手機之間隨時處理零碎任務。目前的Any.Do可以說能夠在所有主流平台上同步待辦清單。

 

 

為了能夠在Android、iPhone、各種作業系統裡的Google Chrome瀏覽器之間,即時同步Any.Do的待辦任務,我們需要在使用Any.Do時註冊一個帳戶

這時可以直接連結Facebook來建立帳戶。

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GTD的第一步就是收集任務

Any.Do是一個非常棒的用來收集零碎任務的好工具,因為它的新增任務過程單純直接,就是在上方輸入欄位填上任務名稱即可!

很多時候,額外接收到的「各種瑣事」就是這樣直接記錄下來最快,其實不需要太多複雜的分類或管理(除非是「專案型的任務」)。

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直接收集下來,甚至是只要輸入任務名稱就完成收集動作,看似好像很隨便,愈簡單的動作,其實對於一般用戶來說愈能有效的執行。比較好的作法是,我們先求能夠完成記錄與收集,後續才進一步追求管理。

這些收集下來的任務,在Any.Do裡就呈現為待辦事項清單。

 

這時候,我們可以按住某個任務,拖曳到今日、明日、本週、之後等等不同時間點。這個時間分類也有學問,因為對於我們的行動來說,最重要的就只是今日與明日,不需要太瑣碎或準確的時間分類(因為待辦事項不是行事曆)。

而點擊某項任務,可以把這個任務標記為重要,或是分類到某個資料夾,也可以加上提醒、添加筆記,或是分享任務給朋友。

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Any.Do的分類預設只有兩個,私人與工作。

我的建議是,盡可能就是用這兩種分類來處理瑣碎的事項,因為對於大多數一般用戶來說,分類愈簡單,在「行動」上常常會愈有效率

只有藏書館才會進行瑣碎複雜的分類,但我們知道藏書館是缺乏行動性的。

在行動裡,區分私人與工作,其實綽綽有餘。

當然,你還是可以依據專案行動等開始區分複雜的分類,但這時候我覺得就不是Any.Do可以很好的勝任的範疇了,如果你的需求到達這個階段,或許要替換到更專業的GTD工具才行。

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Any.Do除了讓你輸入任務名稱來快速新增待辦事項外,它也提供一些自動收集任務的功能。

在你的手機上如果有未接來電,這時候Any.Do會自動彈出視窗,詢問你要不要收集這個未完成的任務,如果點擊「Call Later」,那麼就會在待辦清單建立一個打電話的任務,提醒你記得回電。

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而Any.Do的任務提醒功能也很有用。

當發出提醒後,你可以選擇延後再次提醒,或是確認任務已經完成,也可以掠過提醒。如果你當下來不及執行這個任務,可以簡單的往後延一個小時或一天。

懂得如何有效「稍後執行」,其實也很重要:「在數位時代裡,每天你應該練習清空的 5 件事」。

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而上述手機裡的各種操作與修改,全部都會即時的同步到你在Google Chrome上所安裝的Any.Do套件,相反過來也都能即時同步,讓你順暢的切換不同平台執行工作任務。

 

需要專業待辦事項的朋友,可能會覺得Any.Do不夠「細」。

但是,Any.Do的簡潔大方、清楚易用,卻也正好是一個GTD工具需要的特質,所以我會建議你把Any.Do使用在對於額外的、零散的小任務的收集上,並且透過最簡單的紀錄,讓自己記得去執行這些事項即可。

這就是Any.Do可以發揮最大功效的地方。

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11 則留言 :

  1. 我用了Any.Do一陣子 後來改用Doit.im 覺得這款更好用!!

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  2. Doit.im 也很棒,過一陣子我應該也會介紹XD

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  3. 不曉得 Android 用戶看到原本獨佔的 Any.Do App 也移植到 iPhone 上的感想是什麼......
    想當初 Instagram 發布 Android 版的時候,一堆 iPhone 用戶反應很激烈,說啥 Android 會搞壞 Instagram 的使用者經驗,真不曉得這些 iPhone 用戶哪來的優越感,會把 Android 用戶當成次等公民對待(攤手)

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  4. 在用producteev,是方便的共同作業及支援google apps & gmail,但是卻慢,不知道有沒有更好的介紹一下?
    thanks

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  5. 不好意思我想請問一下
    我的鬧鈴響之後沒有讓我選擇已經做完或是snooze的選項耶?
    我今天有更新過了~不知道問題在哪~

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  6. 是iOS5.1
    意思是iPhone app沒有這功能~?

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  7. Doit.im 功能強,但操作還不夠直覺。Any.Do 相對地簡單多了。但我(iphone + chrome)一直找不到它的 sync Google Tasks 的功能... :(

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  8. 很想知道你管理稍微复杂些的待办事项具体是怎么操作的?RTM?

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  9. 我安裝了 Any.do 的 chrome 套件,但在gmail 裡要使用remind me 加入to do 時卻跟我說我尚未登入 any.do , 找半天找不到如何登入,請問玩物兄知道如何解決這個問題嘛?

    謝謝,
    tzuche

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  10. 請問一下,我的朋友是用iphone的,我想分享工作給他,但就是在清單裡找不到他

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