2011 我常用的雲端應用服務,開學季前的網路工作與學習推薦

web app-01

很多時候,其實只要擁有一個瀏覽器,就能完成絕大多數的事情。我可以打開Google Docs開始寫稿,或者利用Cacoo畫完流程圖後貼入Evernote筆記;當然我完全能直接在線上檢查工作進度和行程安排;或者利用Gmail收發一些郵件,又利用Drpbox傳送檔案;有通訊需求時IMO能夠登入各種即時通;有情報收集需求時Google Reader就是最好的資料庫。

要完成上面這些工作與學習任務,除了瀏覽器,我完全不需要安裝任何一個軟體,也不需要手動同步任何資料,當工具與內容都以雲端為基地時,就代表只要可以上網,我就可以隨時在任何電腦裝置上開始作業。

繼前天介紹完「2011我電腦中必備的免費軟體下載,給工作與學習的備忘錄」後,今天要推薦的是我工作、學習上必備的,甚至是更常使用的另外一種軟體:Web App,也就是雲端應用服務,不管是即將開學的學生還是上班族,懂得善用雲端工具是可以增進工作效率的好方法之一。

 

 

我從來沒有遇到Google Docs與微軟Office文件格式相容的問題,為什麼?因為我不會硬要讓他們相容!

Google Docs可以做到的事情其實非常明確,那就是便利的多人線上協作。我會說服合作者一起在Google Docs上開一個分享資料夾,讓大家把自己負責的文件傳上去,隨時都能互相編輯。

我甚至會說服合作者,直接到Google Docs開會,打開一份線上文件,大家在上面打字發言,會議結束時,會議記錄同時產生,後續還能讓每個人追蹤修訂。

這就是Google Docs能發揮最大效率的地方,我自己的Google Docs裡都是一份一份和他人協作的文件,一個一個與多人合作的專案資料夾,隨時都能追蹤分享,並且保持團隊資料的統一管理。

 

 

  • 解決需求:臨時需要設計草稿圖、繪製組織圖表

當然,Cacoo絕對可以當做是專業的線上繪製圖表工具。

但我自己選擇使用Cacoo的機緣其實是因為「臨時需要」;有幾次忽然有任務需要設計草稿圖,如果用Word或繪圖軟體慢慢畫的話不知道要畫到何年何月,於是找到了Cacoo,它有各種內建的素材可以直接套用,我只要組合在一起,需要的圖表或版型就出來了

其實很多線上工具,正是可以用來滿足這類偶爾出現的需求,因為這時候裝個軟體太耗費時間,而線上工具登入一下就可以立刻開始使用。

結果更有趣的是,當我用了幾次Cacoo後,發現真的很順手,於是以前一些真的會用Word畫的圖表,現在也都習慣交給Cacoo完成了。

 

 

  • 解決需求:透過不同裝置、不同軟體讀取同一份行事曆

我很久以前是桌面軟體Rainlendar的愛用者,不過後來工作與家裡電腦的行事曆必須同步,有了智慧型手機後又希望能讓行事曆自動同步到手機中。

這時候怎麼想,還是只有直接使用Google Calendar線上日曆最方便。

Google日曆本身的介面設計也很不錯,但對我來說這個服務無可取代的優點就是雲端同步。目前我的Android手機iPad、兩台電腦、一台筆電,都是透過Google日曆讀取同一份行事曆。

當然,Rainlendar付費版也可以同步Google日曆,但這就表示我們最終還是需要一份雲端日曆資料庫,來當做自己行程安排最便捷的統合中心。

 

 

  • 解決需求:分類收集不同工作裡要做的瑣碎事項

我自己其實是「亂用」Remember The Milk,因為我並不把它當作真正的GTD待辦清單管理系統來使用。

RTM裡那些複雜深入的功能我都不理它,我只是會在RTM裡面建立很多個清單,每個清單代表正在進行中的一種工作,然後把這個工作相關的、必須執行的瑣碎事項、想法點子記錄進去。

例如我有一個「部落格題材清單」,專門記錄寫部落格文章需要的素材,就像某種垃圾傾倒場一樣,當我不知道可以寫什麼題目時,只要到清單裡隨便一找,就會有新的題材了。

另外我也會建立像是「XXX工作標準流程清單」,有些行政工作會重複做,而且有麻煩的標準流程,這時候我會建立一份標準流程清單,當我執行時把流程裡一個個已經完成的環節劃掉,循序漸進,也保證我不會忘記某個小細節。

 

 

  • 解決需求:最佳化每天的郵件收發流程

千萬不要在電子郵件上花太多時間,但是也不要害怕打開你的信箱。

我自己奉行著「[摘譯]維持電子郵件收件匣清空的10個技巧」這篇文章裡提供的精神,在固定的時間裡快速處理郵件,讓郵件要不就是處理完畢、要不就是分類收藏,要不就是進入待辦清單中。

Gmail的優點正是它有很棒的自動化過濾、管理功能。其中務必要學會怎麼善用的三大功能分別是:「優先收件匣」、「工作表」與「自動篩選器」。

收發郵件是基本需求,而聰明的管理郵件是滿足更高層級的需求,我這邊推薦使用Gmail的原因,也是著眼於它內建聰明易用的管理功能。

 

 

  • 解決需求:建立個人的線上知識庫

Evernote如何好用應該常看電腦玩物的朋友都知道。

而從雲端的角度來看Evernote,它的用途就在於不管你是學生還是工作者,建立一個自己可以隨時取用的專屬知識庫是很有必要的。

我相信資料留在雲端比留在硬碟裡更不容易損壞遺失,也更容易查詢檢索。當然像是Evernote可以同時有線上和本機的資料庫備份就更加保險了!

而建立起一個收藏個人想法、計畫內容的資料庫後,你會發現自己終於可以慢慢「累積」東西,任何時候都能把一閃而過的點子趕快丟進資料庫,並且任何時候也都能從資料庫裡找回需要的素材。

 

 

  • 解決需求:集中管理所有情報來源

資訊是工作必備的素材,而Google Reader是獲得素材最好的通路。

我看到自己周遭認識的部落格站長和同事,幾乎每個人都或多或少有使用Google Reader閱讀的習慣。一點都不誇張的說,如果你有接收新資訊的需求,那麼Google Reader是最好的工具。

而如果你有大量情報收集、管理的需求,那麼不使用Google Reader,就好像你明明可以坐車卻偏要走路一樣的不合情理。

打開Google閱讀器,用最適合我自己的方式分類資訊來源,管理收集到的情報,這不會是一蹴可幾,但慢慢累積後,你就能擁有最適合自己的資訊通路,比他人更快掌握關鍵的訊息,也更容易從多方訊息中明辨是非。

 

 

  • 解決需求:在資訊衝擊下喘口氣,有些東西值得你好好讀

懂得收集情報資訊只是第一步,更重要的第二步是懂得怎麼吸收與應用資訊。

當然,我們的目的並非只是做一個「什麼都知道」的人,而是要做一個「能夠善用情報」並做出更有效工作成果的人。

所以內化資訊的過程是很重要的,我個人很推薦使用Instapaper這樣的稍後閱讀服務,把一些重要的文章暫存下來,並且每天規劃一定的閱讀時間,讓自己能夠好好吸收、整理與思考。

雖然我:「在網路上沉迷於閱讀的一天,我對網路閱讀的心得與方法分享」,但我並不想做資訊狂人,而是希望快樂且有效率的閱讀中,有些東西真正能促進我的成長。

 

 

如果你在學業上必須研究一個大型的論文計畫,或者你在工作上必須追蹤某個領域的資料,這時候逐步建立自己的專屬搜尋引擎會很有幫助。

例如我自己建立的「中文電腦資訊部落格搜尋引擎」,就是我在研究資訊領域題材時很有用的工具。

當然,我花了一兩年的時間慢慢建立這個搜尋引擎資料庫,會花這麼久,除了裡面收集的網站很多外,另外就是我覺得資料整理本來就應該是漸進的過程,除非真的火燒眉毛,要不然邊做邊整理才是最有效的方法

因為Google搜尋並不專精,所以如果你正準備深入研究某個領域的主題,那麼就開始慢慢把相關資料網站加入自訂的搜尋引擎中,以後找資料會方便許多。

 

 

我推薦使用Dropbox,是因為這個服務可以帶給你管理檔案的新思維。

Dropbox可以化身成傳輸線、隨身碟Dropbox 虛擬USB傳輸線、記憶卡,行動裝置上的傳檔心得教學),不僅在多台電腦之間方便的傳送檔案,而且在手機等行動裝置上也是移動檔案的便利選擇。

另外Dropbox更是學生、上班族最好的重要資料備份工具Dropbox 今天救了我一命:已刪除檔案救援與舊版本資料還原),一些不小心刪除,或是不小心把重要版本覆蓋過去的檔案,都能利用Dropbox還原。

此外當我在外部電腦要把大檔案回傳給自己,那就直接傳到網路端的Dropbox,就能自動同步回家中與辦公室裡的電腦了。

 

 

線上工具的優點就是非常有彈性,能夠在更多臨時情況快速解決任務。

雖然我不愛聊天,但工作、學業上還是少不了用即時通來溝通重要事情,而imo這個線上服務可以整合MSN、Skype、facebook、GTalk等多樣化的通訊帳號,也解決了某些電腦上沒有即時通的困境。

 

 

學生一定會有各種出遊活動,上班族也可以需要辦一些聚會,這時候要負責喬時間、喬地點的人最累。

而Doodle這樣的工具就能利用一個線上統一平台解決難喬的問題,只要在上面建立一份揪團投票清單,然後讓大家上去回報自己有空的時間,接著統計一下就能知道聚會要訂什麼時間地點了。

負責人也不用再苦命的和大家溝通聯絡囉!

 

 

不管是工作或學習之餘,給自己規劃休閒旅遊也是很重要的。

而最後推薦Google地圖的原因,當然不是因為它能查詢地址而已。更重要的是Google地圖有「建立新地圖」的功能,可以規劃屬於自己的路線圖,或是追蹤自己的旅行足跡。

像我自己會習慣建立大旅行的路線圖記錄,這樣以後不僅可以回味,旅行的當下也是很好的參考指標。

 

 

  • 小結:透過雲端一起合作

經由前面推薦了幾個成熟、有用的雲端服務後,大家應該也可以看出雲端最大的優點其實就在於同步、合作與分享。一些原本單機軟體不容易做到的功能,在線上工具裡輕而易舉的就能達成。

所以在前幾天推薦了免費軟體清單後,今天接著分享了這篇網路工具清單,希望能帶給各位即將開學的同學,或是已經在職場打拼的工作者,一些值得推薦的、又能增加工作學習效率的新方法。

而上面許多資料、情報的雲端管理方法,也在最近我一起合作的新書「社群情報力」中有更深入的分析,同樣推薦有興趣的朋友可以參考看看。

留言

  1. 云端的世界到来,竞争格局又会大变,PC和Mac的重要性都会下降。

    回覆刪除
  2. 自動化跨設備來分享資料其實很不安全
    http://domynews.blog.ithome.com.tw/post/1252/119208

    回覆刪除
  3. 我自己還不會完全依頼雲端,相信今後也不會。
    因為雲端最致命的站倒掉或無法連線
    目前還沒有辦法解決(可能永遠也不會解決)
    而且每個網站都要各自研究它的安全性,
    還是自家的電腦最有可信性
    玩玩還好,
    但我想至少十年內雲端還是沒法成為真正的工作核心。

    回覆刪除
  4. 第一章圖新分頁中應用程式的icon連結請問是怎麼做到的呢?

    回覆刪除
  5. @匿名:

    Google Chrome的Web App Store
    http://playpcesor.blogspot.com/2010/12/chrome-web-store-googleapps.html

    回覆刪除
  6. 在大陆,最不靠谱的就是云端呀。。。杯具

    回覆刪除
  7. 在大陆想和朋友一块用这些应用真的是个奢望……

    回覆刪除
  8. 大陆用户注定就只能望云兴叹。

    回覆刪除

張貼留言

為了避免垃圾廣告留言過多,開始測試「留言管理」機制,讓我可以更容易回應讀者留言,並更簡單過濾掉廣告,但只要不是廣告留言都會通過審核。

這個網誌中的熱門文章

全家沖印、 7-11 列印照片誰好用?立可得與 ibon教學+比較表

微軟 Bing AI 繪圖工具 Image Creator 免費開放,30秒輕鬆生成圖片

Google Maps 我的地圖完全教學!規劃自助旅行攻略

3個 ChatGPT 輸入到輸出實驗,第二大腦筆記用 AI 生成文章報告

Arc 瀏覽器 windows 版測試心得,用四大介面改造升級專注工作流

如何為筆記命名,建立搜尋規則?我的標題、分類、標籤命名法

Google 表單的 10 個專業問卷調查設計秘密教學

Draw.io 中文線上製作流程圖首選!專業水準完全免費

如何用 ChatGPT 加速生成一份有圖有文的簡報,實戰案例教學

Google 表單自動關閉回覆教學:時間人數到達就過期