2011年4月23日 星期六

Nemo Documents 檔案總管變桌面行事曆,超直覺文件管理軟體

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當鎖定要開啟某個目標檔案時,我之前常推薦「Everything」直接搜尋啟動;當想快速整理多個文件資料時,我之前會推薦「Q-Dir」優化檔案管理操作;而今天則要來介紹一個另類的檔案瀏覽方式,以文件使用日期為據,採用「行事曆」模式,顯示不同時間點新增、修改的文件(還能結合Google日曆Google文件資料),這款特殊的免費軟體叫做:「Nemo Documents」。

首先要感謝簡睿前輩的介紹與中文化,讓這款「Nemo Documents」內建完整的繁體中文介面,台灣用戶可以輕易上手。

「Nemo Documents」使用起來非常簡單,它其實就是一款用行事曆顯示最近文件使用記錄的檔案瀏覽器,打開Nemo Documents,我們可以很清楚的看到前天早上修改了哪一份試算表?昨天中午新增了哪一份簡報?甚至上週五晚上正在編輯哪一份文件?打破資料夾界線,用時間關係快速「找出重要資料」、「追蹤工作進度」,能有效增加數位工作效率。

 

 

  • 01.下載軟體(支援XP~Win7,內建繁體中文語系)

來到Nemo Documents網站,直接點擊網頁上方綠色的〔Free download〕按鈕,下載最新版軟體。

軟體本身目前已經內建繁體中文語系,下載安裝後應該就會直接顯示為中文介面。

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  • 02.建立檔案索引日曆

第一次進入Nemo Documents,會先索引你的檔案,然後在行事曆窗格中顯示出每個檔案的使用時間點。這個過程很快速,後續也能自動檢查更新,對於中文檔名等資料亦皆能正常顯示。

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  • 03.增加索引資料夾

在Nemo Documents中預設只會索引你的「桌面」,所以我們要自己手動增加新的資料夾,在Nemo Documents主介面左方點擊〔資料夾+〕,然後於彈出對話盒裡點擊〔添加資料夾〕,把你自己覺得需要被索引的資料夾加入。

例如我會把自己的「Dropbox」資料夾加入,這樣一來所有重要工作文件就能被索引,我也可以輕易的看出每一天自己到底使用了哪些檔案。

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  • 04.增加被索引的檔案類型

Nemo Documents不會索引你所有的檔案,預設是針對「文件」進行索引包含了Word文件、純文字、PDF、試算表、簡報、圖片、視訊、音樂、壓縮檔等類型的檔案,基本上就是我們工作時真正會用到的檔案。

但是我們也能自己新增可以被索引的檔案類型,只要在Nemo Documents主介面左方點擊〔類型+〕,然後在檔案類型中選擇〔添加〕,接著於下方欄位先輸入自己定義的類型名稱,並輸入檔案類型的副檔名,按下〔儲存〕即可。

例如我想讓Nemo Documents索引Windows Live Writer的文件檔案,這樣一來就能知道自己哪些時候在寫部落格文章。依照上面的方法,只要新增「wpost」副檔名即可被Nemo Documents索引。

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  • 05.打破資料夾界線,用行事曆瀏覽所有文件

在Nemo Documents主畫面中,預設顯示「本週內」每一天早午晚時段使用的文件檔案。我們可以利用上方選單,切換到不同的日期,或是改成每日、每月、每年、列表等顯示方式。

也可以利用右上方的搜尋列,直接輸入關鍵字,然後過濾出依照時間排序分類的檔案資料。

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  • 06.標記過濾重要文件

Nemo Documents不只能當一個單純的檔案瀏覽器,也擁有類似之前我介紹過的「BBox」虛擬檔案整理櫃功能。

在Nemo Documents中的某個檔案上點擊右鍵,選擇【標示星號】,或是貼上新的【標籤】,以後就能利用Nemo Documents的「星號」、「標籤」快速從行事曆中標記出這些重要檔案。

我們可以善用這個小功能,快速追蹤重點資料,這邊的星號與標籤當然都只會在Nemo Documents中有作用,不會影響真正的檔案。

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例如我有一個專案中的幾份文件很重要,我就在Nemo Documents中將這些同個專案的文件加上「標籤」,以後我便得在Nemo Documents中點擊這個標籤,然後看到最近一週、最近一個月裡,和這個專案有關檔案的處理歷程,用來追蹤進度或找出重點文件都很有幫助。

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  • 07.結合Google日曆與Google文件

在Nemo Documents中還能把Google CalendarGoogle Docs中的資料整合進來,讓「檔案行事曆」中還包含了「真正的約會行程」與「雲端文件協作歷程」。

到右下方系統列找到Nemo Documents圖示,點擊右鍵選擇【設定】,在對話盒中切換到〔Google〕分頁,輸入Google帳號與密碼登入即可。

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接著就能在Nemo Documents裡看到來自Google日曆的約會,與Google文件的檔案了!這個小功能的概念非常有意思,雖然只能做為回顧之用,但等於把數位工作、雲端工作、實際工作三種歷程整合在一起,對於進度檢討上應該會有幫助。

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  • 08.結語

最後,Nemo Documents本身預設會開機啟動,我們可以到【開始功能表】中的【啟動】資料夾,將裡面的「Nemo Documents」捷徑搬移出啟動資料夾,看要搬到桌面或一般開始功能表中皆可,這樣Nemo Documents就不會開機啟動了。

Nemo Documents是一個很有意思的檔案瀏覽器,採用行事曆模式讓每個文件的使用時間點一目了然,加上還能結合Google日曆的實體約會,Google文件的雲端協作歷程,是很不錯的數位工作追蹤工具,推薦給有需要的朋友試用看看。

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17 則留言 :

  1. 不習慣在非Google官方以外的地方輸入帳密(≧▽≦)。

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  2. 不一定要使用這個功能囉^^

    光是用行事曆瀏覽硬碟檔案就很有創意了

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  3. 這樣的用法倒是不賴,用來追蹤一段時間以來的程式使用狀況。

    只是電腦掛了後,重新安裝就沒有先前的記錄了?

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  4. 應該不會

    檔案的時間記錄本來就存在於各個文件身上
    Nemo Documents只是去把他們索引出來而已
    所以即使重新安裝,還是會顯示一樣的行事曆

    (當然星號、標籤之類的可能就要重新開始設定)

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  5. 沒想到還有這種設計
    這個軟體真的很有創意
    謝謝分享

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  6. 這個軟體對我現在的工作而言,實在是太有幫助了~
    但是,發覺兩個問題:
    第一,不管是在日、月、週或年的每個欄框裡最多只能顯示10~20個異動的檔案,是有選項能夠做調整嗎?
    第二,這個軟體應該只能紀錄"檔案"的異動,如新增、修改,但如果是"資料夾"的改變,如新增空白資料夾或資料夾的更名,就無法做記錄了,似乎有些可惜。

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  7. 其實本來不少圖片管理的軟體都有這種能力,很少看到一般檔案管理軟體繪做成這種方式,不過實際上看起來也不少人有這方面的需求,在於經常生產檔案 (寫程式) 和寫日誌併起來感覺更直覺搜尋檔案了

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  8. 請問如果要重新安裝電腦,該如何備份?

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  9. 很棒的程式,謝謝!

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  10. 请教博主,选定一个标签之后,如何清除当前的标签选择状态,我说的不是删除标签,只是恢复到未选择标签时的状态,似乎没有这个功能啊!想再查看其它文件就无法做到了,只能打开进程管理器,杀掉Nemo Documents的进程,重启才行。

    不知道是我的操作有问题,还是软件的bug。
    如果博主有解决办法,麻烦告知,谢谢。

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  11. 博主给个回复呗,谢谢啊

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  12. 官方已将bug修复,软件运行时会自动更新,这个软件真的不错,尤其是经常和文档打交道的朋友更会喜欢

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  13. I say many thanks for the info you provide to increase knowledge

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