2011年4月7日 星期四

我愛上使用 Gmail 的10個理由

gmail-01

今天看到Gmail官方部落格發表了一篇「Fixing the little things」,裡面提到Gmail從現在開始會陸續針對用戶回報的操作疑難,進行一些優化更新,解決使用上的問題,或是增進使用上的效率;因為Gmail提到他們每天都會聽到用戶說:「我很喜歡Gmail,除了某個地方有點小問題......」。而從這一句話中,讓我聯想到不如來寫一篇自己喜歡使用Gmail的理由?提供自己常常使用的優秀Gmail內建功能與大家分享?

於是這篇文章就這樣誕生囉!不過我要先說在前頭的是,我並沒有深入使用過Yahoo或Hotmail等信箱,所以下面的理由完全不是經過詳細比較的,有可能這10個功能都是Gmail上專有的,但也可能有部分功能在其它電子郵件服務中同樣具備!這部份歡迎其它讀者來指出相同、相異處,甚至推薦其它電子郵件服務讓你愛上的理由。

而如果要說我之所以愛上使用Gmail的最大理由,那麼大概就是這個郵件系統在使用上非常有效率這包含了它可以把很重要、重要、不重要、垃圾郵件做出自動化的分類(而非混雜的),這包含了它在多人郵件往返中可以讓一整串相關郵件形成對話群組(而非散亂的);所以在Gmail中很難錯失郵件,也不會手忙腳亂被郵件搞昏頭,可以快速處理完每天的郵件工作。

 

優先收件匣的功能就是幫你從茫茫的信件海中,撈出「對你來說重要」的郵件!而且這個判斷標準可以說是自動化的。

Gmail會依據你平常處理信件的習慣、郵件往返的對象,以及該封郵件本身的屬性等等,自動判斷這封郵件對你來說重不重要,它的判斷大多時候很準確,還能因為你的深入使用而愈來愈準確。

懶得管理的人就應該使用優先收件匣,因為它把管理的步驟簡化到最少,但卻能產生優秀的過濾效果。試想看看,以前你的郵件全部混成一堆,現在卻能自動分出重要的、一般的兩堆郵件,讓你優先處理重要的那一堆郵件,這樣不是方便多了?

而且如果你使用Gmail Mobile App的話(以Android為例),它可以設定成「只通知」出現在優先收件匣的新郵件,也就是說只有重要的新郵件才會在手機上出現提示,讓你可以放心打開手機郵件推送功能,又不用擔心出現一堆無謂的通知。

 

Gmail Tasks工作表能夠協助用戶排程處理重要的郵件,並且提醒用戶不要忘記在特定時間處理特定郵件。

因為有了工作表功能,而改變了我自己處理電子郵件的習慣(當然是往好的方向轉變)。我以前處理郵件時,如果遇到暫時無法處理的郵件,就是先設定成未閱讀或是加上星號,想說以後再從一長串郵件清單中找出未閱讀郵件來處理,但後面這個動作非常的沒有效率,還很容易漏看。

所以我現在的方式,就是先把郵件依據工作分類丟到工作表的不同清單中,當有時間處理郵件時,就到工作表上打開分類,依序處理郵件。因為現在透過工作表統一處理待辦郵件,所以待辦郵件不會和已處理郵件混在一起,並且還能設定處理時間並同步到Google日曆上提醒自己!

 

對於各種不同需求的郵件,可以利用「篩選這一類郵件」功能進行自動分類。像是我會把工作上、部落格中,或是特定超重要任務的不同郵件,讓它們一收信就自動進行分類。

在Gmail中透過篩選器與標籤分類時,還可以幫不同性質的郵件加上彩色標示,或者把某些郵件自動歸入垃圾筒?自動封存?等等,這樣一來當你收到郵件的那個瞬間,就已經過濾掉不一定要看的郵件,你的郵件列表也就會顯得更有條理。

我自己建議的使用方式是:多多建立篩選器、多多建立新分類,不要省著用,而應該遇到什麼新郵件就當下建立好未來的自動分類!這樣你的專屬郵件過濾系統才能一直保持高效率,而且你不需要擔心分類清單太長,因為Gmail可以讓你設定只要顯示最重要的幾大分類即可(其它小分類就讓他們隱藏在系統下自行運作)。

 

  • 04.會話群組:

在Gmail中郵件往返會自動歸類在同一個對話群組中,變成好像即時通那樣的聊天結構,這在郵件溝通上更加的有效率,因為每一封相同主題的郵件都會連結在一起。

當多人同時進行溝通的郵件討論,或是需要重複往返很多次的郵件溝通,都可以透過會話群組自動歸類,讓這些郵件不會分散錯亂。

尤其當某一封回信隔了好幾天才寄來(或是某一個討論需要好幾天、好幾個禮拜),這時候這些郵件還是會歸入同一個對話群組中,我們就能輕易瀏覽好幾天前的討論串,不用為了找回之前的對話而大費周章找郵件了。

 

透過Gmail接收檔案,可以事先在網路上「預覽」絕大多數的圖片、文件檔案格式。

這樣做有很多好處,例如我們可以不用先下載檔案就能線上瀏覽,還有我們即使沒有安裝相應軟體也可以線上打開檔案來看。

 

  • 06.自動添加連絡人:

在Gmail中,你曾經發信、回信過的對象,都會自動加入Gmail通訊錄中,方便你以後查找。

這個功能雖然可能讓你的通訊錄中出現一些「閒雜人等」,但大多時候這是一個很有效率的功能,尤其當你要找回之前印象中發信過的某個收件人郵件位址時,Gmail的自動記錄常常能幫上一個大忙。

這些自動添加的聯絡人其實也會放在一個「其它聯絡人」的專屬分類中,所以後續要管理或刪除也很容易。

 

  • 07.收件位址自動完成:

要填寫收件者欄位時,不用花時間翻找聯絡人,因為Gmail可以讓你直接隨打隨搜,自動補完收件人地址。

當你在Gmail中要寄發一封新郵件,在收件者欄位上直接輸入部分關鍵字,例如聯絡人的姓名,或是郵件地址部份單字,這時就會自動彈出一些建議清單,讓你快速點選就能輸入完整收件位址。

而且這份建議清單是會依據你常聯絡的對象自動學習,總是可以推薦出你真的想要的那位聯絡人。

 

  • 08.垃圾郵件過濾:

優先收件匣、自動過濾,再加上這個垃圾郵件過濾,所以使用Gmail更加能夠讀到真正有用的郵件。

不用說,Gmail的垃圾郵件過濾功能非常優秀,雖然還是可能漏殺或誤殺,但基本上可以保持郵件清單的「無垃圾」閱讀。

 

  • 09.GTalk即時通:

Gmail內建的GTalk可以讓你和同樣使用Gmail的朋友進行線上即時通,不需額外安裝任何軟體。

雖然GTalk很難取代真正的即時通(主要因為大多數人的使用習慣還是MSN或yahoo即時通),但是GTalk卻在很多時候很有用。

例如有些朋友沒有開MSN即時通,但卻更有可能開著Gmail在收信;或者當使用環境不適合打開MSN時還是可以透過GTalk對談。而且GTalk的對話記錄都會以郵件形式自動存進Gmail中,有時候重要對話使用GTalk+Gmail郵件記錄反而更好。

 

  • 10.雲端同步:

當我開始使用Android手機後,基本上郵件系統、通訊錄系統就更加的以Gmail為核心,因為可以雲端同步重要的聯絡人與通信資料,不管在任何電腦端、手機端,隨時看到的資訊都是一致的。

而且Gmail的通訊錄最近新增了「還原30天前聯絡人清單」的功能,如果有任何錯誤操作都可以輕易還原。

而平常把聯絡人儲存在雲端Google資料庫中,除了同步更方便,也不會因為電腦手機的硬體意外而遺失資料。

 

  • 小結:

以上就是我自己長期使用Gmail後,覺得這個郵件服務中我最喜歡的功能。那麼文章最後,歡迎大家也可以分享看看你喜歡Gmail的幾個理由?

或者,你更喜歡使用Yahoo或Hotmail等等其它服務,也歡迎分享你們覺得這些郵件系統的優秀之處,大家一起比較討論看看。

48 則留言 :

  1. gmail除了佈景主題的配色實在很奇怪以外真的是沒什麼好挑剔的...

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  2. 我喜歡它標籤和篩選器的功能,尤其是標籤,比傳統資料夾的功能更強大,一封郵件可以有好幾個標籤,而且實驗室功能還可以把標籤下面再弄個子標籤,我覺得這個功能也很酷,讓你又有管理資料夾的感覺!!

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  3. 超愛gmail的
    但是真得該更新了
    希望能有更多的主題可以選
    還有阿太長的信希望不要剪斷
    這樣還要再開個分頁
    有點小麻煩

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  4. 應該可以再加個預約寄信的功能!就完美了!!

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  5. 上星期申請了gmail,確實比hotmail好用多了,介面也不像hotmail這樣複雜,功能多,設定具彈性,gmail真的很好用。

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  6. gmail有一個小缺點我想講!文字大小設定只有大中小!應該新增一個設定可以用數字控制,每次不是太大就太小

    還有用firefox開啟時右邊一堆廣告!影響了書寫的的
    框框大小!

    另外寫郵件的框框會變大變小,有時存成草稿後文字段落會自動跳到下一行,讀起來就很不正常。

    我想還有許多都應當改善!!

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  7. task的功能我一直找不到好用的離線程式,一切都必需上線才能使用
    因為我的iPod不像手機一樣還能接3G網路隨時存取

    另外它的通訊錄不知何年何月才能和iOS完美結合,很多細節都會出錯

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  8. Gmail用到後來空間會不夠,不想花錢就要自己刪除,又沒有「按照附件大小排列的功能加速找出肥大檔案。這有點可惜。為了無腦使用,所以我還是都POP3收下來(汗)

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  9. 我的習慣是用不到的郵件馬上就刪除

    所以容量大概都徘徊在1/4使用量之間

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  10. 只是为了邮件对话和 label 也值得使用

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  11. 以前的我是GMAIL的信徒,每次碰到朋友有郵件需求,總是大力推薦gmail!自己也付費當了正式會員,擴增我的網路空間。不過就在去年GOOGLE蠻橫的做事方式惹腦了我!我的郵件開始不能發送,只要是從桌機發的郵件(公司或是家中),他就告訴我說沒有發成功,但是從IPHONE發的就可以成功!搜尋了全球各論壇,查到了一個可能的主因,就是GOOGLE認為我散發廣告垃圾郵件(但是本人確定沒有亂發信的作為),所以封殺我。截至今日為止,依然無法發信,申訴無門,應該說錢收了,錢賺走了,我高興封殺你就封殺你,完全不給你解釋機會,也不給你申訴管道,這就是全球知名企業GOOGLE的作法!只能說,要當信徒的人可要當心,不要步上我的後塵啊!

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  12. "雖然您申請的電子郵件地址是「使用者名稱@gmail.com」,但在這個地址稍做變化,您還是可以順利收到郵件。您可以在使用者名稱後輸入一個加號 (「+」),然後加上一些英數字元,例如將 hikingfan@gmail.com 變為 hikingfan+mailinglists@gmail.com 或 hikingfan+junk@gmail.com。如此一來,您就可以輕鬆使用篩選器將寄到這類地址的郵件加上標籤和/或進行封存。"

    這個功能超讚超好分類的!^皿^

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  13. ~或者,你更喜歡使用Yahoo或Hotmail等等其它服務,也歡迎分享你們覺得這些郵件系統的優秀之處,大家一起比較討論看看。~

    哈哈!版主很妙!歡迎大家來討論,小弟寫了一篇使用者的深刻體認看法!卻被刪除了!可能這篇是google置入性行銷吧!總之!當免費的用就好吧!千萬不要跟我一樣付錢擴增空間,最後有問題,找不到反應的窗口!得不償失!

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  14. 好用的東西當然可以推薦網友使用,不過除了誇讚產品的優點外,也應該廣納使用者所反應的真實狀況,才是上策!google本身真的為一家封閉的公司,各位網友遇到問題,只能從網路上面或是官方網站上面推擬出問題所在,如果按照建議該做的都做了,仍然無法排除問題,接下來就是碰運氣吧!看老天會不會眷顧你,讓你的帳號起死回生!或是小義材疏學淺,找不到可以跟官方聯絡的方式,也請眾網友賜教,給個客服電話、或是客服信箱都可以!但請不要叫我去官網留言,尋求他門工程師的解答,因為呢?留過了!也過了半年,仍然無人回應~哈!

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  15. 這個就是實證啊!剛剛嘗試一下,果然還是不給發!google還我的年費!


    This is an automatically generated Delivery Status Notification

    THIS IS A WARNING MESSAGE ONLY.

    YOU DO NOT NEED TO RESEND YOUR MESSAGE.

    Delivery to the following recipient has been delayed:

    保密不公開@gmail.com

    Message will be retried for 2 more day(s)

    ----- Message suppressed -----

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  16. 郵件地址後面增加+號的方式,這招沒什麼用,
    懂的人還是能輕易猜到本尊。希望gmail可以跟能自由設定5組分身的hotmail看齊;往後登入的時候也希望不要被g-talk那邊卡住整個網頁。

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  17. @匿名15:

    我絕對不會刪除「非廣告」的文章
    所以我剛剛到垃圾留言看
    證明你的留言是被blogger系統自動過濾掉了XD

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  18. 不好意思!嚴厲的措辭,造成您的困擾,請多包含!

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  19. 呵呵,不會啦,我只是覺得Blogger最近的垃圾留言過濾真的比較嚴厲

    我也在找讓他不要動不動把匿名當成垃圾留言的方法說

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  20. 非常愛用~唯一一點缺點是沒有回條功能

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  21. 你忘记说了一个很重要的东西,,

    gmail的强大快速的邮件全文搜索速度。。。这是他得到大家喜爱的一个关键

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  22. 確實,搜尋可以說是所有google服務讓人喜愛的重要原因啊^^

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  23. 請問我在gmail匯入了hotmail,但是我常常收不到人家寄去hotmail的信,要開msn的hotmail才知道原來有很多信寄過了hotmail~ 請問原因是甚麼呢?

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  24. 有沒有信件是跑入Gmail垃圾由建中的?

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  25. 看了, 沒有耶~
    還是要再匯入一次?
    (那個Buzz有甚麼用?)

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  26. Buzz是有點類似噗浪那樣的社群,可以不理它XD

    至於信件跑掉的問題,暫時我還想不到其它可能原因

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  27. 我知道拉~ 原來我沒有設定POP3~

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  28. 「還能設定處理時間並同步到Google日曆上提醒自己」
    這是指寄一封信給自己的意思嗎?因為插入邀請只能在撰寫新郵件時使用

    如果可以的話,是否可以講述一下如何達成的步驟?

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  29. 呵呵

    我那段話是說在工作表中
    所以當然是講工作表的功能
    具體可以看我這一篇:
    http://playpcesor.blogspot.com/2011/01/gmail-tasks.html

    主要就是當你建立工作表(並且有註明處理時間)
    那麼可以在Google日曆上啟動相應的約會事件

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  30. @匿名, try ask in google's official forumhttp://www.google.com/support/forum/p/gmail/label?lid=65ac3f0a8251ca2d&hl=en for help.

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  31. When you create a Gmail account, you actually get two email addresses - one is the regular @gmail.com while the second email address has @googlemail.com in the domain.

    Like the Gmail plus trick, you can take advantage of these two domains so that less spam reaches your Gmail Inbox.

    SOURCE:http://www.labnol.org/internet/email/gmail-email-alias-two-separate-gmail-address/2388/

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  32. 請問行者 GMAIL有辦法把收件厘右邊的日期 顯示成 日期+時間 嗎?@@

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    1. Gmail show time https://chrome.google.com/webstore/detail/gmail-show-time/jgjaapljoafhkohbnfigoekjgdfddnnn

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  33. 好像沒有看過這個修改

    有朋友知道方法嗎?

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  34. http://www.techbang.com.tw/posts/4624-gmail-soon-explode-immediately-cleared-away-the-fat-e-mail-space

    這是在T客邦看到的,
    可以找出GMAIL肥大的郵件進行刪除,
    挺方便的喔~~

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  35. 異大您好:
    小弟長期苦於Hotmail信箱常常被鎖,或許我的已經被盜了,加上每次解鎖程序實在複雜又耗時,我決定改用gmail。
    但是我想請教您,等到我hotmail信箱可以登入之後,我該如何將"現有"信件轉移至gmail呢?
    (畢竟我在hotmail時就已經把信件分在8個左右的資料夾裡面,並設定某某寄件者一律寄至某資料夾。)
    再加上剛更換電子郵件信箱時,一些聯絡人還是會寄信至hotmail信箱,所以我希望當hotmail信箱收到所有的"新"郵件時,能轉寄至gmail信箱,進而在gmail信箱再次進行分類。請問這個設定該如何完成呢?
    以上兩個問題懇請您替我解惑>< 謝謝!

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  36. 應該可以用gmail裡面的pop3收信功能
    來收hotmail的郵件
    就跟你用郵件軟體收hitmail的郵件一樣

    不過分類我就不知道能不能轉移了,可能不行
    我沒有用過hotmail,所以這點不是很清楚

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  37. pop3好像是在設定裡面的帳號與匯入,不曉得是匯入郵件與聯絡人還是新增pop3電子郵件帳戶,(剛剛亂點的),不過似乎是前者的樣子...
    是唷,那我等hotmail解鎖之後再試著摸索看看,謝謝異大~

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  38. 还有一个就是:自动推荐收件人,如果你给一个人发邮件,系统自动列出可能与他相关的联系人的电邮地址,很方便的啊!

    但是今天VPN上来都打不开了,杯具开始了??

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  39. 最近gmail的垃圾一天還是會有三、四封信寄來

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  40. 請問 gmail 編寫信件的框框覺得太小
    有沒有辦法調整大一點呢 ?

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  41. gmail裡工作表非常非常好用喔~

    可以增加很多清單(可以人事物....等分類)、

    規劃工作(做完的可以劃掉但不刪除)、

    也可以在工作分類下連結相關mail,以便查找,......等等。

    可以試試看,大推薦。
    https://docs.google.com/document/d/1H18rK_lG5qBPCOI4E9qlUeBFkH7UvOqbTe0G6f7WFeE/edit

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  42. 我有個疑問:

    如果我要寄信給一大群收件者
    但我複製貼上的收件者address可能有多處重複(會造成同一件者收到同一封信多次)

    請問gmail會一次自動過濾、避免重複寄信給同一對象嗎??

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  43. 如果打錯字或字打到一辦又不小心傳送出去,這部份能刪除嗎?但又想保留前面的訊息

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    1. 收回郵件,會保留你之前已經打字到一半的內容

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